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TU Berlin

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Filterregel einrichten (OWA)

  1. Mit TUB-Account und Passwort unter https://exchange.tu-berlin.de/owa einloggen
  2. Oben rechts mit Klick auf das Zahnrad die "Einstellungen" und im sich öffnenden Dropdown-Menü die "Optionen" öffnen
  3. links "Posteingangs- und Aufräumregeln" auswählen
  4. Mit Klick auf das "+" öffnet sich die Maske "Neue Posteingangsregel". Im Feld "Name" wird der Name der Mailregel eingetragen, unter "Wenn die Nachricht eintrifft und all diesen Bedingungen entspricht" kann die Bedingung ausgewählt werden, die auf eine eingehende Mail zutreffen muss, damit die Mailregel darauf angewendet wird. 
  5.   - "Enthält diese Wörter": geht es Ihnen darum, bestimmte Worte auszuschließen (z.B."Werbung"), können Sie hier den Ort wählen an dem nach zu filternden Wörtern gesucht wird und nach Auswahl in das leere Feld eingeben und mit "+" hinzufügen. Wenn alle Worte, auf die gefiltert werden soll, eingetragen sind, können Sie die Maske mit "OK" wieder verlassen. Bitte beachten Sie hierbei, dass sogenannte "Regular Expressions" wie E-Mail-Adressen mit dem @-Zeichen in runden Klammern, also z.B. (it-support@tu-berlin.de), geschrieben werden müssen.
  6.   - "Wurde gesendet oder empfangen": wenn Sie Mails von/an bestimmte Personen filtern möchten, wählen Sie die entsprechende Option und geben in der sich öffnenden Maske entweder manuell eine Mailadresse ein oder suchen sie diese aus dem Adressbuch heraus. Mit Klick auf "Speichern" werden die Eingaben übernommen und die Maske wieder verlassen.
  7. Unter "Alle folgenden Aktionen ausführen" kann die Aktion ausgewählt werden, die ausgeführt werden soll, wenn die Bedingung erfüllt ist. Zur Auswahl stehen:
      - Verschieben, kopieren oder löschen
      - Nachricht anheften
      - Nachricht markieren
      - Weiterleiten, umleiten oder senden
  8. Durch klicken auf "Aktion hinzufügen" können weitere Aktionen für diese Filterregel eingestellt werden
  9. Durch klicken auf "Ausnahme hinzufügen" können Ausnahmen ausgewählt und für die Posteingangsregel eingestellt werden, bei der Bedingungen angegeben werden können, unter denen die Mailregel nicht auf eine Nachricht angewandt werden soll, obwohl sie die Bedingungen zur Anwendung erfüllen.
  10. Mit Klick auf "OK" werden die Änderungen gespeichert und die Maske geschlossen.

Bitte beachten Sie: die Mailregeln werden in der Reihenfolge angewendet, in der sie unter den Posteingangsregeln aufgeführt sind.
Voreingestellt ist, dass nur die erste Regel ausgeführt wird, deren Bedingungen auf eine eingehende Nachricht zutreffen.
Möchte man, dass mehrere Regeln nacheinander ausgeführt werden, muss dies in den entsprechenden Mailregeln eingestellt werden, indem das Häkchen bei "Keine weiteren Regeln anwenden" entfernt wird.

Mailregeln editieren

Mailregeln ändern: Unter "Posteingangs- und Aufräumregeln" die entsprechende Regel markieren und auf den Stift klicken

Reihenfolge der Mailregeln ändern: Die Mailregel markieren, die an einer anderen Stelle ausgeführt werden soll und mit den Pfeilbuttons in der Liste verschieben.

Mailregel löschen:    Mailregel markieren und auf den Mülltonnen-Button klicken

Besonderheit bei mehreren E-Mail-Aliasen

Wenn eine Person an der TU Berlin studiert und zeitgleich beschäftigt ist, dann besitzt sie zwei E-Mail-Aliase: einen für Beschäftigte in der Form <vorname.nachname>@tu-berlin.de und einen für Studierende in der Form <vorname.nachname>@campus.tu-berlin.de.

Möchte man nun z.B. studentische von dienstlichen E-Mails mittels einer Filterregel automatisch trennen, geht man folgendermaßen vor:

Option 1: Sie möchten alle studentischen E-Mails an Ihre private GMX-Adresse weiterleiten: klicken Sie rechts oben auf das Zahnradsymbol und wählen aus der Liste "Optionen".

  1. Klicken Sie links auf “Posteingangs- und Aufräumregeln” und dann auf “+”  um eine neue Regel zu erstellen. Geben Sie einen passenden Namen für die Filterregel an.
  2. Unter “Wenn die Nachricht eintrifft und all diesen Bedingungen entspricht” aus der Liste “Wurde gesendet oder empfangen” > “Gesendet an...” auswählen.
  3. Neben "Wurde gesendet an" den studentischen E-Mail-Alias () eingeben und mit “Speichern” bestätigen.
  4. Unter “Alle folgenden Aktionen ausführen” aus der Liste “Weiterleiten, umleiten oder senden” > “Nachricht weiterleiten an..” auswählen und anschließend neben "Nachricht weiterleiten an..." Ihre private E-Mail angeben (z.B. ).
  5. Mit “Speichern” die Änderung übernehmen und das Fenster schließen.

Option 2: Sie möchten Ihre Emails in unterschiedliche Ordner trennen.

Klicken Sie rechts oben auf das Zahnradsymbol und wählen aus der Liste "Optionen".

  1. Klicken Sie links auf “Posteingangs- und Aufräumregeln” und dann auf “+”  um eine neue Regel zu erstellen. Geben Sie einen passenden Namen für die Filterregel an.
  2. Um alle dienstlichen E-Mails automatisch zu verschieben, klicken Sie unter “Wenn die Nachricht eintrifft und all diesen Bedingungen entspricht” auf “Wurde gesendet oder empfangen” und “Gesendet an...”.
  3. Geben Sie neben "Wurde gesendet an..." Ihren dienstlichen E-Mail-Alias (mit der Endung @tu-berlin.de) an. Analog erfolgt dies bei den studentischen E-Mails mit Ihren studentischen E-Mail-Alias (mit der Endung @campus.tu-berlin.de). Klicken Sie auf "Speichern".
  4. Unter “Alle folgenden Aktionen ausführen” aus der Liste “Verschieben, kopieren oder löschen” > “Nachricht in Ordner verschieben...” auswählen und anschließend den Zielordner aus der Liste der verfügbaren Ordner auswählen oder neu erstellen.
  5. Mit “OK” die Änderung übernehmen und das Fenster schließen.

Hinweis: Antworten mit unterschiedlichen Absenderadressen

Mit folgenden Schritten werden Sie wahlweise E-Mails mit Ihrer dienstlichen oder studentischen E-Mail verschicken können.  Binden Sie in Ihrem E-Mail-Client (Outlook, Thunderbird, etc) den TUB-Account mit Ihrer Standard-Absenderadresse (Anleitung zum Einstellen der Absenderadresse unter https://www.tu-berlin.de/?98571) als Exchange-Konto ein. Im selben Client muss noch ein zweites Mal das Konto als IMAP-Konto eingebunden werden. Verwenden Sie für das IMAP-Konto als Absender eine weitere sogenannte “Identität” mit Ihrem zweiten E-Mail-Alias.

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