Sehr geehrte Damen und Herren,

aktuell befindet sich das Aufgabengebiet Einkauf in der Neuausrichtung.
Wir bitten um Verständnis, dass das TP Beschaffung daher ruht.
Sobald wir die Arbeiten fortsetzen, werden wir Sie informieren.

Ziel des Teilprojekts Beschaffung ist es, den Beschaffungsprozess von einer Bedarfsmeldung über die Bestellung bis zur Zahlungsanordnung zu digitalisieren, damit zu beschleunigen und rechtssicher zu gestalten.

SAP-Module (geplanter Go Live im Laufe des Jahres 2019 universitätsweit)

• Materialwirtschaft (MM)
• Dezentrale Beschaffung (SRM)
  
  

Inhalte des Teilprojekts

Die Anforderungen an die Beschaffung in der TU Berlin waren nie höher als heute. Die Beschaffung ist stark von einer dezentralen Struktur geprägt, bietet der TU Berlin aber so die nötige Flexibilität. Die Transformation bestehender Abläufe von der Papierform in einen digitalen Prozess im SAP-System mit allen Ausprägungen stellt eine große Herausforderung dar, muss doch die Beschaffung von Elektronenmikroskopen ebenso möglich sein wie die tägliche Beschaffung von Büromaterialien. Es wird angestrebt, einen Großteil der zu bestellenden Produkte in Katalogen, die über Rahmenverträge zustande kommen, anbieten zu können, ähnlich den gängigen Online-Katalogen. In diesen Fällen entfällt für den Bestellenden der Aufwand, Vergleichsangebote einzuholen. Gleichwohl soll auch weiterhin die Möglichkeit erhalten werden, Produkte abseits des Katalogangebots zu beschaffen sowie Erstattungen und Nacherfassungen über das SAP-System abzuwickeln.

Angestrebte Neuerungen und Innovationen im Teilprojekt

• Digitalisierung, d.h. papierlose Abwicklung des Beschaffungsprozesses
• automatisierter Genehmigungs- und Anordnungsprozess nach festgelegten Regeln, Rollen und Berechtigungen
• größeres Angebot an Katalogen basierend auf Rahmenverträgen
• mehr Rechtssicherheit für die beschaffende Stelle
  
  

Organisatorische Verortung des Teilprojekts

Das Teilprojekt Beschaffung gehört zum ERM-Projekt.
In der Linienorganisation der TU Berlin ist es vor allem in Abteilung IV verortet, wobei es eine kontinuierliche Zusammenarbeit mit Abteilung III und den Fakultäten gibt.