Ziel des Teilprojektes ist, alle Belange der Drittmittelbewirtschaftung von der Projektanzeige bis zum Projektabschluss im SAP-System abzubilden. Das neue System bietet bessere Transparenz und Auskunftsfähigkeit für die Finanzdaten der Forschungsprojekte und den dazugehörigen Dokumenten, wodurch auch die Beschäftigten der Fachgebiete entlastet werden.

SAP-Module

• Projektsystem (PS: geplanter Go-Live: 2019)
• Fördermittelmanagement (PSM-GM: geplanter Go-Live: 2019)
• Anzeige und Management von Projektdaten - AManDa (HANA), geplant im Laufe des Jahres 2019 oder 2020
  
  

Inhalte des Teilprojekts

Mit der Einführung von SAP wird die Forschungsabteilung die Servicequalität verbessern. Beispielsweise werden Personal- und Sachmittel im System zukünftig festgelegt. Dadurch können alle Beschäftigte, die Drittmittelprojekte betreuen, selbstständig ihre Finanzdaten und Restmittel prüfen und auf dieser Grundlage solide Finanzentscheidungen treffen. Eine sogenannte Schattenbuchhaltung in den Fachgebieten entfällt und entlastet alle Beteiligte.

Angestrebte Neuerungen und Innovationen im Teilprojekt

• Einführung einer elektronischen Akte im Drittmittelbereich (Recordsmanagement)
  - Einsicht für alle Projektbeteiligten an der TU Berlin in die elektronische Akte (Projektanzeige, Antrag, Bewilligungsschreiben/Verträge, Mittelabrufe, Verwendungsnachweise etc.)
  - Eigener geschützter Bereich der Fachgebiete für die Ablage eigener Dokumente (die Gestaltung wird durch die Fachgebiete noch definiert)

• Vereinfachte Bestellung (Ableitungsstrategie und AVK)
  - Zuordnung aller Kostenarten (zukünftig Sachkonten) zu den entsprechenden Ausgabearten(Ableitungsstrategie)
  - Aktive-Verfügbarkeits-Kontrolle (AVK) der Projektmittel auf Projektebene bereits bei der Bestellung

• AManDa
  - Abbildung der jetzigen elektronischen Projektanzeige (ePA) in SAP mittels Workflows
  - hochschulweite Suchfunktion für Drittmittelprojekte
  - Basis für eine Projektdatenbank für die gesamte Universität und darüber hinaus
  - Angestrebt ist ein übergreifend ausgerichtetes SAP-Forschungsinformationssystem zwischen den Berliner Universitäten.

• Verbessertes Bewirtschaftung (Obligoprozessor, Personalkostenhochrechnung)
  - Obligoprozessor (automatische Festlegung von Bestellungen)
  - Obligoprozessor für Personalkosten (Festlegung für die Beschäftigungsdauer)
  - Personalkostenhochrechnung (Anpassung des Obligos bei Stufenaufstiegen, Tarifsteigerungen etc.)

• Berichtswesen
  - Jederzeit abrufbare und tagesaktuelle Berichte aus den Projekten
  
  

Die Umsetzung einzelner, angestrebter Neuerungen ist davon abhängig, ob und wann die Änderungen des SAP-Referenzmodells realisiert werden.

Organisatorische Verortung des Teilprojekts

Das Teilprojekt Drittmittel gehört zum ERM-Projekt.
In der Linienorganisation der TU Berlin ist es in der Forschungsabteilung (Abteilung V) verortet.