Ziel des Teilprojektes ist die Überführung der Bereiche Finanzen (mit Invoice Management und Ausgangsrechnungen), Haushaltsmanagement, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung in das neue SAP-System. Mit der neuen Software werden die Finanzabläufe für die beteiligten Beschäftigten einfacher handhabbar sein und Zahlungsvorgänge mit geringerem Aufwand bearbeitet werden können.

SAP-Module (geplanter Go Live: 1. Januar 2019)

• Haushaltsmanagement (PSM-FM)
• Finanzbuchhaltung (FI)
• Ausgangsrechnungserfassung (AR)
• Anlagenbuchhaltung (FI-AA)
• Controlling (CO)
  
  

Inhalte des Teilprojekts 

Das Teilprojekt Finanzen ist die Basis für viele Abläufe in der Universität – Beschaffung, Personalabrechnung, Controlling oder Berichtswesen. Die neue Software soll dazu beitragen, die Arbeitsverdichtung zu reduzieren und Routinen zu vereinfachen.

Angestrebte Neuerungen und Innovationen im Teilprojekt

• Eine Neuerung für die TU Berlin wird die Scanlösung von Eingangsrechnungen sein.
  Für eine optimale und durchgängige Rechnungsbearbeitung müssen traditionelle Papierrechnungen möglichst effizient verarbeitet werden − von der Erfassung über die Anordnung bis zur  Buchung.
• Mit SAP Invoice Management by OpenText sollen Papierrechnungen in einem einheitlichen, transparenten Prozess verarbeitet werden. Das Scannen von Papierdokumenten und das automatische Erkennen von Rechnungsinhalten stellen den Beginn des Gesamtprozesses Eingangsrechnungen in der Finanzabteilung dar. Nachdem Rechnungen in die SAP-Software eingelesen sind, erfolgt eine weitestgehend automatische Verarbeitung. Rechnungsdokumente sind über alle Bearbeitungsschritte revisionssicher archiviert und stehen jederzeit mit einem Klick zur Verfügung.
• Eine weitere Neuerung, die sich universitätsweit auswirkt, wird das zentrale Verwalten der Ausgangsrechnungen sein. Diese Rechnungen werden über ein Webtool dezentral in den Fachgebieten erfasst und dann rechtssicher und zentral endbearbeitet und versandt.
  
  

Organisatorische Verortung des Teilprojekts

Das Teilprojekt Finanzen gehört zum ERM-Projekt.
In der Linienorganisation der TU Berlin ist es in der Finanzabteilung (Abteilung III) verortet.