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TU Berlin

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Glossar zum Campusmanagement

Lupe

Abkürzungen über Abkürzungen – hier finden Sie eine Auflistung der verwendeten Begriffe, die uns im SAP-Prozess immer wieder begegnen. Einfach erklärt und auf den Punkt gebracht. Unser Glossar ist ein lebendes Dokument und wächst stetig – gern auch mit Ihren Anmerkungen oder Anregungen. Sprechen oder schreiben Sie uns gerne an.

AManDa

AManDa steht für ‚Anzeige und Management von Projektdaten‘ und wird im Zuge der SAP Einführung die Basis für ein Drittmittel-Informationssystem der TU Berlin. Gleichzeitig ersetzt AManDa die elektronische Projektanzeige (ePA), die von und für die TU Berlin entwickelt worden war. Für AManDa soll die neue SAP-Technologie HANA zum Einsatz kommen. Die HANA-Technologie( High Performance Analytic Appliance übersetzt Hochleistungsanalyseanwendung) ermöglicht die Auswertung von inhaltlichen Daten mit höherer Rechenleistung.

FAQ-Liste

Aktive Verfügbarkeitskontrolle (AVK)

wird für das Fördermittelmanagement (PSM-GM) an der TU Berlin aktiviert. Dabei lässt sich die AVK mehrstufig aussteuern, sodass folgend Prüfungen möglich sind:

  • keine AVK
  • Prüfung auf E-/A-Art
  • Prüfung auf Gesamtbewilligung (Förderung)

FAQ-Liste

Altdaten

Unsere bisher genutzten Daten, die in das neue System übertragen werden.

FAQ-Liste

Alt-System

Unsere bisher verwendeten, unterschiedlichen Programme, die untereinander nicht verknüpft oder teilweise nicht jedem zugänglich waren. Dadurch ergaben sich u.a. doppelte Datenpflege, Fehlerquoten und erschwerter Transfer. Verwendete Programme waren u.a. QISPOS, COB und Loga.

 

FAQ-Liste

Anlagenbuchhaltung

Die Komponente Anlagenbuchhaltung (FI-AA) ermöglicht es, die betriebswirtschaftlichen Vorgänge zum Anlagevermögen in einem eigenen Nebenbuch zu erfassen. Im SAP ERP-System dient die Anlagenbuchhaltung (FI-AA) dem Verwalten und Überwachen des Anlagevermögens.

FAQ-Liste

Arbeitsgruppen zum Campusmanagement

In Vorbereitung des Campusmanagements wurden in Arbeitsgruppen Soll-Prozesse erarbeitet, die für die neue IT anleitend sind. In den AGs waren MitarbeiterInnen aller Bereiche und Statusgruppen eingebunden.
In insgesamt 17 Arbeitsgruppen wurden Prozesse erarbeitet u.a. zu Lehraufträgen, Berechnung von Kapazitäten oder  Beschaffung.

FAQ-Liste

BAdIs

BAdIs bzw. Business Add-Ins dienen dazu, vordefinierte Erweiterungsoptionen in den SAP-Komponenten anzulegen, welche dann implementiert werden.

FAQ-Liste

BasisadministratorIn

Der/die BasisadministratorIn ist eine neue Rolle im SAP-Betrieb.

Aufgaben:

  • Bereitstellen von „SAP-Landschaften“
  • Betreuung des SAP-Net-Weavers
  • Verwaltung, Monitoring oder Konfiguration und ggf. Durchführung von Transporten
  • Fehleranalyse und Fehlerbehebung
  • Systemwartung
  • Planung und Realisierung von SAP-Updates
  • Administration der SAP-Datenbanken

FAQ-Liste

Beleg / Vorgangsbeleg

Ein Vorgangsbeleg dokumentiert zum einen eine abgeschlossene Tätigkeit (Aktivität) und zum anderen aber auch eine geplante Tätigkeit (Planung).

Ein Vorgangsbelegt ist quasi eine Systemquittung, die aufzeichnet, wer/was/wann erledigt hat. Bspw. in der Studierendenakte wird damit die Historie an Einträgen und Änderungen für eine/n StudentI n dokumentiert.

FAQ-Liste

Browser

Der Browser ist ein Programm zur grafischen Darstellung der Inhalte des World Wide Web (www). Stellt ein Browser HTML-Seiten dar, so spricht man von einem Webbrowser (z.B. Internet Explorer, Firefox oder Safari).

FAQ-Liste

Buchungskreis (Bereich FI - Finanzen)

Der Buchungskreis ist eine organisatorische Einheit, für die eine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildet werden kann. Für externe Zwecke erforderliche, d.h. gesetzlich vorgeschriebene, Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen können auf Buchungskreisebene erstellt werden.

FAQ-Liste

Buchungsperioden

In einem ordnungsgemäß geführten Buchhaltungssystem muss gewährleistet sein, dass buchhalterisch abgeschlossene Perioden nachträglich nicht mehr und zukünftige, noch nicht relevante Perioden, nicht bebucht werden können. Dies ist der Grund, weshalb die laut zugeordneter Geschäftsjahresvariante definierten Buchungsperioden buchungskreisabhängig geöffnet und geschlossen werden.

FAQ-Liste

Buchungsschlüssel

Der Buchungsschlüssel wird vor dem Erfassen einer Belegposition eingegeben und steuert das Erfassen und Verarbeiten der Belegposition. Der Buchungsschlüssel definiert:

  • welche Kontoseite bebucht wird
  • welche Kontoart mit dem Buchungsschlüssel bebucht wird
  • welche Felder in den Eingabebildern enthalten sind und ob die Felder gefüllt werden müssen (Feldstatus)

FAQ-Liste

CA

Cross Applications: Ein Begriff von SAP, der diejenigen Anwendungen zusammenfasst, die quer zu den Fachthemen liegen. An der  TU Berlin sind folgende Teilprojekte darunter vereint:

  • Identity Management
  • Datenmanagement und Digitalisierung
  • Berichtswesen und Controlling

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Campusmanagement (CM)

Mit dem Programm Campusmanagement werden die Kernaufgaben der Universität – Studium, Lehre, Forschung – durch effektive und effiziente Verwaltungsprozesse unterstützt. Dabei geht es um die IT-gestützte Zusammenführung aller administrativen Prozesse mit dem Ziel, den Service zu verbessern, Kapazitäten effektiver zu nutzen und eine konsistente Erfolgskontrolle zu ermöglichen.

FAQ-Liste

Change Management (CMM)

Das Change Management ist ein Teilprojekt des Campusmanagements. Das Change- bzw. Veränderungsmanagement organisiert und setzt alle Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten um, die eine umfassende, bereichsübergreifende und inhaltlich weitreichende Veränderung – zur Umsetzung der neuen Strukturen, Systeme und Prozesse – in einer Organisation bewirken sollen. Dazu gehören alle schriftlichen und mündlichen Kommunikationsmaßnahmen sowie Veranstaltungsformate.

FAQ-Liste

Change Request (CR)

Änderungsantrag. Ein Change Request ist die Anforderung einer Anpassung, die in einem Unternehmen oder einem Prozess durchgeführt werden soll. Mit Change Requests werden die erforderlichen Änderungen dokumentiert, geplant und umgesetzt. Change Requests haben Auswirkungen auf die Budgetplanung.

FAQ-Liste

Cross Applications (CA)

Cross Applications bedeutet anwendungsübergreifende Funktionalitäten/Komponenten. CA ist ein Begriff von SAP, der diejenigen Anwendungen zusammenfasst, die übergreifend zu den Fachthemen liegen. An der  TU Berlin sind folgende Teilprojekte und Fachthemen darunter  vereint:

Teilprojekte:

  • Teilprojekt SAP-Basis
  • Teilprojekt Identity Management
  • Teilprojekt Berichtswesen und Reporting
  • Teilprojekt Portal/User Interface

Fachthemen:

  • Rollen und Berechtigungen
  • Testmanagement
  • Records Management
  • Integrationsmanagement
  • Schnittstellen
  • Datenmigration
  • System-Architektur
  • Entwicklung
  • Workflow
  • Formulare

FAQ-Liste

Customizing

Etwas (individuell, kundenspezifisch) anpassen. Unter Customizing von Standardsoftware werden alle Maßnahmen zusammengefasst, die im Rahmen einer Einführung von Anwendungssystemen zur Anpassung einer standardisierten Software an die konkreten Anforderungen des Anwenders (der TU Berlin) durchgeführt werden.

FAQ-Liste

Datenmigration

Unter Migration wird das Bewegen von Daten von einem System/Format zu einem anderen verstanden, das dann notwendig wird, wenn auf ein neues System umgestellt wird.

FAQ-Liste

Debitor (Bereich FI - Finanzen)

Debitor (lateinisch debere „schulden“) ist im deutschen Rechnungswesen der Begriff für den Schuldner aus Lieferungen und Leistungen.

FAQ-Liste

Debitorenbuchhaltung

In der Debitorenbuchhaltung (FI-AR) werden die buchhalterischen Daten aller Kunden verwaltet. Je nach Geschäftsvorfall (Forderung, Anzahlungen u.a.) werden die entsprechenden Sachkonten fortgeschrieben.

FAQ-Liste

Dienstvereinbarung zum Umgang mit Mehrarbeit und Überstunden während Einführung Campusmanagement

Für die Einführungsphase wurde zwischen Personalrat und  Hochschulleitung eine Dienstvereinbarung (DV) abgeschlossen, die Mehrarbeit und Überstunden regelt. Sie gilt für MitarbeiterInnen, die vermehrt im Zusammenhang mit dem SAP-Produktivstart arbeiten. Die TU Berlin ist bemüht, dass individuell möglichst wenig Mehrarbeit und Überstunden anfallen.

Die DV ist unter Direktzugang 166041 zu finden.

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Disclosure-Management

SAP Business Objects Disclosure Management gehört zu den SAP Enterprise Performance Management Lösungen und stellt ein zentrales Glied zur integrierten Berichterstattung dar – von der zahlenbasierten Datenquelle zum druckfertigen Geschäftsbericht.

Die Anforderungen an präzise, zeitkritische und repräsentative Geschäftsberichte sind sehr hoch. Für viele Unternehmen stellt das Zusammenführen von Daten aus unterschiedlichen Quellen eine große Herausforderung dar. Die Kombination von Finanzzahlen und freien Texten erfordert manuelle Eingriffe. Durch den dezentralen Entstehungsprozess müssen unterschiedliche Versionen zu einheitlichen Dokumenten konsolidiert werden. Dies führt oftmals zu einer hohen Fehleranfälligkeit, zu langen Durchlaufzeiten und zu einer mangelhaften Prozessübersicht.

SAP Business Objekts Disclosure Management hilft, diese Herausforderungen zu meistern. Mit dieser Lösung können Berichterstattungs-Prozess flexibel über beliebige Teams, Hierarchiestufen und regionale Einheiten hinweg gestaltet werden.

Revisionsfähige Berichte mit hochwertigem Layout in verschiedenen Output- Formaten können erstellt werden. Dafür werden Daten aus unterschiedlichen Datenquellen, wie SAP ERP, SAP BW und verschiedenen anderen SAP und Non-SAP Lösungen genutzt. Der Prozess der Geschäftsberichterstattung wird weitgehend automatisiert und beschleunigt. Der Geschäftsbericht wird in verschiedene Kapitel unterteilt, welche sich berechtigungs- und prozessmäßig individuell steuern lassen. Den beteiligten AutorInnen können vordefinierte Tabellen aus unterschiedlichen Quellen zur Verfügung gestellt werden, welche diese flexibel in ihre Kapitel integrieren. Die Aktualisierung der Daten erfolgt zentral. Alle Änderungen werden optisch hervorgehoben. Die AutorInnen checken ihre Kapitel ein und aus und setzen den Status ihrer Arbeit. So haben sie jederzeit den Überblick über den Entstehungsprozess und dessen Historie. Vordefinierte Tabellen- und Dokumentvorlagen sorgen für eine hochwertige Darstellung und Formatierung. Das Gesamtdokument kann per Knopfdruck jederzeit als Vorschau erstellt und als eigenständiges Dokument abgelegt werden.

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Drittmittelmanagement

Das Drittmittelmanagement steht für eine Kombination von zwei SAP ERP-Modulen und seinen Komponenten:

  • Projektsystem (PS)
  • Fördermittelmanagement (PSM-GM)

FAQ-Liste

Einnahme- / Ausgabeart (E- / A-Art)

klassifiziert die Einnahmen und Ausgaben gemäß den Vorgaben und Bedingungen des Drittmittelgebers. Sie werden nach den Berichtserfordernissen des Drittmittelgebers eingesetzt.

FAQ-Liste

Endanwenderschulungen

In den Endanwenderschulungen werden die Beschäftigten der TU auf ihre alltägliche Arbeit mit dem SAP-System vorbereitet, mit der Oberfläche vertraut gemacht und konkret für die Anwendungen geschult. Für ERM werden die Endanwenderschulungen zwischen Oktober und Dezember 2017 durchgeführt. Die Endanwenderschulungen sind nicht zu verwechseln mit den Schulungen und Workshops während der Konzeptionsphase, an denen zur Definition der Soll-Prozesse lediglich Experten aus den Abteilungen und einzelne Interessenvertreter teilnehmen.

FAQ-Liste

Enterprise Portal

 

Das SAP Enterprise Portal ist die Unternehmensportal-Software der SAP. Das Portal nutzt als Basis den SAP Application Server (Java).

Funktionen sind u. a.:

  • Single Sign-on (SSO)
  • Personalisierung
  • rollenbasierte Darstellung

Anwendungsintegration, wie z.B. Manager Self Services (MSS) und Employee Self Services (ESS), mit denen es zum Beispiel möglich ist, in der Browseroberfläche (WebGUI) eigene Daten im Personalsystem einzusehen oder zu bearbeiten.

FAQ-Liste

ERM

ERM steht  für eine Software, mit der sich alle Vermögenswerte und Ressourcen eines Unternehmens verwalten lassen.

FAQ-Liste

ERP-System

Ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System) dient der funktionsbereichsübergreifenden Unterstützung sämtlicher in einem Unternehmen ablaufenden Geschäftsprozesse.
Es enthält Module u.a. für die Bereiche Beschaffung, Forschung und Entwicklung, Personalwesen, Controlling, die über eine gemeinsame Datenbasis miteinander verbunden sind.

FAQ-Liste

ESS

Unter SAP Employee Self-Services (frei übersetzt: MitarbeiterInnen-Selbstbedienung) versteht man ein webbasiertes Anwendungsprogramm oder eine mobile Anwendung, mit der MitarbeiterInnen eigene personalbezogene Daten selbst anlegen, anzeigen, ändern oder Genehmigungsprozesse starten können.

FAQ-Liste

Fachkonzept

Die Fachkonzepte sind das Ergebnis der Konzeptionsphase im ERM-Projekt. Sie enthalten die fachlichen Anforderungen an die SAP-Software. Die Inhalte sind entstanden aus den Workshops zwischen TU Berlin und SAP in der Konzeptionsphase.

FAQ-Liste

Finanzierungssicht

Die Grundlage für die Besetzung einer Planstelle ist das Vorhandensein einer Finanzierung. Diese kann entweder in Form von Budget oder als Haushaltselement vorliegen. Budget (z.B. Drittmittel oder flexibles Fakultätsbudget) kann zur Einrichtung von Beschäftigungspositionen nach Bedarf eingesetzt werden. Haushaltselemente (Stellen aus dem Stellenplan, SAP-Bezeichnung wegen Namensgleichheit zur Gruppierung von Planstellen) unterliegen bezüglich Wertigkeit und Dienstart Einschränkungen.
Wird die Vorgabe der Bewertung oder Besetzung eines Haushaltselements (z.B. wissenschaftliche Mitarbeiter*in (Qualifizierung) E13) nicht umgesetzt (z.B. Besetzung durch Technische*r Beschäftigte*r E13), sprechen wir von einer abweichenden Verwendung.
Die Finanzierung gibt nicht in jedem Fall die organisatorische Zugehörigkeit der Planstelle wieder. Anders als bei einer Finanzierung aus Kapitel 31, 32, 70, usw. legt eine Finanzierung aus Kapitel 01, 13 oder 60 keine organisatorische Zugehörigkeit nahe.

Finanzierungsicht und Kontierungssicht entsprechen oft der organisatorischen Zuordnung. Abweichungen in Einzelfällen sind zulässig und enthalten wichtige Informationen zur Erlangung eines komplexen Gesamtbildes.

FAQ-Liste

Finanzposition (Bereich PSM - Public Sector Management)

Mit Finanzpositionen werden die sachlichen Aspekte (Ausgaben- und Einnahmenstrukturen) dargestellt. Sie dienen der inhaltlichen Gliederung der Budgets und der liquiditätswirksamen Geschäftsvorfälle nach Einnahme- und Ausgabepositionen.An der TU Berlin wird das Element „Finanzposition“ genutzt, um die von der TU verwendeten kameralen Titel abzubilden. Das heißt, dass abweichend zum Hochschulreferenzmodell der SAP keine zu den Sachkonten numerisch identischen Finanzpositionen angelegt werden. Stattdessen werden die fünfstelligen Titel der TU Berlin als unterste Elemente der Finanzpositionshierarchie angelegt.

Das zentrale Kontierungselement im Rahmen der Budgetierung soll zukünftig der Fonds (vgl. Abschnitt 3.1.3) sein. Da im SAP ERP System immer alle Kontierungselemente in Kombination (d. h. die vollständige Kontierungskombination) in allen Prozessen (somit auch bei der Budgetierung) erfasst wer-den müssen, sollen jeweils für den Haushalt und den Drittmittelbereich eine übergeordnete Finanzposition eingerichtet werden. Diese wird den Ausgaben-Finanzpositionen (= Ausgaben-Titel) im Haushalt übergeordnet und soll (in Kombination mit den anderen Kontierungselementen) budgetiert werden. Budget kann somit ausgabenseitig titelübergreifend (d.h. auf der übergeordneten Finanzposition) zur Verfügung gestellt werden. Es ergibt sich somit die in Abbildung 1 dargestellte zweistufige Finanzpositionshierarchie. Die Einnahmen-Finanzpositionen sind keiner übergeordneten Finanzposition zugewiesen. Sie stellen somit jeweils selbst eine TOP-Finanzposition in der Hierarchie 000 dar.

FAQ-Liste

Finanzstelle (Bereich PSM - Public Sector Management)

Mit Finanzstellen werden organisatorische Einheiten (Verantwortungsbereiche, Abteilungen, Projekte) hierarchisch abgebildet. Im SAP ERP System für die TU Berlin entspricht dabei die Finanzstellen-Hierarchie der Kostenstellen-Hierarchie. Die an der TU Berlin bereits vorhandene Kostenstellenstruktur und -numerik bleibt erhalten. Diese ist wie folgt aufgebaut:

Kostenstelle: 12345678, wobei gilt:

  • 12 = Ebene 1 - Art der organisatorischen Einheit / Kostenstelle (Fakultäten, Zentrale Einrichtungen, ZUV usw.)
  • 34 = Ebene 2 - Institute, Referate usw.
  • 56 = Ebene 3 - Fachgebiete, Professur, Kostenrechnung auf Instituts- / Referatsebene
  • 7  = Ebene 4 - Kostenrechnung auf Fachgebietsebene
  • 8  = Ebene 5 - Freie Verfügung

Für die TU Berlin werden folgende, grundsätzliche, Festlegungen für die Finanzstellen getroffen:

Finanzstellen werden analog zu den Kostenstellen (sowie analog zu den Knotenkostenstellen oder Gruppen) angelegt. Die Finanzstellenhierarchie wird als Hierarchie 000 angelegt. Die Hierarchie erhält den Namen „TU Berlin“. Oberstes Element der Hierarchie ist die Finanzstelle TUB („TUB Gesamt“), die aus Budgetierungsgründen verwendet wird.

Finanzstellen sind numerisch und folgen der Numerik der Kostenstellen (bzw. Knotenkostenstellen oder Gruppen, je nach Ausgestaltung im Controlling (CO)).

FAQ-Liste

Fiori / FioriApp

Sind neue SAP-Benutzeroberflächen, die im Browser ausgeführt werden und sich der Bildschirmbreite des Endgeräts, wie Tablet, Standrechner oder Smartphone, anpassen. Basiert auch auf der UI5-Technologie, aber nur nach bestimmten Regeln programmierte UI5-Apps dürfen sich Fiori nennen.

FAQ-Liste

FIS

Forschungsinformationssystem

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Fonds (Bereich PSM - Public Sector Management)

Der Fonds ist ein Stammdatum des Haushaltsmanagements (PSM-FM). Fonds stellen im Haushaltsma-nagement (PSM-FM) Finanzmittel dar, die von einem Geldgeber für einen bestimmten Zweck zur Verfügung gestellt und getrennt verwaltet werden. Auf diese Art ermöglicht die Strukturierung über den Fonds eine genaue Darstellung der Mittelherkunft. Fonds sind im Haushaltsmanagement (PSM-FM) als Stammdaten zu pflegen.

Der Fonds wird im SAP ERP System der TU Berlin auch für das Controlling (CO) aktiviert. Durch diese Aktivierung wird für die TU Berlin ein fondsbasiertes Controlling (CO) ermöglicht. Dies erfordert wiederum, dass bei jeder Buchung von Ist- und Planwerten im Controlling (CO) (Primär- und Sekundärbuchungen) auch stets ein Fonds zu kontieren ist bzw. kontiert wird.

Hinsichtlich der grundsätzlichen Nutzung des Fonds im SAP ERP System der TU Berlin wird auf das Fachkonzept zum Haushaltsmanagement (PSM-FM) verwiesen.

FAQ-Liste

Förderung (Bereich PSM - Public Sector Management)

Die Förderung ist ein Stammdatum des Fördermittelmanagements (PSM-GM). Förderungen stellen im Fördermittelmanagement (PSM-GM) Förderverträge für Drittmittelprojekte dar, die mit einem Geldgeber für einen bestimmten Zweck geschlossen werden und nach definierten Vorgaben des Geldgebers getrennt verwaltet werden. Förderungen sind im Fördermittelmanagement (PSM-GM) als Stammdaten zu pflegen

Die Förderung wird im SAP ERP System der TU Berlin auch für das Controlling (CO) aktiviert. Durch diese Aktivierung wird für die TU Berlin ein fördervertrag-basiertes Controlling (CO) von Drittmittelprojekten ermöglicht. Dies erfordert wiederum, dass bei jeder Buchung von Ist- und Planwerten im Controlling (CO) (Primär- und Sekundärbuchungen) auch stets eine Förderung zu kontieren ist bzw. kontiert wird. Für alle nicht förder-vertragsrelevanten Buchungen wird im Controlling (CO) eine Default-Förderung kontiert.

Hinsichtlich der grundsätzlichen Nutzung der Förderung im SAP ERP System der TU Berlin wird auf das Fachkonzept zur Drittmittelverwaltung verwiesen.

FAQ-Liste

Freitextbestellung

In Fällen, bei denen die zu beschaffende Ware oder Dienstleistung nicht aus einem eingebundenen Katalog ausgewählt werden kann, wird die Freitextbeschaffung durchgeführt. Freitextbestellungen sind Bestellungen, die auf frei formulierten Beschreibungen der BedarfsanforderIn basieren. Je nach Warengruppe obliegt damit die Einholung von Vergleichsangeboten und die Auswahl eines Lieferanten.

FAQ-Liste

Funktionsbereich

Jobfamilie und Funktionsbereich gruppieren die Stellen erneut in geringerem Detaillierungsgrad. Jobfamilie und Funktionsbereich werden im Modul Personalentwicklung verwendet, um zielgruppenorientiert Schulungen anbieten zu können. Die weitere Gruppierung ermöglich z.B. Auswertungen nach Personengruppen für das Berichtswesen oder für die Erstellung von Mailing-Listen.

FAQ-Liste

Gateway

Rechner, der Daten- bzw. Rechnernetze verbindet.

Bezeichnet in der Informatik eine Komponente (Hard- und/oder Software), die zwischen zwei Systemen eine Verbindung herstellt. Die Bezeichnung Gateway impliziert, dass die weitergeleiteten Daten bearbeitet werden.

FAQ-Liste

Gemeinsame Berufungen

Gemeinsame Berufungen im Jülicher und Berliner Modell werden als Planstellen abgebildet. Gemeinsame Berufungen im Karlsruher Modell werden als zusätzliche Planstellen abgebildet, da die Professuren durch die Leitung einer externen Wissenschaftseinrichtung begründet sind. D.h. die gemeinsam Berufenen besetzen eine Planstelle "Strukturprofessur" und gleichzeitig eine Planstelle mit der Leitung der externen Wissenschaftseinrichtung, die im Fachgebiet ausgewiesen wird. Dieses Vorgehen ist notwendig, um die Stelle Strukturprofessur nicht unterteilen und somit Auswertungen erschweren zu müssen.

FAQ-Liste

Geschäftsbereiche

Der Geschäftsbereich ist ein organisatorisches Kontierungselement des externen Rechnungswesens, welches in der Regel einem abgegrenzten Tätigkeitsbereich oder Verantwortungsbereich entspricht. Dem Geschäftsbereich können in der Finanzbuchhaltung (FI) erfasste Wertebewegungen zugerechnet werden.

FAQ-Liste

Geschäftsjahresvariante

Damit Geschäftsvorfälle verschiedenen Zeiträumen zugeordnet werden können, muss ein Geschäftsjahr mit Buchungsperioden definiert werden. Das Geschäftsjahr wird als Variante definiert, die dem Buchungskreis zugeordnet wird.

FAQ-Liste

Go-Live

Den Echtbetrieb bzw. Regelbetrieb aufnehmen. Wenn vom  Alt-System ins SAP-System übertragen und ab dann SAP genutzt wird.

FAQ-Liste

HANA

High Performance Analytic Appliance (Hochleistungsanalyseanwendung). HANA ist eine Entwicklungsplattform von SAP für die Verarbeitung großer Mengen operationaler und transaktionaler Daten in Echtzeit, ohne auf geplante Reports warten zu müssen. Die TU Berlin hat sich für die HANA-Technologie im Rahmen des Campusmanagements entschieden.

FAQ-Liste

Haushaltsmanagement

Unter dem Begriff Haushaltsmanagement (PSM-FM) werden alle Funktionen im Rechnungswesen verstanden, die mit der Vergabe und Überwachung von Budgets zu tun haben. Der Begriff des Budgets beinhaltet gleichzeitig auch eine Orientierung an Einnahmen und Ausgaben.

FAQ-Liste

Haushaltsprogramm (Bereich PSM - Public Sector Management)

Zur weiteren Unterteilung der Ein- und Auszahlungen kann das Haushaltsprogramm verwendet werden. Das Haushaltsprogramm repräsentiert den Zweck einer Zahlung. Im SAP ERP System für die TU Berlin wird es verwendet, um die haushalterische Sicht auf Projekte im Sinne des Projektsystems (PS) abzubilden.
Für alle anderen Buchungen aus den vorgelagerten Modulen werden folgende Festlegungen getroffen:

  • Haushaltsprogramme werden in ihrer Numerik 1:1 zu PSP-Elementen angelegt.
  • Bei Kontierung einer Kostenstelle oder fehlender Ableitung des entsprechenden Haushaltsprogramms wird standardmäßig das Haushaltsprogramm 1000 (Haushalt) verwendet.

Es wird zunächst die Feldauswahl für den Haushaltsprogrammstamm so übernommen, wie sie im Hochschulreferenzmodell der SAP vorgesehen ist. Falls in der Testphase festgestellt wird, dass an der Einstellung je Feld (Kann, Muss, Anzeige, Ausblenden) etwas geändert werden soll, kann diese Einstellung auch nachträglich angepasst werden.

FAQ-Liste

HCM - Human Capital Management

Human Capital Management
Planung, Steuerung und Kontrolle des betrieblichen Humankapitals. Das HCM ist eine Erweiterung des betrieblichen Personalmanagements mit dem Ziel, einen positiven Beitrag zur Wertschöpfung zu leisten.

FAQ-Liste

HIS-POS

Hochschulinformationssystem; System zur elektronischen Prüfungsverwaltung

FAQ-Liste

HIS-SOS

Hochschulinformationssystem; System zur elektronischen Studierendenverwaltung

FAQ-Liste

IdM

Identitymanagement
Das Teilprojekt ist für die Ablösung des Identitymanagementsystems TUBIS, das an der TU Berlin entwickelt wurde, durch die SAP-Lösung verantwortlich und wird geleitet von tubIT. Christopher Ritter ist der Teilprojektleiter.

FAQ-Liste

ILM

Das Information Lifecycle Management (ILM) ermöglicht den Lebenszyklus von Geschäftsinformationen – bis zu deren Vernichtung – regelbasiert zu steuern.

FAQ-Liste

Implementierer

Der Implementierer setzt bzw. führt die neue SAP-Software ein und erstellt so ein funktionsfähiges Programm. An der TU Berlin ist das SAP für das ERM-Projekt und itelligence für das SLM-Projekt.

FAQ-Liste

Infotyp

Zusammenfassung von Datenfeldern unter inhaltlichen Gesichtspunkten (z.B. Daten zur Person: Name, Titel, Geburtstag)

FAQ-Liste

Innenaufträge (Bereich CO - Controlling)

Innenaufträge dienen in der Regel der Planung, Sammlung und Abrechnung der Kosten innerbetrieblicher Maßnahmen und Aufgaben (beispielsweise Werkstattaufträge). Das SAP ERP System ermöglicht es, Innenaufträge über deren ganze Laufzeit zu kontrollieren – von der Eröffnung über die Planung und Buchung sämtlicher Istkosten bis zur endgültigen Abrechnung und Archivierung.
Typisches Beispiel für die Nutzung von Innenaufträgen ist die Teilnahme an einer Messe von Mitarbeiter*innen mehrerer Kostenstellen bei gleichzeitiger Anforderung, die Kosten der Messeteilnahme planen und überwachen zu können. Druckaufträge, Wartungsaufträge, Instandhaltungsmaßnahmen, Abgrenzungsaufträge etc. sind weitere Beispiele.

Eine Differenzierung der Innenaufträge wird über die Definition von Auftragsarten vorgenommen. Jeder Innenauftrag muss im SAP ERP System einer Auftragsart zugeordnet sein, die dem Auftrag bestimmte Parameter übergibt. Eine Auftragsart umfasst eine Vielzahl von Steuerungsinformationen, die für die Verwaltung von Aufträgen wichtig sind. Dazu zählt auch eine Reihe von Vorschlagswerten, die beim Anlegen eines neuen Auftrags dieser Auftragsart übernommen werden.

Ob Innenaufträge bei der TU Berlin Verwendung finden, wird im Rahmen der Testphase entschieden.

FAQ-Liste

Insellösungen

Ein technisches System, das nur innerhalb seiner eigenen Grenzen wirksam und mit anderen Systemen der Umgebung nicht zusammenwirken kann bzw. kompatibel ist.

FAQ-Liste

Invoice Management

Für die elektronische Verarbeitung von eingehenden Rechnungen im SAP ERP-System wird das Produkt SAP Invoice Management (IM) by OpenText installiert und eingerichtet.

FAQ-Liste

Ist-Prozesse

Eine Prozessanalyse vergleicht den Ist- mit dem Soll-Zustand eines Prozesses. Der Ist-Prozess beschreibt die aktuellen Abläufe, der Soll-Zustand, wie der Prozess zukünftig einmal laufen soll.

FAQ-Liste

itelligence

itelligence ist ein IT-Komplettdienstleister im SAP-Umfeld für mittelständische Unternehmen. Er unterstützt SLM bei der Einführung von SAP.

FAQ-Liste

Jobfamilie

Jobfamilie und Funktionsbereich gruppieren die Stellen erneut in geringerem Detaillierungsgrad. Jobfamilie und Funktionsbereich werden im Modul Personalentwicklung verwendet, um zielgruppenorientiert Schulungen anbieten zu können. Die weitere Gruppierung ermöglich z.B. Auswertungen nach Personengruppen für das Berichtswesen oder für die Erstellung von Mailing-Listen.

FAQ-Liste

Katalogbestellung

Der „Katalog“ ist eine Liste von definierten Artikeln mit festen Preisen. Die Form kann sehr unterschiedlich sein: von einem Link zu einem externen Shop bis hin zur Excel-Liste. Der Katalog erleichtert die Beschaffung, Gegenangebote und Einholung von Selbstauskünften entfallen bei Katalogartikeln.

Jede/r Beschäftigte an der TU Berlin kann zukünftig im neuen SAP-System online eine Bestellung in Gang setzen. Dazu wird der gewünschte Artikel in einem Online-Katalog ausgesucht. Der Inhalt dieses Katalogs kommt durch Rahmenverträge über Ausschreibungen der TU Berlin und durch Katalogartikel des Landesverwaltungsamtes Berlin zustande. Ist Ihr gewünschter Artikel nicht dabei, steht eine Freitextbestellung zur Verfügung.

FAQ-Liste

Key User

Ein Key User ist eine Schlüsselperson im SAP-Projekt und darüber hinaus. Er/sie ist die fachliche Ansprechperson für die zentrale IT-Administration und KollegInnen im eigenen Bereich. Damit sind sie Bindegleich zwischen IT- und Fachabteilung sowie MultiplikatorInnen für das SAP-Modul-Anwendungswissen in den Fachabteilungen. Key User können, wenn sie wollen, Traineraufgaben übernehmen.
Zu dieser Rolle wurde ein Key-User-Konzept erarbeitet, welches die Verantwortung, Befugnisse und Aufgaben abbildet und in das Projekthandbuch integriert wird.

Aufgaben:

  • Initiieren fachliche Prozessveränderungen und setzen diese um
  • Mitgestaltung und Optimierung der (neuen) Prozesse
  • Erstellen von Testfällen
  • Durchführung von Tests
  • Dokumentation von Fehler- und Testergebnissen
  • bereiten Endanwenderschulungen vor und führen diese möglichst auch durch
  • Kommunikation mit AnwenderInnen, Modulverantwortlichen und TesterInnen

 

FAQ-Liste

Kontierungssicht

In der Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung werden die entstehenden Kosten auf Kostenstellen und/oder Kostenträger (z.B. Drittmittelprojekte) ausgewiesen. Die Zugehörigkeit einer Person zu einer Kostenstelle enthält die Information, auf welche Kostenstelle die Personalkosten dieser Person zu verbuchen ist. In vielen Fällen entspricht die Zugehörigkeit zu einer Kostenstelle der organisatorischen Zuordnung einer Person. In Einzelfällen kann diese jedoch abweichen. Z.B. enthält die Zugehörigkeit zu einer Kostenstelle, die mit 60 beginnt, keine Information zur organisatorischen Zugehörigkeit, insbesondere nicht zu den Wahlrechten zu Instituts- oder Fakultätsrat.

Finanzierungsicht und Kontierungssicht entsprechen oft der organisatorischen Zuordnung. Abweichungen in Einzelfällen sind zulässig und enthalten wichtige Informationen zur Erlangung eines komplexen Gesamtbildes.

FAQ-Liste

Konzeptionsphase

Ziel der Konzeptionsphase ist, sämtliche Voraussetzungen für die darauffolgende Realisierungsphase zu schaffen. Zwei primäre Aufgaben der Phase: Detailentwurf der Datenmodelle, Detailentwurf der Anwedungssystemmodelle. Ein wesentlicher Teil der Phase ist die Architekturplanung. In dieser werden Aussagen über Datenflüsse und Aufbau des Dadenmodells getroffen. Sie legt den Grundstein für alle späteren Entwicklungen.

FAQ-Liste

Kostenarten (Bereich CO - Controlling)

Die Kostenarten dienen der sachlichen Differenzierung der angefallenen Kosten (analog gilt dies für die Er-lösarten). Sie sollen die Grundlage für eine exakte, überschneidungsfreie und eindeutige Zuordnung der Kosten auf Kostenstellen und Kostenträger schaffen, um eine kostenorientierte Planung und Kontrolle zu ermöglichen und die Informationsbasis für Entscheidungszwecke bereitzustellen.

Die wichtigsten Kostenartenbereiche sind Personalkosten, Sachkosten, kalkulatorische Primärkosten (v.a. Abschreibungen) und Sekundärkosten (v.a. Verrechnungen, Umlagen).

FAQ-Liste

Kostenstellen (Bereich CO - Controlling)

Die Aufbauorganisation der TU Berlin wird sich i.d.R. in der Struktur der Kostenstellen wiederfinden. Die Struktur der Organisationseinheiten im Organisationsmanagement (PA-OM) kann identisch zur Standardhierarchie der Kostenstellen aus dem Controlling (CO) aufgebaut werden.

Der Aufbau der Kostenstellenstandardhierarchie und der Kostenstellen kann sich zunächst an den Organisationsstrukturen ausrichten. Darüber hinaus können in Hinblick auf weiterführende Anforderungen der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) Kostenstellen nach funktionalen Gesichtspunkten eingerichtet werden, so z.B. Kostenstellen für Bereiche der Energie, Gebäude, Fuhrpark usw. Als Vorkostenstellen entlasten sich diese über Verrechnungsverfahren auf Endkostenstellen oder Kostenträger.

FAQ-Liste

Kreditor (Bereich FI - Finanzen)

Ein Kreditor (lateinisch credere „glauben, anvertrauen“) ist im deutschen Rechnungswesen der Gläubiger von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Man nennt ihn Kreditor, weil er als Lieferant oder Dienstleister die Risiken eines Kreditgebers übernimmt.

FAQ-Liste

Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung (FI-AP) führt und verwaltet die buchhalterischen Daten aller Lieferanten. Darüber hinaus ist sie ein integraler Bestandteil der Materialwirtschaft (MM): Lieferungen und Rechnungen werden lieferantenbezogen geführt.

FAQ-Liste

Lebenszyklus

Der Ablauf bspw. eines Drittmittelprojekts von der Planung über die Antragstellung bis zur Abrechnung wird unterstützt durch die Definition eines sogenannten Lebenszyklus. Über den Lebenszyklus können die verschiedenen Phasen eines Drittmittelprojektes abgebildet werden.

FAQ-Liste

Leistungsarten (Bereich CO - Controlling)

Leistungsarten sind innerhalb eines Kostenrechnungskreises jene Leistungen, die von einer Kostenstelle organisationsintern erbracht werden. Sie werden in Mengen erfasst, die in Leistungseinheiten gemessen werden. Die Bewertung der Leistungsmenge erfolgt mit einem Tarif (Verrechnungspreis)

Es kann sowohl ein Tarif auf Basis der Plankosten als auch auf Basis der Istkosten ermittelt werden. Die Planung, Verrechnung und Kontrolle der Kosten kann auf der Ebene der Leistungsarten einer Kostenstelle oder auf der Ebene der Kostenstelle erfolgen.

An der TU Berlin werden innerhalb des hoheitlichen Bereiches bestehende Leistungsbeziehungen zwischen der Werkstatt (Leistungserbringer) und den weiteren Einheiten über direkte Leistungsverrechnungen abgebildet. Obwohl diese internen Verrechnungen nicht zahlungsrelevant sind, wird eine Fortschreibung in das Haushaltsmanagement (PSM-FM) vorgesehen.

Aus Gründen der Systematisierung wurde eine sechsstellige Numerik mit textuellem Bezeichnungsfeld definiert. Das technische Feld zur Anlage der Leistungsarten im SAP ERP System ist sechs Stellen lang.
Für die TU Berlin wurde festgelegt, dass die Leistungsverrechnung vorerst nicht zum Einsatz kommt. Die technischen Möglichkeiten werden jedoch eingerichtet.

FAQ-Liste

Lenkungsausschuss

Der Lenkungsausschuss für das Campusmanagement ist die oberste Entscheidungsebene in der Programmorganisation. Er stellt sicher, dass die Projekte ERM und SLM während ihrer gesamten Laufzeit auf das Erreichen der Projektziele und die Lieferung der vereinbarten Projektergebnisse fokussiert sind. Er achtet auf Qualität, Zeit und Budget. Der Lenkungsausschuss begleitet die Projekte ERM und SLM durch alle Projektphasen und steht dabei über dem Operativen Steuerungskreis (OST) in enger Abstimmung mit den Lenkungskreisen der zwei Projekte und dem Projektmanagement.

FAQ-Liste

Lenkungskreis (LK ERM)

Der Lenkungskreis ist die höchste projektspezifische Instanz im Projekt ERM. Alle fachlichen sowie projekt-organisatorischen Themen, die keine Auswirkung auf das jeweils andere Projekt haben, werden vom Lenkungskreis gesteuert. Er kontrolliert auch die entsprechende Umsetzung des Projekts (Planung, Erstellung und Ergebnisüberprüfung).

FAQ-Liste

Lenkungskreis (LK SLM)

Der Lenkungskreis ist die höchste projektspezifische Instanz im Projekt SLM. Alle fachlichen sowie projekt-organisatorischen Themen, die keine Auswirkung auf das jeweils andere Projekt haben, werden vom Lenkungskreis gesteuert. Er kontrolliert auch die entsprechende Umsetzung des Projekts (Planung, Erstellung und Ergebnisüberprüfung).

FAQ-Liste

MA-Gr./Kr.

Die Abkürzung steht für Mitarbeitergruppe und Mitarbeiterkreis. Hierbei handelt es sich um Gliederungsinformationen, die als Soll-Wert im Organisationsmanagement und als Ist-Wert für die reale Person in der Personaladministration hinterlegt werden. Die Werte setzen sich aus einem Buchstaben (Grobgliederung) und einer Zahl (Feingliederung) zusammen.

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Mandant

Der Mandant ist eine für sich abgeschlossene Einheit mit getrennten Stammsätzen und einem vollständigen Satz von Tabellen. Er ist die höchste Hierarchieebene im SAP ERP System. Festlegungen, die auf dieser Ebene getroffen werden bzw. Daten, die auf dieser Ebene eingegeben werden, gelten für alle anderen Organisationsstrukturen innerhalb des Mandanten. Die zentrale Pflege dieser Angaben vermeidet eine Mehrfacherfassung und gewährleistet einen einheitlichen Datenbestand. Somit können die verschiedenen Anwendungen des SAP ERP Systems integriert auf die gemeinsam genutzten Daten zugreifen.

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NetWeaver

Die SAP-NetWeaver Technologieplattform ist eine Basiskomponente der SAP, die den meisten SAP-Anwendungen zugrunde liegt. Sie bietet eine Abstraktionsschicht zwischen Anwendung und Betriebssystem und Datenbank.

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OM

Organisationsmanagement. Das Teilprojekt soll die Organisationsstruktur der TU Berlin als Kompromiss zwischen der Individualität der Fachgebiete bzw. der Fakultäten und den Anforderungen der IT zur Standardisierung abbilden. Teilprojektleiter ist Herr Ehmer.

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Operativer Steuerungskreis (OST)

Der Operative Steuerungskreis (OST) ist das Gremium, in dem die fachliche Integration von den Projekten ERM und SLM stattfindet. Während im Lenkungsausschuss, nach Abwägung der Vor- und Nachteile und entsprechender Risiken, Entscheidungen getroffen werden, ist der OST jenes Gremium, in dem diese Entscheidungen vorbereitet werden und die fachliche dazugehörige Abstimmung stattfindet.

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Organisationseinheiten

Organisationseinheiten sind Objekte der Aufbauorganisation, z.B. Fakultäten, Institute, Fachgebiete, Abteilungen, Referate etc. Alle Organisationseinheiten sind hierarchisch eindeutig innerhalb der Organisation "TU Berlin" gegliedert.

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Personensicht

Während die Planstellen Soll-Werte enthalten, die z.B. bei Stellenausschreibungen verwendet werden, weichen die Qualifikationen, Eingruppierungen usw. realer Personen regelmäßig von diesen Soll-Vorgaben ab. In diesen Fällen sprechen wir von einer abweichenden Besetzung.
Neben einer dauerhaft abweichenden Besetzung, z.B.  eines Dienstpostens für Beamt*innen durch Beschäftigte, kommt es vor allem kurzfristig durch Krankheitsvertretungen o.ä. zu abweichenden Besetzungen. Die Information an einer Planstelle, dass diese umbefristet zu besetzen ist, zeigt die Möglichkeit als solche auf, aber eine befristete Besetzung z.B. im Vertretungsfall wird dadurch nicht ausgeschlossen. Allerdings kann eine befristet eingerichtete Planstelle in der Regel nicht durch unbefristet beschäftigtes Personal besetzt werden.
Die Möglichkeit der Promotion an einer WM-Planstelle ist nicht gleichzusetzen mit dem Wunsch der/des Stelleninhaber*in zu promovieren.

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Planstellen

Planstellen beschreiben Funktionen bzw. Tätigkeiten, sie definieren Soll-Vorgaben bzgl. Bewertung eines Aufgabengebietes, zu erledigenden Aufgaben, den dazu erforderlichen Qualifikation und den erforderlichen Rollen und Berechtigungen. Die Informationen der Planstelle werden z.B. für eine Stellenausschreibung verwendet. Planstellen sind jeweils einer Organisationseinheit zugeordnet. Aus der Zuordnung zur Organisationseinheit leiten sich Vorgesetzten- und Unterstellungsverhältnisse (z.B. wer genehmigt den Urlaubsantrag?) oder auch Wahlrechte (z.B. Instituts- oder Fakultätsrat) ab. Jede Person, die unabhängig vom Beschäftigungsverhältnis in der Personaladministration der TU Berlin geführt wird, hat mindestens eine Planstelle, kann aber auch mehrere Planstellen haben.

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Profit Center (Bereich CO - Controlling)

Profit Center sind Organisatorische Einheiten des Rechnungswesens, die die Organisation managementorientiert d.h. zum Zwecke der internen Steuerung gliedern. Durch die Zuordnung von Kostenstellen und Kostenträgern (technisch: Innenaufträge) zu Profit Centern (Verantwortungsbereichen) wird eine geeignete Auswertungsebene zur Kostenanalyse erreicht (Klammerfunktion).
Die Stammdaten entsprechen in ihrer Systematik den bekannten Strukturen des Rechnungswesens. Diese Besonderheiten liegen in ihrer Funktion begründet.

In der Kostenrechnung werden verschiedene Kontierungsobjekte echt bebucht, die mit sich die Zuordnung zu einem Profit Center tragen. Somit sind zwei wesentliche Besonderheiten bereits deutlich: es handelt sich um statistische Buchungen, das Profit Center ist sich selbst genug“ – es wird nur innerhalb der Profit Centerrechnung in eine Hierarchie eingebunden.

Aus der Besonderheit der statistischen Mitbuchung ergibt sich die 3. Besonderheit: Es muss ein Sammelobjekt für fehlgeleitete „Mitbuchungen“ geben. Dieses wird als Dummy-Profit Center (Nummer: 9999) bezeichnet.

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Projektdefinition (Bereich PS - Project System)

Die Projektdefinition ist der verbindliche Rahmen für alle organisatorischen Elemente, die innerhalb eines Projekts angelegt werden. Es können auch unverbindliche Start- und Endtermine für das Projekt definiert werden. Die Werte für die Projektdefinition werden beim Anlegen eines Projektstrukturplans aus der Vorlage oder dem Projektprofil übernommen. Wenn ein Projektstrukturplan mit Vorlage angelegt und gleichzeitig ein von der Vorlage abweichendes Projektprofil eingeben wird, kann zwischen der Übernahme von Vorschlagswerten aus der Vorlage oder aus dem Projektprofil gewählt werden. 

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Projekte (Bereich PS - Project System)

Projekte dienen in der Regel der Planung, Sammlung und Abrechnung der Kosten von Projekten, Maßnahmen und Aufgaben einer Organisation. Das SAP ERP System ermöglicht, Projekte über deren ganze Laufzeit zu kontrollieren – von der Eröffnung über die Planung und Buchung sämtlicher Istkosten bis zur endgültigen Abrechnung und Archivierung.

Die inhaltliche Beschreibung eines Projektes in all seinen Ausprägungen sowie die Suche nach diesen Datenfeldern kann über das Modul Projektsystem (PS) nicht abgebildet werden. Aus diesem Grund wird die Möglichkeit geprüft, mit Hilfe der HANA Technologie die Anforderungen der TU Berlin hinsichtlich der Erfassung und Pflege inhaltlicher Daten im Zusammenhang mit der sog. elektronischen Projektanzeige (ePA) und der internen Forschungsförderung in ein erweitertes Fachkonzept zu fassen. Es besteht die Option, die dort festgelegten Anforderungen im hier definierten Projektsystem (PS) Fachkonzept mit aufzunehmen.

Im SAP ERP System stellt das Projekt die allgemeine Definition und damit den verbindlichen Rahmen für einen Projektstrukturplan (PSP) dar. Der Projektstrukturplan strukturiert die eigentlichen Kontierungselemente des Projektes – die Projektstrukturplanelemente (PSP-Elemente), die zu einem Projekt angelegt werden können und die das Projekt in Teilaufgaben oder Maßnahmen strukturieren.

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Projektleiter (PL)

Projektleiter von ERM ist der Leiter des Präsidialamtes, Projektleiter von SLM der Vizepräsident für Studium und Lehre. Sie stehen in engem Kontakt mit den Projektmanagern und der Gesamtprojektsteuerung, die sicherstellen, dass das Projekt die gewünschten Projektergebnisse in der geforderten Qualität und innerhalb der angegebenen Grenzen von Zeit und Kosten erzeugt.

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Projektmanager (PM)

Die Hauptverantwortung des Projektmanagers liegt darin, sicherzustellen, dass das Projekt die gewünschten Projektergebnisse in der geforderten Qualität und innerhalb der angegebenen Grenzen von Zeit und Kosten erzeugt.

Projektmanager ERM:

  • Müller-Klang, Michaela
  • Nissen, Robert
  • Oeverdieck, Lars

Projektmanager SLM

  • Michael Jeschke

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Prozess-ExpertIn

Prozess-ExpertInnen sind (in der Regel) MitarbeiterInnen aus den Fakultäten, Zentraleinrichtungen und Zentralinstitute der TU Berlin. Sie übernehmen neben den Key Usern eine wichtige Funktion bei der SAP-Einführung.

Neben den Key Usern werden Prozess-ExpertInnen für diejenigen Prozesse benannt, die vor allem die dezentralen Bereiche betreffen. Mit dieser neuen Funktion soll der Austausch zwischen ZUV und dezentralen Bereichen im SAP-Projekt vorangetrieben bzw. gewährleistet werden. Prozess-ExpertInnen für ERM sind dort besonders wichtig, wo etwas Neues bzw. neue Prozesse etabliert werden.

Aufgaben:

  • Einbringen ihres fach- und prozessspezifischen (Hintergrund-)Wissens
  • agieren als MultiplikatorInnen
  • treiben Verbesserung am System voran
  • bündeln der Anforderungen der KollegInnen aus jeweiligem Bereich
  • geben Änderungsvorschläge an die Key User weiter
  • schlagen ggf. übergreifende Standards vor
  • Vorbereitung von Softwaretests (Mitgestaltung an Testfallerstellung) mit Key User
  • Testen von Funktionalitäten in Abstimmung mit Key User
  • Mitarbeit an der inhaltlichen Gestaltung von Schulungsunterlagen und E-Learnings

 

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Prozessverantwortliche/r

Der/die Prozess-Verantwortliche ist eine neue Rolle im SAP-Betrieb.

Aufgaben:

  • Tragen die fachliche Verantwortung für den Gesamtprozess (nicht nur SAP-basiert)
  • Sind zuständig für die Gestaltung aller in seiner/ihrer Verantwortung liegenden Prozesse auch über die Grenzen vor Organisationseinheiten hinaus

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PSP-Element (Bereich PS - Project System)

Während das Projekt lediglich den definierten organisatorischen und strukturellen Rahmen darstellt, sind PSP-Elemente die eigentlichen Kontierungs-, Planungs- und oder Fakturierungselemente eines Projektes im Projektsystem (PS).

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PSP Elemente (Bereich PSM - Public Sector Management)

Projektstrukturplanelemente (PSP-Elemente) sind Stammdaten des Projektsystems (PS) zur Abbildung / Strukturierung von Drittmittelprojekten. Sie können jeweils einzeln geplant, budgetiert und gebucht werden. Sie stehen in den Standardberichten des Projektsystems (PS) für Auswertungen zur Verfügung.Die TU Berlin setzt PSP-Elemente zur Abbildung von Drittmittelprojekten, Projekten im Haushalt und weiteren Kostenträgern ein. Details hierzu sind im Fachkonzept Controlling (CO) und Projektsystem (PS) beschrieben.

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Realisierungs- und Testphase

Aus Theorie wird Praxis: In der Realisierungs- und Testphase werden die Erkenntnisse aus den Fachkonzepten (von der SAP) umgesetzt. Neue Geschäftsabläufe werden implementiert und Erweiterungen der ERP-Lösungen werden entwickelt. Funktionalitäten und Anwendungen werden durch die Key User und Prozess-ExpertInnen im Testsystem der neuen Software getestet. Dabei werden Probleme identifiziert und Lösungen umgesetzt. Am Ende der Realisierungsphase steht der Produktivstart.

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RM

Records Management

Im Records Management wird zukünftig die Projektakte in elektronischer Form vorliegen. Mit ihren Records-Management-Anwendungen in SAP wird die TU Berlin all ihre Geschäftsdokumente zentral verwalten und damit nachvollziehen können, wer wann welche Geschäftsdokumente erstellt oder verändert hat. Vor allem können schnell diejenigen Dokumente gefunden werden, die für den Geschäftsbetrieb relevant sind.

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Rollen und Berechtigungen

Eine Benutzerrolle (oder kurz Rolle) fasst eine Menge von Einzel-Rechten einer Software bzw. in einem Betriebssystem zusammen. Benutzerrollen werden verwendet, um die Einzel-Rechte der vorgenannten Bereiche nicht für jede/n NutzerIn einzeln festlegen zu müssen. Statt vielen BenutzerInnen dieselben einzelnen Rechte direkt zuzuweisen, wird eine Benutzerrolle definiert, welche die zuzuweisenden Rechte enthält. Den BenutzerInnen wird dann jene Rolle und somit die Berechtigung zur Ausführung zugewiesen.

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RSS-Feed

Als Abonnent eines RSS-Feeds erhalten Sie direkt alle Neuigkeiten von der Website per E-Mail zugeschickt. So ist es nicht mehr notwendig, die einzelnen Webseiten einzeln aufrufen zu müssen. Sobald eine Änderung oder Ergänzung in den ausgewählten Webseiten durchgeführt wird, erhält der Abonnent automatisch eine Meldung.

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SAP - Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung

Europas führender Anbieter von Unternehmenssoftware. Tätigkeitsschwerpunkt ist die Entwicklung von Software zur Abwicklung sämtlicher Geschäftsprozesse eines Unternehmens wie Buchführung, Controlling, Vertrieb, Einkauf, Produktion, Lagerhaltung und Personalwesen.

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SAP CO - Controlling

Inhalt: Kosten- und Leistungsrechnung/ Controlling

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SAP Enable Now (EN)

Mit SAP Enable Now (EN) können die AnwenderInnen ausgebildet und bspw. auf die Implementierung einer Software oder auf ein Upgrade vorbereitet werden. Der Navigator ist ein pro-aktiver Assistent im Produktivsystem. Mit Hilfe des Desktop Assistents (DA) ist eine kontextbasierte Inhaltsgestaltung möglich. Mit dem EN lernen die AnwenderInnen nach ihrem eigenen Lern- und Entwicklungsbedarf. Gleichzeitig kann damit Fachwissen gefestigt und aufgebaut werden.

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SAP ER - E-Recruiting

Inhalt: Personalbeschaffung

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SAP FI - Financials

Inhalt: Finanzbuchhaltung inkl. Integration der Nebenbücher (Kunden-, Lieferanten-, Anlagen-, Materialbuchhaltung)

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SAP FI-AA - Financials – Asset Accounting

Inhalt: Anlagenbuchhaltung (gesondert, da in aller Regel herausgehobenes Nebenbuch)

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SAP FI-TV - Travel Management

Inhalt: Reisemanagement

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SAP Fiori

SAP Fiori ist eine Produktsammlung von SAP-Anwendungen, die eine geräteunabhängige Benutzerschnittstelle haben. Fiori soll ein Personalisieren und Vereinfachen von Benutzererfahrung (UX) für SAP-Anwendungen ermöglichen.

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SAP GUI

SAP Graphical User Interface. Der Begriff bezeichnet die grafische Benutzeroberfläche (nicht auf das Design bezogen) eines SAP-Systems sowie dasjenige Programm, das diese Oberfläche bereitstellt und betreibt.

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SAP IdM - Identity Management

Inhalt: Benutzerverwaltung

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SAP JAM

SAP Jam ist eine Kommunikations-Plattform im Unternehmen, auf der sich Kunden, Partner und Mitarbeiter über Anwendungs- und Prozessfragen austauschen, aktuelle Informationen erhalten und mit Experten in Kontakt treten können. SAP Jam unterstützt die interne und externe Zusammenarbeit in Teams, Projekten oder Interessensgruppen, den Austausch von Wissen, Erfahrung, Meinungen und Gedanken usw. sowie den schnellen und zügigen Austausch von Neuigkeiten und Informationen mittels „Feed Updates“.

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SAP MM - Materials Management

Inhalt: Materialwirtschaft: Einkauf, Lager etc.

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SAP-ModulbetreuerIn

Der/die SAP-ModulbetreuerIn ist eine neue Rolle im SAP-Betrieb. Die Rolle entspricht dem/der heutigen FachadministratorIn.

Aufgaben:

  • Customized, entwickelt, behebt Fehler
  • begleitet technische Prozesse und setzt diese um
  • übernimmt 2./3.-Level-Support
  • AnsprechpartnerIn für Projektteam und Key User
  • Weiterentwicklung und Betreuung des SAP-Moduls

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SAP-Modulverantwortliche/r

Der/die SAP-Modulverantwortliche ist eine neue Rolle im SAP-Betrieb.

Aufgaben:

  • Fachlich-inhaltliche Hoheit über alle Modulgruppen der Organisationseinheit
  • Verantwortlich für die Abbildung der Prozesse der Module

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SAP OM - Organisationsmanagement

Inhalt: Organisationsmanagement. Die Komponente OM ermöglicht, die aufgabenbezogene, funktionale Organisationsstruktur (z.B. Abteilungshierarchie) abzubilden.

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SAP PA - Personal Administration

Inhalt: Personaladministration

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SAP PA-PM - Budget Management

Inhalt: Stellenplanmanagement

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SAP PD - Personal Development

Inhalt: Personalentwicklung

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SAP PS - Project System

Inhalt: Abbildung und Weiterbearbeitung von Projekten

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SAP PSM - Public Sector Management

Umfasst die Zusammenführung seiner Bereiche Haushaltsmanagement (Funds Management) und Fördermittelmanagement (Grants Management)

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SAP PSM-FM - Public Sector Management – Funds Management

Inhalt: Haushaltsmanagement

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SAP PSM-GM - Public Sector Management – Grants Management

Inhalt: Drittmittelverwaltung/ Fördermittelmanagement

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SAP PT - Time Management

Inhalt: Personalzeitwirtschaft

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SAP PY - Payroll

Inhalt: Personalabrechnung

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SAP RE-FX - Real Estate Flexible

Inhalt: Flexibles Immobilienmanagement

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SAP-Schulungen

Im SAP-Projekt wird unterschieden zwischen den Schulungen während der Konzeptionsphase und den Endanwenderschulungen kurz vor dem Go-Live.

Während der Konzeptionsphase nehmen MitarbeiterInnen aus den verschiedenen Abteilungen, die die dortigen Prozesse gut kennen, sowie InteressenvertreterInnen aus den Fakultäten an Schulungen bzw. Workshops teil. Dort lernen sie die einzelnen Funktionalitäten kennen und erarbeiten die Anforderungen der TU an die Software.

Im ERM-Projekt findet dieser Input in zwei Phasen statt: Zuerst gibt es eine Grundlagenschulung, dann darauf aufbauend jeweils einen Konzeptworkshop. In den Grundlagenschulungen werden die TeilnehmerInnen mit den Begriffen und Funktionalitäten des jeweiligen SAP-Moduls vertraut gemacht und in die damit verbundenen Prozesse eingeführt. In den Konzeptworkshops werden die Soll-Prozesse entwickelt und definiert.

Schulungen für die (End-)AnwenderInnen finden jeweils erst kurz vor dem Go-Live der fertig angepassten SAP-Module statt und führen in die zuvor erarbeiteten, eingestellten und getesteten SAP-Funktionalitäten ein. Langfristig wird ein SAP-Schulungsangebot im Rahmen des Weiterbildungsportfolios an der TU Berlin etabliert

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SAP SRM - Supplier Relationship Management

Inhalt: Lieferantenanbindung/ Bestellabwicklung

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SAP Standard

Die Firma SAP stellt sogenannte Standardsoftware für unterschiedliche Branchen her. Im Hochschulbereich entwickelte SAP auf Basis langjähriger Projekterfahrung das „Hochschulreferenzmodell“. Darin wurden Voreinstellungen integriert, die für diese Branche und deren Prozesse typisch sind und die nahezu immer gleich ablaufen. Die Anforderungen der TU Berlin an ihre neue Software wurden in Konzeptionsworkshops erfasst und anschließend von SAP in Konzepten festgeschrieben. Diese werden nach Abnahme der TU realisiert und das neue System entsprechend der Anforderungen eingestellt. Spezielle Anforderungen an das SAP System, die bisher kein anderer Kunde äußerte, werden innerhalb des Projektes entwickelt und neu programmiert.

Vorteile der Standardsoftware: schnellere  Betriebsbereitschaft als bei Individualwicklungen und eine gesicherte Weiterentwicklung der Software durch regelmäßige Updates durch die SAP.

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SAP Student Lifecycle Management (SAP SLcM)

Zu SAP SLcM gehört die Abbildung sämtlicher Geschäftsprozesse der Studierendenverwaltung sowie weiterer akademischer Services und Unterstützungsprozesse, z.B. Personalverwaltung oder Rechnungswesen in einer integrierten Lösung.

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SAP-SystemadministratorIn

Der/die SAP-SystemadministratorIn ist eine neue Rolle im SAP-Betrieb.

Aufgaben:

  • verantwortlich für Hardware und Betriebssysteme
  • Pflege der Systeme
  • Administration der IT-Infrastruktur
  • behebt technische Fehler
  • Softwareverteilung

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SAP-Workshops

In den SAP-Workshops werden die Bedarfe und Anforderungen von den TU-Beschäftigten an das neue SAP-System formuliert und definiert.

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Segmente

Das Segment ist ein organisatorisches Kontierungselement des externen Rechnungswesens, welches in der Regel einem abgegrenzten Tätigkeitsbereich oder Verantwortungsbereich entspricht. Dem Segment können in der Finanzbuchhaltung (FI) erfasste Wertebewegungen zugerechnet werden.

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SLM

Student Lifecycle Management

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Soll-Prozesse

Eine Prozessanalyse vergleicht den Ist- mit dem Soll-Zustand eines Prozesses. Der Ist-Prozess beschreibt die aktuellen Abläufe, der Soll-Zustand, wie der Prozess zukünftig einmal laufen soll.

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Statistische Kennzahlen (Bereich CO - Controlling)

Die Statistischen Kennzahlen dienen im SAP ERP System als Basis für Verrechnungen oder als weitere Informationen im Berichtswesen für eine/n Kostenstellen- oder Profit Center-Verantwortliche/n.
Statistische Kennzahlen sind rein mengenmäßige – also nicht bewertete – Größen, z.B. Anzahl Mitarbeiter/innen, Anzahl Quadratmeter etc., die auf Kostenstellen und / oder Kostenträger gebucht werden und für folgende Zwecke gebraucht werden:

  • für die Kennzahlenbildung in Kostenstellen- und Kostenträgerberichten,
  • als Basisgröße für Verteilungen und Umlagen (z.B. Umlage einer Gebäudekostenstelle auf einzelne Endkostenstellen nach Quadratmetern).

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Stellen

Stellen gruppieren Planstellen nach gleichartigen Tätigkeiten. Jede Planstelle ist genau einer Stelle zugeordnet. Eine Stelle kann mehrere Planstellen umfassen. Wenn Informationen an Stellen hinterlegt werden, können sie an zugeordnete Planstellen "vererbt" werden. Dadurch reduziert sich der Pflegeaufwand der Daten.

Beispiel: Die Planstellen Reisekostensachbearbearbeitungen A - E, F - K, L - P usw. werden zur Stelle Reisekostensachbearbeitung gruppiert. Die Aufgaben sind identisch, die Zuständigkeit unterscheidet sich.

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Stellenbewertung

Die Stellenbewertung ist die Soll-Vergütung, die sich z.T. aus MA-Gr./Kr. Ableitet. Es handelt sich um die Bewertung des Aufgabengebietes (z.B. gemäß BAK) und nicht nach der individuellen Eingruppierung. Mehrere mögliche Werte sind zusammengefasst wiedergegeben. E 13 - A 16 (E 13 bis A 16) bedeutet z.B. E 13, E 14, E 15, A 13, A 14, A 15 oder A 16.

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Steuerkennzeichen

Das Steuerkennzeichen im SAP ERP-System definiert einen Steuervorgang, aus welchem der Steuerbetrag automatisch ermittelt werden kann. Außerdem steuert das Steuerkennzeichen die automatische Verbuchung der Steuerbeträge auf Steuerkonten.

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Tagesabschluss

Zum Tagesabschluss werden die Bestände in der Bankbuchhaltung den Beständen externer Bankkonten gegenübergestellt.

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Teilprojekt TP

Das Programm Campusmanagement besteht aus den zwei Projekten ERM und SLM. Jedem Projekt gehören Teilprojekte mit konkreten Bereichen an, wie Drittmittel, Schulungen, Datenmigration und Studierende. Insgesamt gibt es 16 Teilprojekte.

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TeilprojektleiterIn TP

Der/die TeilprojektleiterIn ist dafür verantwortlich, dass seinem/ihrem Teilprojekt zugeordneten Ergebnisse ebenso in der geforderten Qualität und innerhalb der angegebenen Grenzen von Zeit und Kosten erzeugt werden. Er/sie plant das Teilprojekt im Detail und kann eigenverantwortlich die Bearbeitung von Arbeitspaketen und Aufgaben im Teilprojekt an ExpertInnen und ProjektmitarbeiterInnen delegieren. Er/sie ist zentraler AnsprechpartnerIn für alle Fragen des Teilprojektes.

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Transaktion / Transaktionscode

Jede Transaktion in SAP (bspw. Belege buchen, manuelle Abschreibung, MitarbeiterIn anlegen) besteht aus einem vierstelligen Transaktionscode. Jeder Code besteht aus Zahlen und Buchstaben und ist einer einzelnen Aktion zugeschrieben.

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tubIT

IT-Service-Center der TU Berlin. Ziel des tubIT ist eine konsequente Umsetzung des kooperativen Versorgungsmodells: effiziente Versorgung mit Basisdiensten und Unterstützung bei der Entwicklung und Einführung einer dem Forschungsbedarf angepassten IT-Infrastruktur.

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tuKERP

TU-Kompetenzzentrum SAP-ERP-Dienste

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tuPORT - Portal

Die zentrale Anlaufstelle für alle künftigen SAP- und Nicht-SAP-Anwendungen. Die Technologie des Portals basiert auf dem SAP-Launchpad und ist ein Produkt des Enterprise Portals.

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UI5

User Interface der Generation 5. Eine intuitive Oberflächengestaltung, die an die moderne Nutzerbedienfreundlichkeit angepasst ist. Im Gegensatz zur SAP GUI (zielt auf formale Bedienbarkeit ohne Design ab) bezieht sich UI5 auf das Design. Auch eine Fiori-Anwendung ist eine UI5-Oberfläche.

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Vier-Augen-Prinzip

Das Vier-Augen-Prinzip besagt, dass kritische Tätigkeiten nicht von einer einzelnen Person durchgeführt werden sollen bzw. dürfen. Ziel ist es, das Risiko von Fehlern und Missbrauch zu reduzieren. Kritische Tätigkeiten bspw. im Rahmen der Kreditorenbuchhaltung sind die Stammdatenpflege, (hier insbesondere die Pflege der Bankdaten) sowie die gleichzeitige Buchung und Zahlung von Rechnungen. Beide Tätigkeiten dürfen nicht durch dieselbe Person ausgeführt werden.

FAQ-Liste

WebDynpro

Die SAP-Technologie dient dem Erstellen von webgestützten Anwendungen, die mit einem SAP ERP und anderen Systemen zusammenarbeiten. Sie wird im Browser ausgeführt, ein derzeit aktives Beispiel ist die Ergebniseinsicht der Studierenden und die Notenverbuchung für Fachgebiete (beides SLM Prüfungsmanagement).

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Wissenschaftliche Führungskräfte

Definition im Organisationsmanagement: Wissenschaftliche Führungskräfte umfassen alle Planstellen, die von Wissenschaftler*innen besetzt werden und die einen wissenschaftlichen Tätigkeitsschwerpunkt haben. Dazu gehören z.B. Dekan*innen, Prodekan*innen, Geschäftsführende Direktor*innen, Fachgebietsleitungen und wissenschaftliche Führungskräfte von Zentraleinrichtungen (ZE) und -instituten (ZI). Mitglieder des Präsidiums werden aufgrund der Führungskräfteprofile der Besoldung als "Führungskräfte Verwaltung" geführt. Wissenschaftlichen Leitungen von ZEs und ZIs leiten in der Regel zudem noch ein Fachgebiet. Führungskräfte, bei denen ein Professorentitel Einstellungsvoraussetzung ist, werden ebenfalls als wissenschaftliche Führungskräfte betrachtet.

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Workflow

Beschreibung eines arbeitsteiligen, meist wiederkehrenden Geschäftsprozesses. Durch den Workflow werden die Aufgaben, Verarbeitungseinheiten sowie deren Beziehungsgeflecht innerhalb des Prozesses (z.B. Arbeitsablauf und Datenfluss) festgelegt.

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Zuwendungsgeber (Bereich PSM - Public Sector Management)

Die Drittmittelgeber werden im Fördermittelmanagement (PSM-GM) als „Drittmittelgeber“ angelegt. Im Stammsatz des Zuwendungsgebers werden dessen individuelle verwaltungstechnischen Anforderungen erfasst. Bei manchen Zuwendungsgebern variieren diese Anforderungen abhängig von der Art der bewilligten Förderung. Da eine Stammdatenintegration mit der Finanzbuchhaltung (FI) besteht, werden Drittmittelgeber in Kontengruppen angelegt, die ebenfalls in der Debitorenbuchhaltung vorhanden sind.

Einige Stammsatzeinträge der Zuwendungsgeber werden automatisch beim Anlegen einer Förderung mit Bezug auf diesen Zuwendungsgeber übernommen. Diese Vorschlagswerte dienen als Ausgangspunkt und können überschrieben werden.

Das Fördermittelmanagement (PSM-GM) nutzt im SAP ERP System die Funktionalität des Geschäftspartners. Dabei wird ein Geschäftspartner mit der Rolle des Drittmittelgebers im SAP ERP System hinterlegt.

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Zusatzinformationen / Extras

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