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TU Berlin

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Partizipation

Die schrittweise Umstellung und Zusammenführung administrativer Prozesse mittels einer integrierten SAP-Software tangiert nahezu alle Bereiche der Universität. Dem entsprechend sollen die verschiedenen Interessen und Perspektiven Berücksichtigung finden und eine breite Teilhabe am Campusmanagement-Programm ermöglicht werden.

Können sich die Fakultäten und Zentralen Einrichtungen in das Projekt einbringen?

Ja, jederzeit. Wir freuen uns sehr, wenn wir Hinweise zu unserer Arbeit und zum Projekt direkt aus der Universität bekommen. Zögern Sie nicht, uns anzusprechen. Die Kontaktdaten zum Change Management (Direktzugang 172902) und weitere Informationen (Direktzugang 165267) finden Sie auf unserer Website.

FAQ-Liste

Wie werden die Fachgebietssekretariate einbezogen?

Im ERM-Lenkungskreis ist mit Irene Hube-Achter eine Fachgebietssekretärin vertreten, die in die Abnahme der Fachkonzepte und alle weiteren Meilensteine als Entscheiderin eingebunden ist. Darüber hinaus sind in alle ERM-Workshops VertreterInnen der Fakultäten einbezogen worden.

In die SLM-Workshops wurden die Fachgebiete und damit auch die Fachgebietssekretariate ebenfalls von Anfang an einbezogen (http://www.innocampus.tu-berlin.de/slm/informationsmaterial/workshops/). Ebenso waren  drei Fachgebietssekretärinnen am Prototyping Prüfungsmanagement beteiligt. Auch im SLM-Lenkungskreis gibt es mit Frau Yamina Gorek eine Vertreterin der Fachgebietssekretariate.

FAQ-Liste

Was haben die Arbeitsgruppen im Vorprojekt gemacht und was für AGs gab es?

In den Arbeitsgruppen (AGs) zum Vorprojekt wurden Ideen und Wünsche der am Prozess beteiligten Personen und Gruppen den Gesetzen und Vorgaben gegenüber gestellt und zu einem nachhaltigen Ergebnis geführt. Folgende AGs setzten sich zu unterschiedlichen Aufgabenbereichen zusammen:

  • Ausschreibung/ Einstellung
  • Berichtswesen
  • Beschaffung
  • Daten
  • Eingangsrechnung
  • Elektronische Projektanzeige
  • Eventmanagement
  • Forschungsdatenbank
  • Kapazitätsberechnung
  • Lehraufträge
  • Promotionsakte
  • Prozesse
  • Raumvergabe
  • Rechnungslegung/ Forderungsmanagement
  • Reisekosten
  • Status
  • Stipendiaten

FAQ-Liste

Wie sind die neuen Soll-Prozesse in den Arbeitsgruppen entstanden bzw. wie entstehen sie?

Gemeinsam mit einer Vielzahl von Fach- und InteressenvertreterInnen sowie ExpertInnen (z.B. aus Verwaltung, Fakultäts-Service-Centern und Fachgebieten, Sekretariaten oder ProfessorInnen), die täglich mit den jeweiligen Arbeitsabläufen in Berührung kommen, wurden  Ist-Prozesse analysiert und  in konstruktiven Diskussionen neue Soll-Prozesse entwickelt. Nähere Informationen zu den Arbeitsgruppen finden Sie unter Direktzugang 173130.

FAQ-Liste

Wie werden die Vorschläge der späten, alten AGs im Projekt weiter operationalisiert? Werden die AG-Mitglieder eingebunden?

Die Ergebnisse aller AGs des ERM-Vorprojektes werden in den Workshops berücksichtigt. Lücken, die ggf. zwischen der SAP-Standardsoftware mit dem zur Verfügung stehenden Hochschulreferenzmodell und den ERM-Soll-Prozessen entstehen, werden aufgeklärt und Lösungen dazu entwickelt. Darüber hinaus sind die Workflows, die in den Soll-Prozessen eine hervorgehobene Rolle gespielt haben, noch nicht Gegenstand der Konzeptionsworkshops im ERM-Projekt. Diese werden erst in der zweiten Konzeptionsphase definiert, die im November beginnt.

FAQ-Liste

Zu Beginn des Projektes wurden an der TU Berlin die Ist- und Soll-Prozesse beschrieben. Warum passiert das jetzt schon wieder? Warum werden die Soll-Prozesse erneut diskutiert?

 

Die Ergebnisse aus den Arbeitsgruppen des ERM-Vorprojekts sind in den Ausschreibungsprozess geflossen. Gleichzeitig haben wir eine Standardsoftware mit einem Hochschulreferenzmodell von der SAP eingekauft, in das Erfahrungen von SAP aus der Arbeit mit fast 50 Universitäten eingeflossen sind. Zum jetzigen Zeitpunkt wird herausgearbeitet, wo die Lücken sind und mit welchen Change Request (Änderungsanforderungen) wir diese schließen.

Jeder Change Request wird seitens der SAP finanziell bewertet und kann von den ProjektleiterInnen bzw. dem Lenkungsausschuss genehmigt werden. Aus dem Antrag wird ein Änderungsauftrag, der dann umgesetzt wird.

Für SLM gilt: In die Erstellung der neuen Prozesse sind die Fakultäten und insbesondere die ReferentInnen für Studium und Lehre eng einbezogen worden. Die erarbeiteten Prozesse sind Bestandteil der Leistungs-beschreibung. Bei der Umsetzung mit dem SAP-Standard und den Erweiterungen mit dem Template der itelligence werden hier stellenweise kleinere Änderungen vorgenommen.

FAQ-Liste

Wer legt die TesterInnen für die Testphase fest?

Das steht noch nicht fest. Generell haben die jeweiligen TeilprojektleiterInnen die Verantwortung für die Testphase und damit auch für die Gewinnung von TesterInnen. Während bei SLM über das Verfahren des Prototyping immer wieder neue TesterInnen in die Optimierung der Funktionalitäten einbezogen werden, wird es bei ERM einen definierten Zeitraum für die Testphase geben (3. Quartal 2017). Ein abgestimmtes Vorgehen der TeilprojektleiterInnen aus ERM wird derzeit erarbeitet.

FAQ-Liste

Zusatzinformationen / Extras

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