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TU Berlin

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SAP-Einführung allgemein

Mit dem Programm Campusmanagement werden die Kernaufgaben der Universität – Studium, Lehre, Forschung – durch effektive und effiziente Verwaltungsprozesse unterstützt. Campusmanagement, das bedeutet die IT-gestützte Zusammenführung aller administrativen Prozesse mit einer erweiterten SAP-Standardsoftware nach dem Hochschulreferenzmodell der SAP.

Weitere interessante Fragen und Antworten finden Sie untenstehend.

Warum führt die TU Berlin das neue SAP-System ein?

Mit dem Campusmanagementprojekt sollen die Kernaufgaben der Universität – Studium, Lehre, Forschung – durch effektivere und effizientere Verwaltungsprozesse unterstützt werden. Dabei geht es um die IT-gestützte Zusammenführung möglichst aller administrativen Prozesse mit dem Ziel, den Service zu verbessern, Kapazitäten besser zu nutzen und eine konsistente Erfolgskontrolle zu ermöglichen.

FAQ-Liste

Mit welchem Ziel führt die TU Berlin das neue Campusmanagementsystem ein?

Mit der Einführung und Nutzung des Campusmanagementsystems verfolgt die TU Berlin das Ziel, die Qualität der Arbeitsprozesse zu erhöhen und somit die Arbeitsverdichtung zu verhindern bzw. zu verringern.

FAQ-Liste

Welcher Projektzeitraum ist vorgesehen?

Zunächst etwa drei Jahre. Allerdings entwickeln sich die Anforderungen und das System ständig weiter, sodass es immer kleinere Projekte im SAP-Umfeld geben wird.

FAQ-Liste

Steht der Nutzen der SAP-Einführung im Verhältnis zu Kosten und Aufwand?

Ziel ist die Einführung eines integrativen Systems, um universitätsweit mit einheitlichen Daten zu arbeiten, damit Arbeitsprozesse benutzerfreundlich und leicht verständlich ablaufen können. SAP ist hierfür ein sehr gutes, anerkanntes und erfolgreiches System.
Der Aufwand im Rahmen der Einführung wird zwar für uns alle nicht gering sein, aber wir erwarten einen langfristigen und nachhaltigen Nutzen für die gesamte TU Berlin. Dadurch etablieren wir für die Universität eines der weltweit modernsten IT-Systeme an Hochschulen.

FAQ-Liste

Müssen durch das neue SAP-System noch mehr Aufgaben von den MitarbeiterInnen erledigt werden?

Nein, es wird keinen Stellenabbau geben. Beschlossen wurde das mit der Prozessvereinbarung zwischen den Personalräten und der Hochschulleitung. Im Rahmen der Einführung und Nutzung des Campusmanagementsystems sollen den Beschäftigten Entwicklungsmöglichkeiten im Sinne einer persönlichkeitsförderlichen Arbeitsgestaltung geboten werden. 

FAQ-Liste

Was kann die Software?

SAP ist eine Software zur Abwicklung sämtlicher Geschäftsprozesse eines Unternehmens bzw. einer Organisation, wie Buchführung, Controlling, Vertrieb, Einkauf, Produktion, Lagerhaltung und Personalwesen. Zusätzlich können sämtliche Studierendenbelange eingebunden und abgebildet werden.

Diese Daten sind miteinander vernetzt, wodurch eine doppelte Datenhaltung und -pflege entfällt, Fehler vermieden werden und abrufbar sind.

FAQ-Liste

Wie sieht unser SAP-System am Ende aus?

Das können wir noch nicht sagen, da SAP für die TU Berlin eine Standard-Software mit unseren Anforderungen und Bedürfnissen baut bzw. anpasst. Das SAP-Projekt ist vergleichbar mit einem verdeckten Puzzle. Zu Beginn wissen wir nur, das fertige Bild stellt ein Haus dar. Mit jeder umgesetzten Phase können wir ein Puzzleteil umdrehen und mit anderen Teilen zusammenfügen. In der Testphase werden die Puzzleteile einzeln und in Verbindung zu anderen Puzzleteilen unter die Lupe genommen. Erst am Ende zeigt sich uns allen das Bild in seiner Gesamtheit und mit all seinen detaillierten Ausprägungen.

FAQ-Liste

Was ist bzw. heißt SAP-Standard?

Die Firma SAP stellt sogenannte Standard-Software für unterschiedliche Branchen her. Im Hochschulbereich entwickelte SAP auf Basis langjähriger Projekterfahrung das „Hochschulreferenzmodell“. Darin wurden Voreinstellungen integriert, die für diese Branche und deren Prozesse typisch sind und die nahezu immer gleich ablaufen. Die Anforderungen der TU Berlin an ihre neue Software wurden in Konzeptionsworkshops erfasst und anschließend von SAP in Konzepten festgeschrieben. Diese werden nach Abnahme der TU realisiert und das neue System entsprechend der Anforderungen eingestellt. Spezielle Anforderungen an das SAP System, die bisher kein anderer Kunde äußerte, werden innerhalb des Projektes entwickelt und neu programmiert.

Vorteile der Standard-Software: schnellere  Betriebsbereitschaft als bei Individualwicklungen und eine gesicherte Weiterentwicklung der Software mithilfe regelmäßige Updates durch die SAP.

FAQ-Liste

Muss die TU Berlin ihre Anforderungen an die technischen Möglichkeiten des Systems anpassen?

Geplant ist, dass alle gemeinsam erarbeiteten Soll-Prozesse technisch bestmöglich im System umgesetzt werden. Nichtsdestotrotz implementiert die TU Berlin mit SAP eine Standardsoftware, deren Zukunftsfähigkeit vor allem in der systematischen Wartung und Weiterentwicklung besteht. Um diese Vorteile zu nutzen, müssen Soll-Prozesse und technische Möglichkeiten aufeinander abgestimmt werden.

FAQ-Liste

Sind bei Änderungen der Abläufe der TU Berlin Anpassungen der Software möglich?

Ja. Im Rahmen des Teilprojekts Schulungen werden unsere MitarbeiterInnen qualifiziert, um das SAP-System in Zukunft pflegen und weiterentwickeln zu können.

FAQ-Liste

Kann es in der Übergangsphase vom Alt- zum SAP-System zu Schwierigkeiten kommen?

Die Übergangsphase vom Alt- zum Neusystem ist tatsächlich besonders kritisch. Um diese Phase zu meistern, gilt: Testen, testen, testen. Natürlich wird das SAP-System erst vollständig eingesetzt, wenn wir von seiner Funktionstüchtigkeit überzeugt sind. Dennoch kann es immer wieder zu Sonderfällen und Erschwernissen kommen, die vorher nicht abzusehen waren. Diese Fälle werden dann so schnell wie möglich im Rahmen des Einführungssupports nachbearbeitet und implementiert.

FAQ-Liste

Erfolgt eine SAP-Einführung als Big Bang oder schrittweise?

Zuerst geht das SLM (Student Lifecycle Management) mit SAP phasenweise zum Wintersemester 2016/2017 an den Start. Ende November 2016 startete der Betrieb mit drei Pilotstudiengängen – Physik (Bachelor und Master) und der Masterstudiengang Historische Urbanistik. ERM folgt ab Januar 2018 bis ins Jahr 2019 hinein schrittweise. Zuerst gehen die Module Identitätsmanagement, Organisationsmanagement und Personaladministration an den Start.

Über den aktuellen Stand informiert das Change Management u.a. auf der Website (Direktzugang 165267) und im Newsletter (Direktzugang 172925).

FAQ-Liste

Wie wird die Organisation (Personen/Stellen) nach dem Projekt gestaltet sein?

Hierzu können noch keine verbindlichen Aussagen getroffen werden. Das Team des Teilprojektes Organisationsmanagement bildet in den nächsten Wochen und Monaten die Organisationsstruktur der TU Berlin ab.

Das Change Management (Direktzugang 126194) ist wichtiger Bestandteil des Projektes. Es informiert MitarbeiterInnen regelmäßig über den aktuellen Stand und lädt zum Dialog ein.

FAQ-Liste

Bezieht sich die SAP-Einführung ausschließlich auf die Zentrale Universitätsverwaltung?

Nein. Die Einführung betrifft alle Verwaltungsprozesse und betrachtet diese aus einem End-to-end-Blickwinkel. Prozesse werden also vom dezentralen Startpunkt (z.B. "Personalbedarf melden“) über die zentralen Verwaltungsabläufe (z.B. „Einstellung durchführen“) bis hin zum dezentralen Prozessende (z.B. „MitarbeiterIn ist an der Fakultät eingestellt“) betrachtet.

FAQ-Liste

Werden bei der Einführung von SAP die Außenstellen (z.B. TIB-Gelände) mit berücksichtigt?

Grundsätzlich wird die neue SAP-Software für alle TU-Standorte eingeführt; sie betrifft alle Verwaltungsprozesse. Der Zugriff auf die einzelnen Funktionsbereiche des SAP-Systems wird sich nach den jeweiligen Rollen und Berechtigungen der einzelnen Beschäftigten richten. Alle Zugriffe, die die Beschäftigten für ihre Arbeit benötigen, werden für sie zugänglich sein.

Wenn die Frage auf den Support abzielt: Selbstverständlich wird es einen Support geben, der den SAP-Betrieb begleitet. Die genauen Strukturen werden derzeit entwickelt und rechtzeitig veröffentlicht. Besonderheiten, die sich möglicherweise durch Außenstellen ergeben, werden in die Konzeption einbezogen.

FAQ-Liste

ERM-Grundmodule: Wer entscheidet, welche Funktionalitäten der Module ausgebaut werden?

Die TeilprojektleiterInnen beantragen einen so genannten Change Request (Änderungsanforderung), der seitens der SAP finanziell bewertet wird und von den Projektleitern bzw. dem Gremium Lenkungsausschuss Campusmanagement genehmigt werden kann. Aus dem Antrag wird ein Änderungsauftrag, der dann umgesetzt wird.

FAQ-Liste

Wie kann man sich bei einer schrittweisen Einführung von ERM (z.B. Personal- und Finanz-Modulen) die Informationsbereitstellung vorstellen?

Mit der SAP-Einführung ist auch die Einführung eines umfassenden Berichtssystems, ein Business Warehouse, vorgesehen. Die Konzeption des Berichtsmoduls startete im November 2016. Die Anforderungen aus den Fachabteilungen und Fakultäten wurden aufgenommen. Dabei wird zu prüfen sein, welche Standardberichte aus den vorhandenen Modulen gezogen werden können und welche Berichte (insbesondere jene, die eine Verknüpfung von Daten aus den unterschiedlichen Modulen erfordern) im Business Warehouse abgebildet werden müssen. Das neue Business Warehouse soll SuperX perspektivisch ablösen.

FAQ-Liste

Die FU Berlin hat auch SAP eingeführt. Gibt es einen Austausch über Aspekte, die nicht gut liefen, um es an der TU Berlin besser zu machen?

An der FU Berlin wurde SAP in den Bereichen Personal (2002) und Finanzen (2003)  sowie für SLM Schritt für Schritt eingeführt. Als Leiter der zuständigen IT-Abteilung war Michael Wilmes, Projektmanager von ERM an der TU Berlin, bis 2007 hierfür verantwortlich. Die TU Berlin profitiert von diesen Erfahrungen. Darüber hinaus kontaktieren die TeilprojektleiterInnen bei offenen Fragen ihre KollegInnen der FU. Ein ganzheitliches SAP-Projekt, wie die TU Berlin es verfolgt, findet sich jedoch weniger in Deutschland, sondern eher an Hochschulen im Ausland – besonders in den USA, den BENELUX-Ländern und in Großbritannien.

Im Bereich SLM bestehen vor allem mit den Universitäten in Ulm und Hannover enge Kontakte, da diese zeitgleich mit der TU Berlin den SLcM implementieren. Mit diesen Hochschulen ist der Projektmanager von SLM, Michael Jeschke, im Gespräch, um u.a. gemeinsame Neuentwicklungen voranzutreiben.

FAQ-Liste

In welcher Sprache ist SAP programmiert?

Die Programmiersprache von SAP ist ABAP (Advanced Business Application Programming), die für die Programmierung kommerzieller Anwendungen im SAP-Umfeld entwickelt wurde und in ihrer Grundstruktur der Programmiersprache COBOL (Common Business Oriented Language) ähnelt.

Die Software hingegen ist auf Deutsch.

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