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TU Berlin

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Technische Fragen zur SAP-Einführung

Mit der integrierten SAP-Software löst die TU Berlin viele bisherige IT-Systeme ab und verknüpft die unterschiedlichen Verwaltungsprozesse miteinander. Hier finden Sie Antworten zu technischen Fragen rund um die SAP-Einführung.

Gibt es Systeme, die neben SAP bestehen bleiben? Wie lange bleiben die alten Programme noch erhalten?

Für ERM gilt: Langfristig werden so viele Prozesse wie möglich über das neue SAP-System laufen, es wird aber auch Schnittstellen zu sogenannten „non-SAP-Lösungen“ geben. Nach der Produktivsetzung der jeweiligen SAP-Module stehen die alten Systeme für die Beschäftigten nicht mehr zur Verfügung. Ausschließlich die Fachabteilungen werden die Altsysteme in einer Archivfunktion im Hintergrund betreiben.

Für SLM gilt insbesondere: Es wird keinen Parallelbetrieb im engeren Sinne geben, auch wenn Teile der HIS-GX-Software noch einige Jahre betrieben werden. Die in QISPOS gebündelten Funktionen rund um Prüfungen werden von SAP abgelöst. QISPOS bleibt voraussichtlich mit lesendem Zugriff für einen Übergangszeitraum verfügbar. POS wird nur noch bis 2020 für auslaufende Diplomstudiengänge im Referat IB verwendet. Bachelor und Master laufen nach Umstellung in SAP.

FAQ-Liste

Welche Funktionen und Fachverfahren fallen durch das neue SAP-System weg?

Ziel ist es, allein für ERM insgesamt 40 IT-Fachverfahren an der TU Berlin abzulösen, wie LOGA, SuperX, LinF, HIS und Futura AVA.

FAQ-Liste

An Fakultäten und Verwaltungseinheiten gibt es spezielle Software-Systemlösungen. Werden diese Lösungen durch die neue ERP- und SLM-Software ersetzt?

Mit der Einführung der ERP- und SLM-Software sollen möglichst viele „Insellösungen“ durch diese integrierten Systeme ersetzt werden. Es ist aber nicht auszuschließen, dass bestimmte Speziallösungen weiter bestehen bleiben und ggf. durch Schnittstellen anzubinden sind.

FAQ-Liste

Was wird sich bei der LinF-Datenerfassung ändern?

Geplant ist, alle Daten, die bereits digital erfasst sind, für die LinF-Auswertung zu nutzen. Hier kommen die Vorteile eines integrierten Systems zum Tragen.

FAQ-Liste

Wer bekommt Zugriff auf das SAP-System?

Das SAP-System wird das führende System für Personal-, Finanz- und Facility-Management sowie Forschungsverwaltung. Die dezentralen und zentralen Stellen werden Zugriff auf die Daten des Systems erhalten.

FAQ-Liste

Wird es einen flächendeckenden Zugriff zu SAP geben?

Der Zugriff auf die einzelnen Funktionsbereiche des SAP-Systems wird sich nach den jeweiligen Rollen und Berechtigungen der einzelnen Beschäftigten richten. Die Beschäftigten werden alle jene Zugriffe, die sie für ihre Arbeit benötigen, erhalten.

FAQ-Liste

Wie werden sich NebenhörerInnen und Erasmus-Studierende zukünftig anmelden?

Nebenhörer werden sich nach dem Go-Live der Studierendenverwaltung auch online für Prüfungen anmelden und weitere Funktionen nutzen. Für Erasmus-Studierende ist die Gleichbehandlung mit ordentlichen Studierenden des jeweiligen Studienganges geplant, d.h. sie können sich auch für Modulprüfungen anmelden.

FAQ-Liste

Was sind Key User?

Key User werden im Zuge der SAP-Einführung an der TU Berlin eingesetzt. Key User sind in der Regel MitarbeiterInnen aus der ZUV der TU Berlin, die über ein großes Fachwissen in den Modulen und Arbeitsprozessen verfügen und mit den Anforderungen der Hochschule an diese Prozesse vertraut sind. Im SAP-Projekt sind sie als „Prozess-SpezialistInnen“ fachliche Ansprechpersonen für KollegInnen im eigenen Bereich sowie für Software-EntwicklerInnen und die IT-Administration. U.a. führen Key User Tests an der Software durch, gestalten die Endanwenderschulungen mit und führen diese, unterstützt durch das Teilprojekt (TP) Schulungen, als TrainerIn durch (auf freiwilliger Basis).

Sie setzen die festgelegten Prozessveränderungen um – initiieren diese ggf. auch – und sind deswegen daran beteiligt, die Software durch Anpassungen weiter zu optimieren. Key User übernehmen jedoch keine Programmieraufgaben, keinen First-Level-Support und sie vergeben keine Rollen und Berechtigungen.

FAQ-Liste

Was sind Prozess-ExpertInnen?

Prozess-ExpertInnen werden in Zuge der SAP-Einführung an der TU Berlin eingesetzt. Sie sind in der Regel MitarbeiterInnen aus den dezentralen Bereichen der TU Berlin. Neben den Key Usern werden Prozess-ExpertInnen für diejenigen Prozesse benannt, die vor allem die dezentralen Bereiche betreffen. Sie kennen die jeweiligen Arbeitsabläufe und Rahmenbedingungen sowie die fachlichen und rechtlichen Anforderungen innerhalb der Fakultäten/Zentraleinrichtungen/Zentralinstitute.

Prozess-ExpertInnen stehen fakultätsübergreifend als Ansprechpersonen für ihre KollegInnen und für Key User zur Verfügung. Sie übernehmen in ihrer Funktion keine Anpassungen an der Software und keine Programmieraufgaben, keinen First-Level-Support und sie vergeben keine Rollen und Berechtigungen.

FAQ-Liste

Wie wird sichergestellt, dass es keine Datenverluste in der Übergangsphase vom Alt- zum Neusystem gibt?

Mithilfe eines umfassenden Datenmigrationskonzeptes, das erstellt und mit allen Beteiligten abgestimmt wird. Zudem können wir auf den vielfältigen Erfahrungen aufbauen, die die Implementierer aus anderen Organisationen mitbringen.

FAQ-Liste

Wie wird die Datensicherheit gewährleistet?

Durch die Datenschutzbeauftragte und das Berechtigungskonzept.

FAQ-Liste

Sind fehlerhafte Altdaten ein Risiko für das neue System?

Die Stammdaten werden zunächst aus dem Altsystem ausgelesen. Anschließend werden sie geprüft, plausibilisiert und bearbeitet, damit sie den Anforderungen des SAP-Systems standhalten und der gleichen Struktur folgen. Erst in korrigierter Form werden die Daten dann in das neue System eingelesen.

FAQ-Liste

Wird eine Statusverfolgung von Vorgängen möglich sein?

Ja. In den Arbeitsgruppen (AGs) zum Vorprojekt wurde dokumentiert, dass eine Statusverfolgung möglich sein muss.

FAQ-Liste

Wird es ein Personal-Kalkulationstool geben und welche Funktionen umfasst es?

Geplant ist eine Personalkostenhochrechnung über die gesamte Einstellungsdauer bzw. eine jahresweise Hochrechnung, die u.a. Stufenaufstiege und Zulagen berücksichtigt. Ziel ist, vor Einstellung der MitarbeiterInnen zu prüfen, ob Mittel ausreichend über die geplante Vertragsdauer zur Verfügung stehen. Die  geplanten Kosten (nach Einstellung der MitarbeiterInnen) sollen dann in ein Personalobligo überführt werden. Dieses Personalobligo soll monatlich abgebaut werden und z.B. auch Tarifsteigerungen, Elternzeit oder Freistellungen berücksichtigen.

FAQ-Liste

Funktioniert SAP auch unter LINUX?

Ja.

FAQ-Liste

Ist SAP auch mit Mac nutzbar?

Ja. Wir gehen davon aus, dass in den Fakultäten ein Browser für die Nutzung benötigt wird. Die von SAP freigegebenen Browser sind:

  • Apple Safari 5.0 unter MAC  10.5/10.6 (Leopard, Snow Leopard)
  • Apple Safari 5.1 unter MAC  10.6/10.7 (Snow Leopard, Lion)
  • Apple Safari 6.0 unter MAC  10.8 (Mountain Lion)
  • Apple Safari 7.0 unter MAC  10.9 (Mavericks)

FAQ-Liste

Ist später SAP auch im Home Office nutzbar?

Hierzu können noch keine verbindlichen Aussagen getroffen werden.

FAQ-Liste

Mit welchen weiteren Browsern sind die SAP-Funktionen nutzbar?

SAP nutzt verschiedene Oberflächen, die unterschiedlich von den Browsern unterstützt werden. Die umfassendste Abdeckung ist uns dabei beim Microsoft Internet Explorer 10 und 11 bekannt. Weitere Browser sind:

  • Microsoft Edge
  • Mozilla Firefox – sog. ESR-Version
  • Apple Safari
  • Google Chrome

FAQ-Liste

Gibt es die Möglichkeit, aus SAP Excel/CSV-Dateien zu ziehen?

Ja. Die Exportmöglichkeiten sind vielfältig und neben Standards, wie .csv und .xls, auch individuell konfigurierbar. Die voreingestellten Export- und Dateiformate werden auf den SAP-Supportseiten auch noch einmal beschrieben, u.a.: Tabellenkalkulation, Lokale Datei (csv etc.).

FAQ-Liste

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