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TU Berlin

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Integration im Kontext des Campusmanagement-Programms

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Im Zuge des Campusmanagements ist stets die Rede von einer „integrierten Softwarelösung“, von „Integrationsthemen“, von der „Integration“ der beiden Projekte ERM und SLM. Die Integration der verschiedenen IT-Lösungen – z.B. SuperX, LOGA oder QISPOS, um nur einige wenige zu nennen – ist ein wichtiger Mehrwert bei der SAP-Einführung an der TU Berlin. Dafür gilt es, auch Kompromisse einzugehen, etwa wenn gut funktionierende, allerdings in sich geschlossene Insellösungen durch SAP-Module abgelöst werden.

Aber was bedeutet „Integration“ eigentlich alles in diesem Zusammenhang? Der Duden kennt für „Integration“, abgeleitet aus dem lateinischen Wort integratio und übersetzt als „Wiederherstellung eines Ganzen“, vier Definitionen:

  • die (Wieder-)Herstellung eines Ganzen aus Differenziertem,
  • die Eingliederung in ein größeres Ganzes,
  • die Verbindung einer Vielzahl von einzelnen Personen oder Gruppen zu einer gesellschaftlichen und kulturellen Einheit und
  • in der Mathematik die Berechnung eines Integrals.

Diese Definitionen werfen die – vielleicht bangen – Fragen auf: War eine Universität jemals ein Ganzes oder wird sie es je sein? Und soll sie es überhaupt sein?

Befassen sich Soziologen mit Hochschulen, beschreiben sie sie als „lose gekoppelte Systeme“ (Weick 2009). Übersetzt heißt das: Eine Fakultät gleicht nicht der anderen, alle Fakultäten zusammen sind ungleich eine gesamte Universität; und eine erfolgreiche Kommunikation zwischen diesen lose gekoppelten Bereichen findet nur zufällig statt. Soziologen wie Stefan Kühl gehen sogar noch einen Schritt weiter und vertreten die Ansicht, dass gerade die Art des losen Zusammenspiels Quelle für den Erfolg von Universitäten sei und den Nährboden für die Leistungen in Forschung und Lehre bereite (Kühl 2011).

Zu Recht stellt sich dann die Frage, warum nun eine integrierte Software in den Fokus gerückt wird. Antwort darauf finden wir in der alltäglich gelebten Praxis der Universität:

  • Vielfach gibt es doppelte Buchführungen, um das eigene Budget tagesaktuell abrufen zu können.
  • Prozesse können nur mit Medienbrüchen durchlaufen werden, d.h. beispielsweise, ausfüllbare pdf-Formulare werden ausgedruckt, per Hauspost übermittelt und die Informationen dann wieder elektronisch erfasst und weiter bearbeitet.
  • Um den verschiedenen Berichtspflichten nachzukommen, muss für die Erhebung der erforderlichen Daten ein hoher Aufwand betrieben werden. Denn die Daten stammen aus mehreren, nicht miteinander verknüpften Quellen (LOGA, LinF, HIS-Systeme). Das hat zur Folge, dass sie mehrfach erfasst werden und oftmals nicht in Gänze übereinstimmen.
  • Wenn in verschiedenen Portalen gearbeitet wird, ist jedes Mal ein Login nötig, was wenig komfortabel ist.
  • Und im Hintergrund schließlich ist eine fortwährende Bearbeitung und Aktualisierung von Schnittstellen unumgänglich, um die bestehenden Querverbindungen am Laufen zu halten. 

Auch wenn in den einzelnen Bereichen die jeweils spezifischen IT-Systeme als passgenau und gut funktionierend wahrgenommen werden, darüber hinaus sind Sie für weitere Nutzerkreise oft nur schwer oder gar nicht anwendbar. Eben solche „Satellitenlandschaften“ (Matros 2017) von IT-Lösungen sollen durch ein Campusmanagement-System abgelöst werden. Denn der Hochschulalltag, der im Zeichen einer zunehmenden Digitalisierung steht, macht es erforderlich, dass neben Forschung und Lehre auch die digitale (Lehr-)verwaltung integriert wird mit dem Ziel, insbesondere die Mobilität der Studierenden zu unterstützen.

Integration im Rahmen der SAP-Einführung heißt also Integration mit Augenmaß, Herstellung eines Ganzen mit Rücksicht auf die Besonderheiten einer Universität. Darin liegt die Herausforderung: eine integrative Software so einzuführen, dass nötige Entscheidungsspielräume in Forschung und Lehre erhalten bleiben und gleichzeitig die beschriebenen Defizite der bestehenden Praxis von doppelter Datenpflege etc. überwunden werden.

Was bedeutet diese Art der Integration für die Beschäftigten, die Organisation, für Prozesse und Technik?

Nehmen wir zunächst den Menschen in den Blick: Im Arbeitsleben von heute, das im Zeichen eines raschen Wandels steht, müssen sich die Beschäftigten darauf einstellen, dass Veränderung nicht punktuell stattfindet, sondern permanent wird. Nur so kann den sich verändernden Anforderungen Rechnung getragen werden. Damit wird auch eine Bereitschaft zu ständiger Weiterentwicklung und lebenslangem Lernen wichtiger denn je, worauf die Organisation gleichermaßen zu reagieren hat: mit Personalentwicklungsmaßnahmen und Kompetenzaufbau; für letzteren wurde das SAP-Trainingszentrum ins Leben gerufen. Die Zusammenarbeit über die Grenzen von Organisationseinheiten verlangt zudem einen ständigen Perspektivwechsel, um verschiedene Nutzersichten zu berücksichtigen. Und die Kommunikation verändert sich: Wir werden mehr miteinander reden müssen. Doch sollte all dies nicht nur als Paket von Anforderungen betrachtet, sondern der Austausch auch als Bereicherung für die eigene Person ebenso wie für ganze Gruppen wahrgenommen werden.

In der Projektarbeit im Campusmanagement-Programm wird einiges davon bereits vorbereitet und umgesetzt: Die Arbeit erfolgt bereichsübergreifend, es gibt ein Key-User-Netzwerk, und der Kompetenzaufbau wird systematisch geplant und angegangen.

In gleichem Maße, da die Angehörigen einer Organisation individuell vor neuen Herausforderungen stehen, muss sich auch die Organisation als Ganzes verändern. Mit Start des Campusmanagements wurde parallel zur bestehenden Linienorganisation eine Projektorganisation geschaffen, in der die Mitglieder aus den verschiedenen Bereichen gemeinsam die beiden Projekte ERM und SLM vorantreiben. Im Weiteren sind neue Organisationseinheiten entstanden bzw. werden noch etabliert, um dem Integrationsanspruch gerecht zu werden. Dazu zählen in erster Linie das Organisationsmanagement, ein SAP-Servicebetrieb sowie das SAP-Trainingszentrum. In diesem Sinne ist das Campusmanagement nicht nur ein IT-Projekt, sondern ein Organisationsentwicklungsprojekt.

Entscheidend trägt dazu bei, dass nunmehr – wie oben beschrieben – Prozesse in den Vordergrund treten. Bestehende Abläufe wurden analysiert und werden in einigen Fällen an die neuen technischen Gegebenheiten angepasst und dank neuer Möglichkeiten optimiert. Um derlei auch künftig zu gewährleisten, werden Prozessmanagement, Prozessverantwortliche und Prozess-ExpertInnen eine wichtigere Rolle spielen.

Bei aller Prozessorientierung bleibt in einem IT-Projekt die Technik selbstverständlich eine ganz wesentliche Dimension der Integration. Die gute Nachricht hier ist: Ein Teil der Arbeit ist im Hintergrund bereits vollbracht. Die technische Basis für die zahlreichen SAP-Module wurde von der TU Berlin abgenommen und steht bereit. Die tubIT hat zudem ein Identitätsmanagement entwickelt, das die zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung über die Selbstbedienungsdienste hinaus bis in die Anwendungen der zentralen Verwaltung ausweitet und regelt. Derzeit stehen die Themen der Cross Applications (Querschnittsanwendungen) im Mittelpunkt der Projektarbeit – damit wird auch die Klammer um die fachlichen Schwerpunkte der Projekte ERM und SLM gezogen. Im Einzelnen geht es hier unter anderem um die Ausgestaltung von Schnittstellen zwischen SAP-Modulen untereinander, aber auch zwischen SAP- und verbleibenden anderweitigen IT-Anwendungen (z.B. MosesKonto), um die technischen Grundlagen für modulübergreifende Genehmigungs- und Freigabeprozesse sowie um die Sicherstellung des Testmanagements. Und schließlich gilt es, das SAP-Projekt mit einem zweiten großen Vorhaben der TU Berlin zu koppeln: dem Relaunch der Website. Hier wird ein Mehrwert durch die Verknüpfung mit Daten aus dem neuen Organisationsmanagement erwartet, die für eine aktuelle Abbildung von Personen und Institutioneninformationen auf der Website sorgen wird.

Und so fügt sich ein Teil zum anderen, Integration vollzieht sich auf verschiedenen Ebenen. Ohne Frage wird die Komplexität damit zunehmen, denn alles hängt mit allem zusammen. Prozesse orientieren sich an den NutzerInnen, sie verlaufen über die Grenzen von Abteilungen, Fachgebieten, Fakultätsverwaltung hinweg. Die Organisation wird diese Prozessabläufe stärker unterstützen müssen – beginnend mit dem neu etablierten Organisationsmanagement bis hin zu einem SAP-Servicebetrieb. Auf technischer Ebene ist eine neue Basis für die SAP-Systeme geschaffen, die übergreifenden Strukturen müssen unterhalten und weiterentwickelt werden. Für all das bedarf es auf Seiten der Beschäftigten entsprechender Kompetenzen und auch der Neugier auf einen Austausch untereinander.

 

von Kirsty Otto und Dr. Cornelia Raue

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