direkt zum Inhalt springen

direkt zum Hauptnavigationsmenü

Sie sind hier

TU Berlin

Inhalt des Dokuments

SAP-Pilotbetrieb auf einen Blick

Lupe

Beteiligte Studiengänge:
B.Sc. und M.Sc. Physik und M.A. Historische Urbanistik

Personenkreis:
Personen, die in einem Arbeitsbereich tätig sind, der Folgendes anbietet:

  • ein Modul für Studierende der o.g. Studiengänge
  • Lehrveranstaltungen für Studierende dieser Studiengänge
  • Prüfungen für Studierende dieser Studiengänge
  • Beratung und Information für Studierende dieser Studiengänge.

Website zum Pilotbetrieb mit Zugang zum neuen Portal tuPORT und Supportangeboten (u.a. Anleitungen, Videos):
pilot.sap.tu-berlin.de

Support:
E-Mail:

Telefon-Hotline: 030 / 314-77 77 7,
erreichbar: Mo, Di, Do, Fr 10 – 12 Uhr und Mi 14 – 16 Uhr

Neu ab 1. Februar 2018:
Ab Februar 2018 finden Sie das Support-Team im tubIT-Laden (Einsteinufer 17, Raum E-N 024, 10587 Berlin).
Sprechzeiten: Mo, Di, Do, Fr 10 – 12 Uhr und Mi 14 – 16 Uhr
Bitte bringen Sie ggf. Ihre TAN-Liste mit.

Sprechstunde für Studierende mit dem Prüfungsamt:
Die Studierenden des Pilotbetriebs können inzwischen wieder alle Sprechzeiten des Prüfungsamts nutzen.

FAQ zum Pilotbetrieb sowie Anleitungen zur Nutzung des Portals für unterschiedliche Nutzergruppen

 

 

SAP-Pilotbetrieb im Prüfungsmanagement für die Studiengänge Physik und Historische Urbanistik

Donnerstag, 02. März 2017

Lupe

Seit Ende 2016 läuft der SAP-Pilotbetrieb. Was verbirgt sich im Detail dahinter? Wer macht mit? Wo bekommen Beteiligte Unterstützung? An dieser Stelle stellen wir die Fakten nochmals zusammen.

Laut Duden kennzeichnet Pilot- etwas als „vorausgeschickten Versuch, als Test zur Feststellung oder Klärung wichtiger Aspekte, Schwierigkeiten“. In der Betriebswirtschaft wird von einer „praktischen Erprobung“, beispielsweise von Geschäftskonzepten, gesprochen. Dabei geht es um technische  Fragen ebenso wie um die Annahme durch die Nutzerinnen und Nutzer. Übertragen auf die TU Berlin bedeutete dies, die Einführung der neuen SAP-Software zunächst auf einen kleinen abgrenzbaren Kreis von Beteiligten zu beschränken. So ging das neue System mit ersten Funktionalitäten im Prüfungsmanagement in Betrieb. Für drei ausgewählte Studiengänge wurde damit QISPOS abgelöst: den Bachelor- und Masterstudiengang Physik sowie den Master Historische Urbanistik. Involviert sind ca. 1.300 Studierende, außerdem die dazu gehörigen Fachgebiete sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Referats Prüfungen – und schließlich die Personen, die im SLM-Projektteam und bei der tubIT für Betrieb, Support und Weiterentwicklung sorgen.

Durch diesen begrenzten Kreis von Nutzerinnen und Nutzern können diese intensiver betreut werden, das Schulungsangebot kann spezifischer gestaltet sein, Hinweisen kann ausführlich und individuell nachgegangen werden. Fehler und Unzulänglichkeiten, die so ein neues System eben doch noch in sich birgt, bringen nicht den Arbeitsalltag ganzer Bereiche zum Erliegen; vielmehr sind rasche Korrekturen möglich oder flexible Alternativlösungen, um kurzfristig zu überbrücken. Mit dem Feedback und der Fehlerbehebung lassen sich wertvolle Rückschlüsse ziehen für eine universitätsweite Inbetriebnahme.

Mit dieser Pionierarbeit einher geht an der einen oder anderen Stelle auch ein Mehraufwand: in den Fachgebietssekretariaten zum Beispiel, weil automatische E-Mail-Bestätigungen noch nicht funktionieren und solange die Kommunikation rund um die Prüfungsanmeldung individuell erledigt werden muss. Das SLM-Team wiederum muss rasch auf etwaige Probleme reagieren, mitunter Interimslösungen schaffen und vor allem viel Aufmerksamkeit auf die Unterstützung und den Austausch mit den Nutzerinnen und Nutzern richten, deren Rückmeldungen gern aufgenommen und gewissenhaft geprüft werden. So findet zum Beispiel während der Pilotphase auch eine spezielle Sprechstunde für die Studierenden der beteiligten Studiengänge im EN-Gebäude statt, wo neben den Sachbearbeiterinnen des Referat Prüfungen auch die Teilprojektleiterin des Prüfungsmanagements und eine Key Userin regelmäßig anwesend sind und bei Bedarf die itelligence-Berater hinzuziehen können. Wird dann eine Fehlermeldung angezeigt oder reagiert das System nicht entsprechend den Erwartungen, sind nicht nur eine schnelle Einschätzung und Ursachenforschung möglich; oft haben die Fachleute auch gleich eine Lösung parat.

Warum kommt es zu Fehlern – wurde das System vorher nicht getestet? Doch, das wurde es. Aber im Echtbetrieb entstehen immer wieder Situationen, die vorher nicht umfänglich berücksichtigt und im Testszenario nicht durchlaufen werden konnten. Denn die Konstellationen von Prüfungsangeboten, Studierenden und Anforderungen sind überaus vielfältig; und aufgrund von Datenschutzaspekten sind  manche Simulationen im Test nicht möglich. Hinzu kommt, dass beispielsweise die Abbildung von Prüfungsordnungen oder Einstellungen von Bescheinigungen nicht kopiert oder aus den Testsystemen transportiert werden können. Sie müssen im Test- wie im Echtsystem manuell gepflegt werden. Der Vorteil des Pilotbetriebs liegt darin, dass auftretende Fehler in kleinem Maßstab wirken, zügig aufgedeckt, beseitigt und für die Zukunft vermieden werden können.

Es ist doch „nur“ Pilotbetrieb – warum sind die Strukturen und Prozesses so kompliziert? Was kaum jemand sieht und merkt, ist das gesamte technische Fundament, auf dem das neue SAP-System überhaupt erst zum Laufen gebracht werden kann – auch für den Pilotbetrieb. Allein die folgenden Elemente stellen nur eine Auswahl dar:

  • SAP-Basis-Infrastruktur: Auf Seiten der tubIT wurde und wird für die notwendige Hard- und Software gesorgt. Leistungsstarke Datenbankserver und Speicher wurden in Betrieb genommen, eine Infrastruktur für das neue Portal tuPORT wurde geschaffen. 
  • SAP Identity Management: Eine zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung wird ausgebaut und damit schrittweise das bisher genutzte System TUBIS schrittweise abgelöst.
  • SAP GUI (Graphical User Interface): Dahinter steckt die grafische Benutzeroberfläche des SAP-Systems, die vor allem in den zentralen Verwaltungsbereichen zum Einsatz kommt – im Pilotbetrieb im Referat Prüfungen.
  • SAP Enterprise Portal: Für die verschiedenen Zielgruppen der TU Berlin (Studierende, Beschäftigte in unterschiedlichen Bereichen) gilt es, einen zentralen Einstiegspunkt für den Zugriff auf die Dienste zu schaffen. Dieses neue Portal hat den Namen tuPORT bekommen. Erreichbar ist es derzeit über die Website zum Pilotbetrieb pilot.sap.tu-berlin.de vorerst nur für die Beteiligten des Pilotbetriebs.
  • SAP Betriebsprozesse: Hier geht es um die Gewährleistung des laufenden Betriebs, um Wartung und um Absicherungsprozesse.
  • SAP SLcM und it.education: Diese auf SAP basierende Branchenlösung für Hochschulen unterstützt die studienbezogenen Prozesse – von der Immatrikulation über Prüfungen bis zum Abschluss. Für den Pilotbetrieb wurden zunächst Funktionen für Prüfungsmanagement und Benotung implementiert. Notwendig für die Inbetriebnahme war die Migration von Studierendendaten und -leistungen aus den bisher genutzten HIS-GX-Systemen SOS/POS sowie dem  MTS (Modultransfersystem, Eigenentwicklung der TUB).
  • Schulungen und Support: Speziell für den Pilotbetrieb wurden Schulungen konzipiert, durchgeführt und Supportangebote entwickelt.

Bevor es nun über das Pilotvorhaben hinaus in die nächsten Phasen des Projekts geht, müssen erst einmal alle Elemente für das Prüfungsmanagement in den drei Pilotstudiengängen vollständig und reibungslos funktionieren – sowohl auf der Ebene der Endanwenderinnen und -anwender als auch hinsichtlich der im Hintergrund ablaufenden Prozesse. Wenn das sichergestellt ist, kann eine Ausweitung auf weitere Studiengänge erfolgen – und damit auf Studierende, Fachgebiete und Beschäftigte in Abteilung IB.

Das SLM-Team berät derzeit mit den Beteiligten und mit den Projektgremien über die verschiedenen Optionen. Es gilt Vor- und Nachteile abzuwägen, Fragen etwa zu Datenmigration, Abbildung von Studienordnungen, Verknüpfungen zu anderen Modulen, Auswirkungen bzw. Anforderungen an das Identity Management zu berücksichtigen. So wird mit Hochdruck an einem neuen Zeitplan – sowohl für das SLM- als auch für das ERM-Projekt – gearbeitet. Sobald eine aktualisierte Planung vorliegt, wird darüber selbstverständlich informiert. Ganz sicher ist auch, dass jede weitere Ausweitung – ob über die nächsten Studiengänge oder im Hinblick auf weitere Funktionalitäten – auch rechtzeitig von einem entsprechenden Angebot an Schulungen und Unterstützungsmöglichkeiten begleitet wird.

Zusatzinformationen / Extras

Direktzugang

Schnellnavigation zur Seite über Nummerneingabe

Kontakt

Prof. Dr. Hans-Ulrich Heiß
Projektleiter SLM
Vizepräsident für Lehre, Digitalisierung und Nachhaltigkeit der TU Berlin
Straße des 17. Juni 135
10623 Berlin
+49 (0)30 314-24040

Kontakt

Michael Jeschke
Projektmanager SLM
innoCampus
Sekr. E1
E 115
Straße des 17. Juni 136
10623 Berlin
+49 (0)30 314-25756
michael.jeschke@tu-berlin.de

Kontakt

Chris Hieblak
Projektmanagement Office SLM
Sekr. E1
Raum E 116
Straße des 17. Juni 136
10623 Berlin
+49 (0)30 314-29782
c.hieblak@tu-berlin.de

Website mit Link zum Portal, Anleitungen und Kontakt zum Support:

pilot.sap.tu-berlin.de