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TU Berlin

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FAQs tubCloud

Häufig gestellte Fragen zur Benutzung von der tubCloud.

Zugriff auf die tubCloud

Welche Möglichkeiten gibt es auf die Daten in der tubCloud zuzugreifen?

Vorkonfigurierte Sync-Clients und Mobile Apps in TU-Design gibt es kostenlos ferner über: https://updates.tubcloud.tu-berlin.de/

Muss ich wirklich etwas bei mir installieren?

Nein. Eigentlich kann man alles vom Browser aus steuern und durch Runter- und Hochladen aktuell halten. Die Installation eines Sync-Clients ist nur dann relevant, wenn man die Vorteile unter "Pro und Contra: Sync-Client" nutzen möchte.

Wann benutze ich den Browser und wann die Sync-Clients?

Der Browser kann ohne Installation von jedem beliebigen Browser genutzt werden, sofern man "online" ist. Vorsicht ist hier vor allem bei der Passworteingabe auf fremden Geräten geboten. Das Passwort könnte hier mitgeschnitten werden!

Pro und Contra: Browser (Web-UI)

Vorteile der tubCloud im Browser sind u.a.:

  • aktueller Stand der Daten (im Moment des Öffnens)
  • gemeinsames Arbeiten möglich (z.B. über Texteditor oder OnlyOffice)


Nachteile der tubCloud im Browser:

  • Dateien müssen ggf. runtergeladen, verändert und wieder hochgeladen werden
  • Daten stehen offline nicht zur Verfügung

Pro und Contra: Sync-Client

Vorteile des Sync-Clients:

  • Dateien (oder Auswahl der Dateien) stehen lokal zur Verfügung
  • Dateien können direkt bearbeitet werden und werden dann automatisch in der tubCloud aktualisiert
  • lokales Bearbeiten ist auch ohne Internetverbindung möglich (die Synchronisierung findet jedoch nur online statt)
  • Dateien werden zwischen Server und lokalem Gerät aktuell gehalten
  • ermöglicht auch das Arbeiten auf verschiedenen Geräten (zu Hause / Büro oder Laptop / Desktop)
  • Daten aus der tubCloud können mit einem lokalen Backup gesichert werden

Nachteile des Sync-Clients:

  • offline vorgenommene Änderungen könnten nach dem Synchronisieren bereits mit einer aktuelleren Version (z.B. durch andere Nutzer) überschrieben werden
  • Fehler beim Synchronisieren müssen ernst genommen werden, da sonst die Daten auf dem lokalen Client und denen in der tubCloud nicht mehr synchron sind

Bitte beachten Sie, dass in der tubCloud große Mengen an Daten abgelegt werden können. Insbesondere können z.B. über Teams auch Ordner mit vielen Daten an Sie geteilt werden. Ggf. müssen Sie je nach Festplattengröße (und Internetleitung) mit der selektiven Synchronisation auf die Ordner einschränken, die Sie lokal auf Ihrer Festplatte speichern bzw. synchronisieren lassen wollen.

Was ist WebDAV

"WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning) ist ein Netzwerkprotokoll zur Bereitstellung von Dateien über das Internet. Es basiert auf dem Hypertext Transfer Protocol (HTTP/1.1). Mit WebDAV können ganze Verzeichnisse übertragen werden. [...] WebDAV ist definiert im Standard RFC 4918."

Quelle: Wikipedia

Das heißt also, dass Sie das Verzeichnis Ihres tubCloud-Speichers als Netzlaufwerk in den Datei-Explorer bzw. Dateimanager Ihres Computers einbinden können.

Alle gängigen Betriebssysteme (Linux, Windows, MacOS) unterstützen diese Zugriffsform - in der Regel enthalten Datei-Explorer bzw. Dateimanager eine Schnittstelle für WebDAV-Ressourcen, so dass keine zusätzliche Software benötigt wird.

Nicht alle Server und Clients sind mit dem WebDAV-Protokoll so kompatibel und stabil, wie die von aktuellen Linux-Distributionen. Eventuell ist z.B. ein Upload von großen oder vielen Dateien über den Browser sehr viel schneller als über WebDAV. Womöglich sollte unter Windows und MacOS eher der Sync-Client eingesetzt werden.

Welche Apps/Programme können die WebDAV-Schnittstelle nutzen?

Neben dem herkömmlichen Betriebssystem selbst, gibt es auch eine Reihe mobiler Apps, die Ihre Daten via WebDAV synchronisieren können.

Einige zufällige Beispiele sind:

Angaben zur Nutzung des Speichers bei Verbindung über WebDAV

Ist die tubCloud über WebDAV (Windows) eingebunden, kann es zu einer "irreführenden" Angabe hinsichtlich des freien/belegten Speichers kommen. Windows Explorer zeigt dort Angaben zum lokalen Speicher, die in keinem Zusammenhang stehen mit dem genutzten/ungenutzten Speicher der tubCloud. Auf diese Angaben haben wir keinen Einfluss, da sie vom Windows Explorer generiert werden. Die realen Angaben zu dem genutzten bzw. ungenutzten Speicher können entweder der Webseite oder dem Sync-Client entnommen werden.

Problem beim Verbinden über WebDAV

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Sollten Sie Probleme beim Verbinden über WebdAV unter Windows haben, versuchen Sie alternativ bitte folgende Schritte:

Öffnen Sie Computer. Klicken Sie in der oberen Leiste auf "Netzlaufwerk verbinden".

Tragen Sie als Ordner folgendes ein: https://tubcloud.tu-berlin.de:443/remote.php/webdav

Setzen Sie das Häckchen bei „Verbindung mit anderen Informationen erstellen

Bestätigen Sie den Dialog mit "Fertig stellen" und geben im nächsten Schritt Ihren TUB-Account und das Passwort ein.

Sharing / Teilen

Wie kann man Dateien gemeinsam bearbeiten/teilen?

Das Grundprinzip der tubCloud besteht darin, dass man als Nutzer*in Dateien in Ordnern zentral speichern und via Browser, App oder Sync-Client auf verschiedenen Gräten (Homeoffice, Büro, etc.) abrufen kann.

Möchte man Ordner/Dateien gemeinsam bearbeiten, so gibt es hierfür mehrere Wege:

  1. Ein gemeinsames Einrichtungs- oder Teamshare
  2. Teilen mit einer oder mehreren Personen
  3. Federated Sharing (zu anderen Forschungseinrichtungen außerhalb der TU Berlin)
  4. Teilen über einen Link


Das Teilen über den Link sollte man nur wählen, wenn die anderen beiden Möglichkeiten nicht in Frage kommen.

Was sind Einrichtungs-Shares?

Einrichtungs-Shares sind für Mitarbeiter*innen der TU Berlin eingeführt worden. Sie tragen den Kurznamen der Einrichtung und die Endung _member (z.B. zecm_member). Alle Mitglieder einer Einrichtung können automatisch diesen Ordner sehen und darin schreiben.

Dateien, die man im _member Ordner ablegt, werden nicht der eigenen Quota zugerechnet, sondern die der Einrichtung.

Wie richtet man Teamshares ein und welche Vorteile haben diese?

Teamshares kann man über die Teamverwaltung im TU Portal einrichten. Hierfür muss man im Besitz der Teamverwalter Rolle sein.

Die Teamshares tauchen bei den Teammitgliedern nach einiger Zeit (spätestens am nächsten Tag) unter /Shared und unter Mit Ihnen/Dir geteilt in der Seitenleiste der tubCloud auf.

Was ist Federated Sharing und wie kann ich es nutzen?

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Mittels Federated Sharing ist es möglich, Dateien und Ordner mit anderen Nutzer*innen zu teilen, die auf einer anderen Nextcloud oder ownCloud "zu Hause" sind.

Hierzu muss diese Cloud Teil unserer Föderation sein (also als vertrauenswürdig eingestuft sein) und es muss die Federated ID des/der Empfänger*in bekannt sein.

Um die eigene ID zu erfahren, wählt man in der tubCloud im Browser:

  1. Einstellungen
  2. Teilen
  3. Ihre Federated-Cloud-ID

Alternativ: https://tubcloud.tu-berlin.de/settings/user/sharing

Die Federated-Cloud-ID kann beim Teilen im Feld `Name oder Federated-Cloud-ID` eingegeben bzw. hineinkopiert werden. Danach kann man über die drei Punkte hinter dem Namen einstellen, welche Berechtigungen vergeben werden sollen.

Wie funktioniert das Teilen über einen Link und was sollte ich dabei beachten?

Das Teilen über einen Link sollte immer dann verwendet werden, wenn das interne Teilen oder das Teilen über die Federated-Cloud-ID nicht möglich ist.

Die Idee ist: Die tubCloud erzeugt einen schwer zu erratenden Link, den man über E-Mail, Messenger, Webseite u.Ä. verteilen kann und den jede*r Empfänger*in nutzen kann, der/die im Besitz des Links ist oder diesen errät.

Dieses Prinzip macht das Verfahren anfällig gegen:

  • systematische Angriffe gegen die tubCloud (Brute-Force-Attacken, Durchprobieren aller Möglichkeiten)
  • das (evtl. versehentliche) Weitergeben der Links
  • Ausspähen der Links auf dem Transportweg (Abfangen von E-Mails o.Ä.)

Deshalb sollte man bei der Vergabe der Rechte so restriktiv wie möglich vorgehen und die o.g. Gefahren im Auge behalten.

  1. Setzen Sie ein Passwort und übermitteln Sie dieses über einen anderen Kanal (z.B. Link per Mail und Passwort via Messenger)
  2. Setzen Sie ein Ablaufdatum und verteilen Sie bei Bedarf lieber einen neuen Link.
  3. Nutzen Sie nach Möglichkeit diese Variante nicht zur "Bearbeitung"

Die Voreinstellungen sind so gewählt, dass Sie an die wichtigsten Punkte immer erinnert werden. Es gibt aber immer Anwendungsfälle, in denen andere Einstellungen sinnvoll sind. Deshalb können Sie alle Voreinstellungen auch abwählen oder ändern.

Was steckt hinter dem Ordner `/Shared` und was sollte ich damit (lieber nicht) tun?

In /Shared tauchen alle Dateien und Ordner auf, die mit Ihnen geteilt wurden. Wenn Sie wollen bzw. wenn das Ihrer Struktur hilft, können Sie die Ordner (über den Browser) auch an einen anderen Platz verschieben.

Sie sollten vermeiden, eigene Ordner unter /Shared abzulegen. Ordner, die Sie mit anderen teilen, legen Sie am besten unter /Public o.ä. ab oder lassen die Daten schlicht dort, wo sie in Ihrer eigenen Ablage am besten liegen.

Wir empfehlen Ihnen, Inhalte, die Sie mit anderen teilen, aus dem /Shared  Ordner an eine andere Stelle (z.B. /Public) zu verschieben. Somit vermeiden Sie ein mögliches Verschwinden aus dem /Shared .

So können Sie jederzeit im Browser links unter Freigaben einsehen, was Sie alles geteilt haben und was mit Ihnen geteilt wurde.

Was passiert mit Shares von Kolleg*innen oder Kommuliton*innen, wenn diese die Uni verlassen?

Nach einer Übergangsfrist werden die Daten von allen Personen, die nicht mehr Mitglied der TU sind, gelöscht. Hiervon gibt es keine Ausnahmen, da die rechtliche Grundlage für die Speicherung der Daten damit nicht mehr vorliegt.

Sollen die Daten auch nach Beendigung der Mitgliedschaft an der TU Berlin noch zur Verfügung stehen, sollten diese Daten in einem Teamshare oder einem Einrichtungsshare aufgehoben oder rechtzeitig an eine andere Person übergeben werden.

Wie kann ich Shares "ablehnen" / löschen?

Kontextmenü einer mit mir geteilten Datei
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Klickt man im Browser auf die drei Punkte hinter einer geteilten Datei, wird u.a. `Freigabe aufheben` angeboten.

Wie teile ich Dateien mit Personen in anderen Unis?

Nutzen Sie hierfür Federated-Cloud-IDs oder falls das nicht möglich ist, einen Link via E-Mail. Bei Kooperationspartner*innen könnte es ferner nützlich sein, die Partner*innen als außerordentliche TU-Mitglieder zu registrieren und dann über ein Team mit ihnen zusammen zu arbeiten.

Datensicherheit und "verschwundene" Dateien

Wie sicher sind die Daten in der tubCloud?

Für jeden Cloud-Datenspeicher (nicht nur die tubCloud) gilt: "Die Cloud ist kein Backup". Halten Sie immer eine lokale Kopie vor.

Sie sollte weder wie eine (externe) Backup-Festplatte benutzt werden, noch kann sich 100%ig auf die ständige Abrufbarkeit (Verfügbarkeit) der Daten verlassen werden.

Wird die tubCloud zur Synchronisation der lokalen Festplatte genutzt, so werden eventuelle defekte Dateien, die z.B. durch einen Programmfehler, Malware oder ein Versehen beschädigt werden, auch in die Cloud synchronisiert.

Auch wenn die ZECM höchste Ansprüche an die Verfügbarkeit des Dienstes stellt und dieser über zwei Rechenzentrumsstandorte bereitgestellt wird und für höchste Ausfallsicherheit sorgt, kann beispielsweise ein Ausfall des WLAN-Routers im Homeoffice oder ein Routingfehler beim Internetanbieter dazu führen, dass die tubCloud doch nicht verfügbar ist.

Kurz: Die Daten sind auf hohem Niveau geschützt und wir arbeiten permanent an der Verbesserung der Verfügbarkeit. Aber eine lokale Kopie über Sync-Clients und ein zusätzliches Backup z.B. auf eine externe Festplatte sind dringend angeraten.

Welche Maßnahmen werden zur Sicherung der Daten getroffen?

Die Daten des Cloud-Speichers liegen in mehreren Netzwerk-Dateisystemen an zwei Standorten innerhalb der TU und werden regelmäßig gesichert und maximal 30 Tage auf Bandsicherungen aufbewahrt.

Dieses Backup dient ausschließlich dem Zweck der Notfallwiederherstellung bei einem globalen Störungsfall!

Individuelle Daten werden nur in absoluten Ausnahmefällen wiederhergestellt, da dies sehr zeitaufwendig für alle Betroffenen ist.

Was tun, wenn Daten verschwunden sind?

1. Die absolute Nummer #1 von (scheinbar) verschwundenen Daten betrifft das "Shared-Verzeichnis": Alle Dateien unterhalb von /Shared können unter gewissen Umständen von der tubCloud "ausgeblendet" werden.

In der ursprünglichen Idee ist der "Shared" Ordner ein Metaordner, in dem Ihnen Dateien/Ordner angezeigt werden, die mit Ihnen geteilt wurden. Da leider seitens tubCloud nicht verhindert wird, dass dort auch eigene Dateien angelegt werden, kommt es zu diesem Fehler.

Das kann nachhaltig verhindert werden, indem man niemals selbst Ordner oder Dateien direkt unterhalb von /Shared anlegt. Teilen Sie stattdessen direkt aus den Projektordnern oder legen Sie einen Ordner /Public an, aus dem Sie anderen Nutzer*innen teilen.


2. Fehlfunktionen z.B. des Sync-Clients können Datenverlust zur Folge haben. Wenn Ihnen "Was tun, wenn Daten verschwunden sind?" nicht hilft oder Daten immer wieder verschwinden, müssen Sie sich mit einer möglichst genauen Schilderung des Problems und aussagekräftigen Screen-Shots und Fehler-Nachrichten an uns wenden.

Fehlen Daten, die mit Ihnen (z.B. über Teamfunktion) geteilt wurden, brauchen wir dringend den Eigentümer (Sender) der Dateien. Im Fall von Teamfunktionen sind das immer sog. Service-User der Einrichtungen, die das Team angelegt haben. Hier benötigen wir die Kurznamen der Einrichtungen, also z.B. `zecm`.

In jedem Fall benötigen wir Ihren Nutzernamen in der tubCloud. Also den Namen, unter dem Sie sich bei der tubCloud (und jedem anderen Dienst) anmelden.

 

 

Falscher Alarm von AntiVir für den Sync-Client

Oftmals erkennt die AntiVir Software von Avira den tubCloud-Client als einen Trojaner. Dies ist ein falscher Alarm. Sie können dies ignorieren.

Maximale Dateigröße bei Uploads

Die maximale Dateigröße beträgt 20 GB. Die angezeigte maximale Dateigröße berücksichtigt jedoch auch die verbleibende Quota. Angezeigt wird immer die maximale Größe die aktuell noch verfügbar ist.

Da bei der Dateiübertragung neben den Nutzdaten auch Metadaten übertragen werden müssen, kann die tatsächliche maximale Dateigröße um 1-2 GB abweichen.

Es können nicht mehr als 20 Dateien gleichzeitig hochgeladen werden. Das Uploadlimit gilt für die Gesamtgröße aller Dateien.

Hinweis zur gemeinsamen Nutzung von OnlyOffice

In OnlyOffice geöffnete Dateien werden erst in die NextCloud geschrieben, nachdem alle Nutzer*innen die Datei geschlossen haben (z.B. durch Tab-Schließen oder Klicken auf andere Dateien innerhalb der tubCloud) D.h. auch, dass die Aktualisierungen nicht über den tubCloud-Client synchronisiert werden, bevor nicht alle die Datei im Browser geschlossen haben.

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Tel. 314 - 28 000
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