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TU Berlin

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OnlyOffice

Mit ONLYOFFICE stellen wir eines der meistgefragten Features für die tubCloud zur Verfügung:

das gleichzeitige Online-Bearbeiten von Office-Dokumenten im Team. Der Clou dabei ist, dass Sie nicht einmal ein Wordprogramm auf Ihrem Rechner benötigen, lediglich einen Webbrowser.

Für das kollaborative Arbeiten an Dokumenten sind Sie endlich nicht mehr von Google Docs abhängig, sondern können dies bequem über die tubCloud tun, worüber sich auch der Datenschutz freut.

Alle Bearbeiter*innen sehen in ONLYOFFICE nahezu synchron die aktuellste Fassung der Datei. Im Hintergrund wird ständig gespeichert, was Sie einerseits vor lästigen Datenverlust schützt. Andererseits brauchen Sie nicht mehr daran zu denken, immer wieder zwischen zu speichern und können sich voll und ganz auf die Bearbeitung konzentrieren.

Features

Als klassische Office Suite bringt ONLYOFFICE folgende Funktionen mit:

  • Gemeinsames Editieren von Dokumenten
  • Permanente Hintergrundspeicherung
  • Textverarbeitung
  • Tabellenkalkulation und
  • Präsentationssoftware
  • Kompatibilität mit gängigen Datei-Formaten inkl. Exportfunktion

Nutzung

Zur Verwendung melden Sie sich wie gewohnt an der tubCloud an: https://tubcloud.tu-berlin.de/

Wenn Sie den Dateinamen eines ONLYOFFICE-Dokuments (z.B. .docx, .odt, .xlsx, .ods, .pptx, .odp,...) in Ihrer tubCloud anklicken bzw. ein neues ONLYOFFICE-Dokument hinzufügen, wird ONLYOFFICE automatisch gestartet.

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Möchten Sie das Dokument wieder schließen, können Sie dies ganz einfach über das kleine Ordnersymbol mit dem Pfeil -> oder das Menü Datei -> „Dateispeicherort öffnen“ tun.

Dabei wird die Datei gespeichert. In der Ordneransicht klicken Sie auf den Dateinamen, um wieder in ONLYOFFICE zu gelangen.

Tipps: Klicken Sie in der tubCloud auf das Icon statt auf den Dateinamen, können Sie Informationen beispielsweise über letzte Aktivitäten, die verschiedenen Versionen der Datei einsehen bzw. einen Kommentar anlegen, die Datei teilen oder den Link zu dieser Datei kopieren. Möchten Sie die Datei herunterladen, klicken Sie auf das Dreipunkte-Menü "…" und wählen "Herunterladen".

Neue ONLYOFFICE-Datei erstellen

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Öffnen Sie den Ordner, in dem Sie ein ONLYOFFICE-Dokument erstellen wollen und klicken Sie oben auf das Pluszeichen. Wählen Sie:

  • Dokument aus, wenn Sie eine Word-Datei erzeugen möchten,
  • Tabelle, wenn Sie eine Tabellenkalkulationsdatei anlegen möchten oder
  • Präsentation, wenn Sie eine Präsentationsdatei erstellen möchten.

Hinweis: die Auswahlmöglichkeiten "Datei hochladen", "Neuer Ordner" und "Neue Textdatei" (d.h. eine Datei mit Text und ohne jegliche Formatierung) gab es bereits vor der Einführung von ONLYOFFICE. Neu hinzu gekommen sind die Punkte "Dokument", "Tabelle" und "Präsentation".

Vorhandene Datei öffnen

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Klickt man in der tubCloud eine Datei, die ONLYOFFICE bearbeiten kann, über ihren Namen an, wird sofort das ONLYOFFICE-Textverarbeitungs-, -Tabellenkalkulations- bzw. -Präsentationsbearbeitungs-Programm geöffnet, das den entsprechenden gängigen Softwareprodukten ähnelt und damit intuitiv nutzbar ist.

Gemeinsames Bearbeiten

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Das zentrale Feature von ONLYOFFICE ist die Möglichkeit, eine geteilte Datei gleichzeitig gemeinsam zu bearbeiten. Alle Bearbeiter*innen sehen dabei immer die aktuellste Fassung der Datei.

Wichtige Voraussetzungen:

  • Alle Bearbeiter*innen müssen online sein und gleichzeitig im Webbrowser die Datei geöffnet haben.
  • Um eine Datei gemeinsam bearbeiten zu können, muss diese bzw. der übergeordnete Ordner freigegeben sein.

Tipps:

Damit alle Bearbeiter*innen wirklich dieselbe Datei öffnen, kann es hilfreich sein, den tubCloud-internen Link für die Datei zu verschicken. Hierzu gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Mit den drei Punkten (...) neben dem zu bearbeitenden Dokument öffnen Sie das Kontextmenü dieser Datei.
  2. Über Details (i) gelangen öffnen Sie die Seitenleisten rechts.
  3. Nun können sie über das Clipboard/Klemmbrett-Symbol mit dem Pfeil <- den eindeutigen Link auf diese Datei kopieren.
  4. Über eine E-Mail, ein Chatfenster o.ä. können Sie nun an allen Beteiligten mittels "Einfügen" (z.B. Strg-V oder CMD-V) den Link zur Datei übermitteln.
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Sollte die Datei noch nicht für alle Bearbeiter*innen zugänglich sein, lässt sich das leicht direkt aus ONLYOFFICE heraus korrigieren:

  1. Klicken Sie auf das Symbol mit den zwei Personen und dem “+” Zeichen oben rechts. Es öffnet sich die bekannte Seitenleiste.
  2. Jetzt können Sie Bearbeiter*innen anhand ihrer E-Mailadresse suchen und hinzufügen.

Die geteilten Dokumente können dann in der tubCloud unter “Mit Ihnen geteilt” gefunden werden. Optional können Sie Ihren Kolleg*innen wie oben beschrieben den Link zur Datei zukommen lassen.

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Texte der anderen Benutzer*innen erscheinen, wie hier im Screenshot sichtbar:

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Das Nachverfolgen von Änderungen kann über das Symbol am unteren rechten Bildschirmrand oder oben über den Menüpunkt "Zusammenarbeit" > "Nachverfolgen von Änderungen" aktiviert werden

Bekannte Probleme

Eine Änderung einer außerhalb der tubCloud bearbeiteten und über den tubCloud/Nextcloud-Client synchronisierten Datei passiert zeitversetzt und kann dazu führen, dass unterschiedliche Fassungen (conflict-Dateien) angelegt werden oder letzte Änderungen in der tubCloud überschrieben werden.

Auch das Hochladen einer zuvor heruntergeladenen und offline bearbeiteten Datei kann diese Folgen haben.

Wir empfehlen vor einer Offline-Bearbeitung und dem Hochladen in die tubCloud bzw. dem Synchronisieren mit der tubCloud immer den Status einer Datei in der tubCloud zu überprüfen und ggf. die neuere Datei herunterzuladen.

Zusatzinformationen / Extras

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