Umgang mit Metadaten in Collabora
Kurzbeschreibung
Sie erfahren hier, wie der Umgang mit Metadaten in Collabora gehandhabt wird.
gehört zu Dienst
Stand vom
19.04.2023
Umgang mit Metadaten
Personenbezogene Daten werden bei der Arbeit mit Collabora in der tubCloud (Aktivitäten und Versionen) gespeichert. Die Metadaten liegen alle in den Datenbanken der tubCloud auf Servern der TU Berlin vor und werden nicht weitergegeben.
Bei Teilen von Dateien und dem gemeinsamen Arbeiten mit Dokumenten sind entsprechende Metadaten jedoch von den Empfänger*innen der Datei einsehbar. Im folgenden gehen wir auf diese Metadaten genauer ein.
Nicht nur bei der Arbeit in Collabora sollte erwogen werden lediglich das PDF zu einem Dokument zu teilen bzw. zu versenden da hierbei bereits die meisten Metadaten entfernt werden.
Änderungen verfolgen
Über den Menüpunkt "Bearbeiten", "Änderungen", "Aufzeichnen" kann die Aufzeichnung von Änderungsinformationen an oder ausgeschaltet werden. Bei der Erstellung eines neuen Textes ist die Aufzeichnung deaktiviert.
Änderungsaufzeichnungen
Welche Änderungsaufzeichnungen gemacht wurden kann man unter "Bearbeiten", "Änderungen", "Verwalten…" einsehen.
Änderungsaufzeichnungen
Hier werden Namen, Datum der Änderung angezeigt und können Kommentare dazu verfasst werden. Nach dem Annehmen oder Ablehnen der Änderungen und erneutem Speichern werden diese Daten verworfen. Sie stehen dann ggf. noch in einer älteren Version der Datei zur Verfügung.
Versionen
Über den Menüpunkt "Datei", "Versionsgeschichte anzeigen" können die einzelnen Bearbeitungsschritte der Datei angezeigt werden.
Aktivität
Hier werden jedoch keine Personenbezogenen Daten angezeigt.
Aktivität
Wer wann Änderungen am Dokument vorgenommen hat kann fragmentarisch über den Reiter „Aktivität“ eingesehen werden.
Diese Daten werden jedoch nicht im Text gespeichert, können aber beim Teilen jeder Datei in der tubCloud angesehen werden.Speichert man die Datei unter einem neuen Namen (Datei, Speichern unter…), gehen diese Informationen verloren.
Namen der Bearbeiter*innen
Während des gemeinsamen Arbeitens an einem geteilten Dokument sieht man die Namen der jeweiligen Bearbeiter*innen.
Ein pseudonymes Bearbeiten für alle außer dem*der Ersteller*in der Texte ist möglich, indem der Text über einen Link geteilt wird und dieser von den bearbeitenden Personen aus einem privaten Fenster (je nach Browser auch Inkognito) aufgerufen wird. In diesem Fall wird man nach einem Namen gefragt, der während der Bearbeitung angezeigt und auch so im Änderungsverlauf gespeichert wird.
Eigenschaften
Der*die Ersteller*in des Dokuments wird in den Dokumenteneigenschaften erfasst. Unter "Datei", "Eigenschaften" kann man diese Daten einsehen und auch löschen.
Eigenschaften
Schaltet man „Benutzerdaten verwenden“ aus, so werden diese nicht im Dokument hinterlegt. Ferner kann man mit „Eigenschaften zurücksetzen“ weitere Metadaten entfernen:
Kommentare
Kommentare können im Text hinzugefügt werden, enthalten den Namen, Datum und Uhrzeit des Kommentars. Auch hier gilt, bei pseudonymer Bearbeitung über einen Link wird das Pseudonym gespeichert. Kommentare können jederzeit aus dem Dokument entfernt werden. Speichert man danach das Dokument unter einem neuen Namen, sind diese Informationen auch über die Versionsgeschichte nicht mehr einsehbar.
Zusammenfassung
Möchte man möglichst wenig personenbezogene (Meta) Daten in einem geteilten Dokument, sind folgende Punkte zu beachten:
Änderungsaufzeichnung deaktivieren, alle Änderungen annehmen oder ablehnen (kann über Verwalten… geprüft werden)
Alle Kommentare aus dem Dokument entfernen.
Über Datei, Eigenschaften, Benutzerdaten verwenden deaktivieren und Eigenschaften zurücksetzen.
Datei unter neuem Namen speichern und erst dann teilen.
Exportiert man die Datei als PDF (Standard) oder EPUB (insb. für mobile Geräte und eReader) werden weitere Daten reduziert. Soll die Datei nach der Weitergabe nicht weiter verarbeitet werden, sind diese Formate zu bevozugen.
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