Zentraleinrichtung Campusmanagement

Umgang mit Metadaten in Collabora

Kurzbeschreibung

Sie erfahren hier, wie der Umgang mit Metadaten in Collabora gehandhabt wird.

gehört zu Dienst

tubCloud

Stand vom

19.04.2023

Umgang mit Metadaten

Personenbezogene Daten werden bei der Arbeit mit Collabora in der tubCloud (Aktivitäten und Versionen) gespeichert. Die Metadaten liegen alle in den Datenbanken der tubCloud auf Servern der TU Berlin vor und werden nicht weitergegeben.

Bei Teilen von Dateien und dem gemeinsamen Arbeiten mit Dokumenten sind entsprechende Metadaten jedoch von den Empfänger*innen der Datei einsehbar. Im folgenden gehen wir auf diese Metadaten genauer ein.

Nicht nur bei der Arbeit in Collabora sollte erwogen werden lediglich das PDF zu einem Dokument zu teilen bzw. zu versenden da hierbei bereits die meisten Metadaten entfernt werden.

 

Änderungen verfolgen

Über den Menüpunkt "Bearbeiten", "Änderungen", "Aufzeichnen" kann die Aufzeichnung von Änderungsinformationen an oder ausgeschaltet werden. Bei der Erstellung eines neuen Textes ist die Aufzeichnung deaktiviert.

Änderungsaufzeichnungen

Welche Änderungsaufzeichnungen gemacht wurden kann man unter "Bearbeiten", "Änderungen", "Verwalten…" einsehen.

Änderungsaufzeichnungen

Hier werden Namen, Datum der Änderung angezeigt und können Kommentare dazu verfasst werden. Nach dem Annehmen oder Ablehnen der Änderungen und erneutem Speichern werden diese Daten verworfen. Sie stehen dann ggf. noch in einer älteren Version der Datei zur Verfügung.

Versionen

Über den Menüpunkt "Datei", "Versionsgeschichte anzeigen" können die einzelnen Bearbeitungsschritte der Datei angezeigt werden.

 

 

 

Aktivität

Hier werden jedoch keine Personenbezogenen Daten angezeigt.

 

Aktivität

Wer wann Änderungen am Dokument vorgenommen hat kann fragmentarisch über den Reiter „Aktivität“ eingesehen werden.

Diese Daten werden jedoch nicht im Text gespeichert, können aber beim Teilen jeder Datei in der tubCloud angesehen werden.Speichert man die Datei unter einem neuen Namen (Datei, Speichern unter…), gehen diese Informationen verloren.

Namen der Bearbeiter*innen

Während des gemeinsamen Arbeitens an einem geteilten Dokument sieht man die Namen der jeweiligen Bearbeiter*innen.

Ein pseudonymes Bearbeiten für alle außer dem*der Ersteller*in der Texte ist möglich, indem der Text über einen Link geteilt wird und dieser von den bearbeitenden Personen aus einem privaten Fenster (je nach Browser auch Inkognito) aufgerufen wird. In diesem Fall wird man nach einem Namen gefragt, der während der Bearbeitung angezeigt und auch so im Änderungsverlauf gespeichert wird.

Eigenschaften

Der*die Ersteller*in des Dokuments wird in den Dokumenteneigenschaften erfasst. Unter "Datei", "Eigenschaften" kann man diese Daten einsehen und auch löschen.

 

Eigenschaften

Schaltet man „Benutzerdaten verwenden“ aus, so werden diese nicht im Dokument hinterlegt. Ferner kann man mit „Eigenschaften zurücksetzen“ weitere Metadaten entfernen:

 

Kommentare

Kommentare können im Text hinzugefügt werden, enthalten den Namen, Datum und Uhrzeit des Kommentars. Auch hier gilt, bei pseudonymer Bearbeitung über einen Link wird das Pseudonym gespeichert. Kommentare können jederzeit aus dem Dokument entfernt werden. Speichert man danach das Dokument unter einem neuen Namen, sind diese Informationen auch über die Versionsgeschichte nicht mehr einsehbar.

Zusammenfassung

Möchte man möglichst wenig personenbezogene (Meta) Daten in einem geteilten Dokument, sind folgende Punkte zu beachten:

  1. Änderungsaufzeichnung deaktivieren, alle Änderungen annehmen oder ablehnen (kann über Verwalten… geprüft werden)

  2. Alle Kommentare aus dem Dokument entfernen.

  3. Über Datei, Eigenschaften, Benutzerdaten verwenden deaktivieren und Eigenschaften zurücksetzen.

  4. Datei unter neuem Namen speichern und erst dann teilen.

Exportiert man die Datei als PDF (Standard) oder EPUB (insb. für mobile Geräte und eReader) werden weitere Daten reduziert. Soll die Datei nach der Weitergabe nicht weiter verarbeitet werden, sind diese Formate zu bevozugen.

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