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ZE CampusmanagementUmgang mit Metadaten in ONLYOFFICE

"das Wort tubIT in roter Schrift auf weißem Grund"

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Umgang mit Metadaten in ONLYOFFICE

ONLYOFFICE speichert Metadaten bei der Bearbeitung von Dokumenten

  • E-Mailadresse
  • Datum und Uhrzeit der Bearbeitung
  • Art der Bearbeitung

Alle Daten werden nur auf den Servern der TU-Berlin und im eigenen Rechenzentrum gespeichert. Besondere Vorsicht ist beim Teilen der Dokumente geboten. Jede*r kann die Daten einsehen.

Versionen

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ONLYOFFICE speichert sehr häufig Zwischenstände, um eine Zusammenarbeit zu gewährleisten und um z.B. bei Netzwerkstörungen o.ä. möglichst wenig Änderungen zu verlieren.

Jede Änderung wird protokolliert.

Klickt man die Version an, wird markiert, was in dieser Zeit geändert wurde, so ist nachvollziehbar, was in welcher Zeit geschrieben wurde.

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Speichert man eine Kopie, so ist in der Historie nur noch das Speichern der Kopie mit Datum und Uhrzeit sichtbar. Diese Datei mit neuem Namen, kann dann z.B. geteilt werden.

In einer PDF-Version ist keine Historie enthalten. Die Metadaten sind hier stark reduziert. Nach Möglichkeit sollten Dateien als PDF weitergegeben werden.

Dokumenteninformationen

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Über die Dokumenteninformationen, ist es über den Punkt „Zuletzt geändert von“ möglich, den Namen zu erkennen.

Ebenfalls ist es möglich, den/die Verfasser*in namentlich zu erkennen.

Notizen

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Notizen beinhalten auch E-Mail, Datum und Uhrzeit.

In der linken Leiste kann man eine Übersicht aller Notizen aufrufen und mit dem Papierkorbsymbol löschen.

tubCloud Versionen

tubCloud speichert auch Versionen. Die Anzahl wird hier von Nextcloud selbst gesteuert.

Durch Vergleichen der unterschiedlichen Versionen kann auch hier der Fortschritt nachvollzogen werden. Auch hier hilft das Speichern der Datei unter neuen Namen.

Pseudonymes Editieren

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Teilen der Datei mit "Bearbeiten" erlauben und mit einem Passwort versehen.

Link selbst kopieren und/oder an Kolleg*innen weitergeben

Privates Fenster (Firefox) öffnen und Link hinein kopieren. Man wird nach einem Pseudonym gefragt.

In der Versionshistorie, taucht dann immer der*die Eigentümer*in der Datei statt dem Pseudonym auf.

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