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TU Berlin

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Filterregel einrichten (OWA)

  1. Mit TUB-Account und Passwort unter https://exchange.tu-berlin.de/owa einloggen
  2. Oben rechts mit Klick auf das Zahnrad die "Einstellungen" und im sich öffnenden Dropdown-Menü die "Optionen" öffnen
  3. links "E-Mail organisieren" auswählen
  4. Mit Klick auf das "+" das Dropdown-Menü zum Erstellen einer Mailregel öffnen und die gewünschte Option auswählen. Es kann entweder komplett manuell eine neue Mailregel erstellt werden ("Neue Regel für eingehende Nachrichten") oder eine zum Teil vorkonfigurierte Mailregel genutzt werden.
    Zur Auswahl stehen:
      - Nachrichten einer bestimmten Person in einen Ordner verschieben...
      - Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben...
      - An eine Gruppe gesendete Nachricht in einen Ordner verschieben...
      - Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff löschen...
  5. Nach Auswahl einer der Optionen öffnet sich die Maske "Neue Posteingangsregel". Im Feld "Name" wird der Name der Mailregel eingetragen, darunter kann die Bedingung ausgewählt werden, die auf eine eingehende Mail zutreffen muss, damit die Mailregel darauf angewendet wird.
      - Nach bestimmten Worten filtern: geht es Ihnen darum, bestimmte Worte auszuschließen (z.B."Werbung"), können Sie diese in der sich bei Auswahl dieser Option öffnenden Maske in das leere Feld eingeben und mit "+" hinzufügen. Wenn alle Worte, auf die gefiltert werden soll, eingetragen sind, können Sie die Maske mit "OK" wieder verlassen. Bitte beachten Sie hierbei, dass sogenannte "Regular Expressions" wie E-Mail-Adressen mit dem @-Zeichen in runden Klammern, also z.B. (it-support@tu-berlin.de), geschrieben werden müssen.
      - Nach Personen filtern: wenn Sie Mails von/an bestimmte Personen filtern möchten, wählen Sie die netsprechende Option und geben in der sich öffnenden Maske entweder manuell eine Mailadresse ein oder suchen sie diese aus dem Adressbuch heraus. Mit Klick auf "OK" werden die Eingaben übernommen und die Maske wieder verlassen.
  6. Unter "Gehen Sie wie folgt vor" kann die Aktion ausgewählt werden, die ausgeführt werden soll, wenn die Bedingung erfüllt ist. Zur Auswahl stehen:
      - Nachricht in Ordner verschieben...
      - Nachricht mit Kategorie markieren...
      - Nachricht umleiten an...
      - Nachricht löschen
  7. Durch Klicken auf "weitere Optionen" können noch viele weitere Aktionen und Ausnahmen ausgewählt und für die Posteingangsregel eingestellt werden.

    Zusätzlich können auch weitere Aktionen ausgewählt werden ("Aktion hinzufügen"), die mit einer Nachricht ausgeführt werden sollen, wenn die Bedingungen erfüllt sind. Im unteren Bereich der Maske findet sich die Option "Ausnahme hinzufügen", bei der Bedingungen angegeben werden können, unter denen die Mailregel nicht auf eine Nachricht angewandt werden soll, obwohl sie die Bedingungen zur Anwendung erfüllen. Mit Klick auf "Speichern" werden die Änderungen gespeichert und die Maske geschlossen.

Bitte beachten Sie: die Mailregeln werden in der Reihenfolge angewendet, in der sie unter den Posteingangsregeln aufgeführt sind.
Voreingestellt ist, dass nur die erste Regel ausgeführt wird, deren Bedingungen auf eine eingehende Nachricht zutreffen.
Möchte man, dass mehrere Regeln nacheinander ausgeführt werden, muss dies in den entsprechenden Mailregeln unter "weitere Optionen" eingestellt werden, indem das Häkchen bei "Keine weiteren Regeln anwenden" entfernt wird.

Mailregeln editieren

Mailregeln ändern: Unter "E-Mail organisieren" die entsprechende Regel markieren und auf den Stift klicken

Reihenfolge der Mailregeln ändern: Die Mailregel markieren, die an einer anderen Stelle ausgeführt werden soll und mit den Pfeilbuttons in der Liste verschieben.

Mailregel löschen:    Mailregel markieren und auf den Mülltonnen-Button klicken

Besonderheit bei mehreren E-Mail-Aliasen

Wenn eine Person an der TU Berlin studiert und zeitgleich beschäftigt ist, dann besitzt sie zwei E-Mail-Aliase: einen für Beschäftigte in der Form <vorname.nachname>@tu-berlin.de und einen für Studierende in der Form <vorname.nachname>@campus.tu-berlin.de.

Möchte man nun z.B. studentische von dienstlichen E-Mails mittels einer Filterregel automatisch trennen, geht man folgendermaßen vor:

Option 1: Sie möchten alle studentischen E-Mails an Ihre private GMX-Adresse weiterleiten: klicken Sie rechts oben auf das Zahnradsymbol und wählen aus der Liste "Optionen".

  1. Links bei “E-Mail Organisieren” können Sie mit “+” dann“Neue Regel für eingehende Nachrichten erstellen...” auswählen. Geben Sie einen passenden Namen für die Filterregel an und klicken Sie auf “Weitere Optionen…”.
  2. Unter “* Wenn die Nachricht eintrifft und folgendes zutrifft:” aus der Liste “Enthält diese Wörter” > “Im Nachrichtenkopf…” auswählen.
  3. Geben Sie einen passenden Namen für die Filterregel an und klicken Sie auf “Weitere Optionen…”.
  4. Unter “* Wenn die Nachricht eintrifft und folgendes zutrifft:” aus der Liste “Enthält diese Wörter” > “Im Nachrichtenkopf…” auswählen.
  5. Im neuen Fenster Wörter oder Ausdrücke, den studentischen E-Mail-Alias () eingeben und mit “+” bestätigen.
  6. Unter “Gehen Sie wie folgt vor:” aus der Liste “Weiterleiten, umleiten oder senden” > “Nachricht weiterleiten an..” auswählen und anschließend Ihre private E-Mail angeben (z.B. ).
  7. Mit “Speichern” die Änderung übernehmen und das Fenster schließen.

Option 2: Sie möchten Ihre Emails in unterschiedliche Ordner trennen.

Folgen Sie Schritte 1. bis 3. der oberen Anleitung.

  1. Um alle dienstlichen E-Mails automatisch zu verschieben, geben Sie bei Wörter oder Ausdrücke Ihren dienstlichen E-Mail-Alias (mit der Endung @tu-berlin.de) an. Analog erfolgt dies bei den studentischen E-Mails mit Ihren studentischen E-Mail-Alias (mit der Endung @campus.tu-berlin.de).
  2. Unter “Gehen Sie wie folgt vor:” aus der Liste “Verschieben, kopieren oder löschen” > “Nachricht in Ordner verschieben...” auswählen und anschließend den Zielordner aus der Liste der verfügbaren Ordner auswählen oder neu erstellen.
  3. Mit “Speichern” die Änderung übernehmen und das Fenster schließen.

Hinweis: Antworten mit unterschiedlichen Absenderadressen

Mit folgenden Schritten werden Sie wahlweise E-Mails mit Ihrer dienstlichen oder studentischen E-Mail verschicken können.  Binden Sie in Ihrem E-Mail-Client (Outlook, Thunderbird, etc) den TUB-Account mit Ihrer Standard-Absenderadresse (Anleitung zum Einstellen der Absenderadresse unter https://www.tu-berlin.de/?98571) als Exchange-Konto ein. Im selben Client muss noch ein zweites Mal das Konto als IMAP-Konto eingebunden werden. Verwenden Sie für das IMAP-Konto als Absender eine weitere sogenannte “Identität” mit Ihrem zweiten E-Mail-Alias.

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