Schritt 1: Öffnen Sie die "Systemsteuerung" > "Benutzerkonten".
In dem Fenster Benutzerkonten müssen Sie auf das Konto des momentan angemeldeten Benutzers klicken.

Schritt 2: In der Liste auf der linken Seite wählen Sie bitte die Option "Eigene Anmeldeinformationen verwalten" wählen.

Schritt 3: Hinweis ab Windows 8: klicken Sie auf Windows-anmeldeinformationen

In Fenster "Anmeldeinformationsverwaltung" auf "Windows-Anmeldeinformationen Hinzufügen" klicken.

Schritt 4: Server- und Benutzerinformationen eintragen
Server: *.tu-berlin.de
Benutzer: winTUB-Account
Kennwort: Passwort
Mit "OK" bestätigen.

Sollten Sie von Ihrem Outlook trotz richtigem Passwort immer wieder danach gefragt werden, so versuchen Sie bitte folgende Datei herunterzuladen, zu entpacken und per Doppelklick auszuführen. Der Eintrag in der Registry verhindert die wiederholte Abfrage. Für die Ausführung werden Adminstratorrechte benötigt.

Office365-autodiscover [1]

Aufgrund eines Bugs zeigt Outlook 2019 oftmals nicht alle Suchergebnisse an.

Bitte versuchen Sie Folgendes:

Starten Sie die Anwendung "Registrierungs-Editor" über die Suchfeldeingabe. Wählen Sie im Verzeichnisbaum:

HKEY_CURRENT_USERSoftwarePoliciesMicrosoftOffice16.0OutlookSearch

Erstellen Sie mit der rechten Maustaste einen neuen Schlüssel mit den Werten:

Value name: DisableServerAssistedSearch
Value type: REG_DWORD
Value: 1

und starten Sie anschliessend Outlook neu

Als Mitarbeiter der TUB beachten Sie bitte, dass Nachrichten von Mitarbeitern der TU Berlin nicht selten personenbezogene Daten Dritter oder Daten, die unter das Dienstgeheimnis fallen, enthalten, sodass die behördliche Datenschutzbeauftragte der TU Berlin empfiehlt von einer Weiterleitung an externe E-Mail-Systeme abzusehen.

"Die Weiterleitung von E-Mails an eine andere Adresse ist ausschließlich zu Servern möglich, die innerhalb der Infrastruktur der TU Berlin betrieben werden.

Diese Entscheidung beruht auf der Empfehlung der behördlichen Datenschutzbeauftragten der TU Berlin.

Der Transport der Nachrichten innerhalb der TU Berlin erfolgt ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen. Diese Absicherung kann außerhalb der Infrastruktur der TU Berlin nicht garantiert werden. Daher kann nicht ausgeschlossen werden, dass über diesen Weg weitergeleitete Nachrichten von unberechtigten Dritten abgefangen werden.

Darüber hinaus kann nicht ausgeschlossen werden, dass die Zielsysteme in Staaten mit nicht-sicherem Datenschutzniveau betrieben werden oder E-Mails durch den Betreiber der Zielsysteme an weitere staatliche oder nicht-staatliche Organisationen weitergegeben werden.

Für Studierende gilt, dass mit der Weiterleitung auch E-Mails mit dem Studium betreffenden, personenbezogenen Daten weitergeleitet werden und damit den sicheren Bereich der TU Berlin-Umgebung verlassen.

Auf dem Weg der E-Mails zum angegebenen privaten E-Mail-Account werden E-Mails über verschiedene Mail-Server, nicht selten auch über Mail-Server in Staaten mit nicht-sicherem Datenschutzniveau, geleitet. Die TU Berlin hat keine Möglichkeit den Zugriff Dritter auf die E-Mails außerhalb ihrer Infrastruktur zu verhindern. Ebenso kann nicht ausgeschlossen werden, dass der Betreiber des privaten Accounts die E-Mails an staatliche oder nicht-staatliche Organisationen weitergibt.

Wie Sie Filterregeln dennoch einrichten, erfahren Sie auf folgender Seite:
www.tu-berlin.de/?id=163198

1. Umleiten der Nachricht
Sie haben eine Weiterleitung von Ihrer E-Mail-Adresse Sie@tu-berlin.de an die TUB-externe Adresse Sie@gmail.com eingerichtet.
Von der Adresse sender@irgendwo.de wird eine Nachricht an Sie und an kollege@tu-berlin.de versendet.
Bei der Weiterleitungsart „Umleiten der Nachricht“ werden die Originalempfänger durch die Weiterleitungsadresse ersetzt.

Die umgeleitete Nachricht behält die Angaben des Senders bei, aber alle Empfänger, sei es im Feld TO oder im Feld CC, werden entfernt und ersetzt durch die Adresse, an die die Nachricht weitergeleitet wird.
Es geht also die Information verloren, an wen die Nachricht ursprünglich adressiert war. Die Originalempfänger sind aber noch immer in der Originalnachricht in Ihrem Exchange-Posteingang verfügbar.

2. Weiterleiten der Nachricht als Anhang
Um die Originalempfänger auch im externen E-Mail-Konto sehen zu können, muß „Weiterleiten der Nachricht als Anhang“ gewählt werden. Die weitergeleitete Nachricht enthält dann die Originalnachricht als Anhang, der die Originalempfänger enthält.

Bei dieser Weiterleitungsart gibt es einen Nachteil: In Ihrem externen Konto haben alle weitergeleiteten Nachrichten als Absender die Adresse Sie@tu-berlin.de [2]

3. Weiterleiten der Nachricht
Die dritte Weiterleitungsart, „Weiterleiten der Nachricht“, ist vermutlich die ungeeignetste, da diese Weiterleitungsart die Nachteile der anderen beiden in sich vereint.

Über die Strukturverwaltung im TUB-Portal können Sie mit der Rolle Strukturverwalter zusätzliche E-Mail-Adressen für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie für Mailinglisten und Teamboxen anlegen. Da über E-Mail-Adressen auch personenbezogene Inhalte empfangen werden können, sind nach dem Löschen in bestimmten Fällen Sperrfristen vor der erneuten Vergabe einzuhalten.

Wann endet die Sperrfrist?
Die Sperrfrist nach Löschung beträgt 3 Jahre. Erst nach Ablauf dieses Zeitraums dürfen die betroffenen E-Mail-Adressen erneut vergeben werden.

Für welche E-Mail-Adressen ist die Sperrfrist erforderlich?
Die Sperrfrist ist für alle personenbezogenen E-Mail-Adressen aus datenschutzrechtlichen Gründen zwingend einzuhalten. Auf diese Weise soll verhindert werden, dass personenbezogene Inhalte nach dem Wechsel des Inhabers der E-Mail-Adresse versehentlich an Unbefugte zugestellt werden.

Was gilt als "personenbezogen"?
Personenbezogen ist eine E-Mail-Adresse dann, wenn sie nahe legt, dass eine konkrete Person darüber zu erreichen ist. Dies ist beispielsweise bei E-Mail-Adressen der Form 'Nachname @ OrgName.tu-berlin.de' gegeben. Grundsätzlich gehen wir davon aus, dass E-Mail-Adressen, die auf ein TUB Account zeigen, personenbezogen sind und somit der Sperrfrist unterliegen. Sollten Sie bereits eine nicht-personenbezogene Funktionsadresse, z.B. sekretariat@OrgName.tu-berlin.de, einem TUB Account zugeordnet haben, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. Wir helfen Ihnen dann dabei, die Funktionsadresse auf ein neues Ziel umzustellen.

E-Mail-Adressen auf Mailinglisten und Teamboxen gelten nicht als personenbezogen und werden nicht mit einer Sperrfrist versehen.

Was sind Funktionsadressen und wie sollte ich sie verwenden?
Mit Funktionsadressen sind nicht-personenbezogene E-Mail-Adressen gemeint, also Adressen, die nicht unmittelbar eine konkrete Person als Empfänger nahe legen. Beispiele für Funktionsadressen:

• sekretariat @ OrgName.tu-berlin.de
• kurs1 @ OrgName.tu-berlin.de
• hausaufgaben @ OrgName.tu-berlin.de

Wenn Sie eine solche Funktionsadresse benötigen, weisen Sie diese bitte nicht einem TUB Account zu, sondern einer Teambox oder einer Mailingliste. Auf diesem Wege können Sie ganz leicht die Adressaten über die Teamzugehörigkeit oder die Mailinglistenempfänger wechseln, ohne,  dass die Sperrfrist eingehalten werden muss. Sie können diese E-Mail-Adresse dann auch ganz einfach löschen und sofort wieder einem anderen Team oder einer anderen Mailingliste zuordnen.

Sollten Sie Fragen zum Thema Sperrfristen haben oder eine Funktionsadresse, die auf einen TUB Account zeigt neu zuweisen wollen, wenden Sie sich bitte via E-Mail an: it-support@tu-berlin.de [3]

Warum möchte Exchange bei der Verwendung von ActiveSync so viele Rechte auf meinem Endgerät?

Hierbei handelt es sich um ein Business Feature, mit dem es Ihnen möglich ist, bei Verlust oder Diebstahl des Gerätes dieses aus der Ferne zurückzusetzen (löschen).

1. Melden Sie sich hierfür mit einem Browser unter folgendem Link an: exchange.tu-berlin.de/owa [4]
2. Gehen Sie auf "Optionen (Phone  / Telefon)"
3. Wählen Sie das Gestohlene / verlorene Gerät aus und klicken Sie auf "Wipe Device"  bzw. "Gerät zurücksetzen"

Wenn Sie dieses Feature nicht nutzen möchten, so haben Sie die Möglichkeit, Exchange per IMAP zu nutzen.

Diese Anwendung wurde aus datenschutzrechtlichen Gründen gesperrt. Die App speichert Ihre Kennwörter und E-Mails auf einem TU fremden Server zur weiteren Verarbeitung.Wir empfehlen nach Kennworteingabe dieses über das TUB Portal zu ändern.Weitere Informationen finden Sie in den Sicherheitsbestimmungen der App: www.acompli.com/privacy-policy/ [5]

oder auf Heise: http://www.heise.de/mac-and-i/meldung/Microsofts-Outlook-App-schleust-E-Mails-ueber-Fremd-Server-2533240.html [6]

Wenn Sie öffentliche Ordner benötigen schreiben Sie uns bitte eine E-Mail an it-support[at]tu-berlin.de. Diese muss den Orgnamen, die Kostenstelle und Ihren Benutzernamen enthalten.

Wir erstellen Ihnen dann einen Stammordner (Root-Folder), welchen Sie unter "öffentliche Ordner" finden, in dem Sie als Antragsteller volle Administrationsrechte haben. Danach können Sie weitere Ordner in dem Stammordner oder Objekte wie z.B. Kalender, Aufgaben, Notizen, Adressbücher erstellen. Sie haben danach die Möglichkeit, Ihren Kollegen diese Objekte/Ordner freizugeben.

Schritt 1: Diese neue Funktion finden Sie im TU-Portal unter "Strukturverwaltung" > "Groupware-Dienst Exchange verwalten", wenn Sie über die "Strukturverwalter"-Rolle verfügen. Dort können Sie mit nur wenigen Klicks Ressourcen erzeugen oder entfernen.

Schritt 3: Einbindung der Ressource als Kalender z. B. unter MS Outlook 2007 (ähnlich bei anderen Outlook-Versionen), wenn Sie den Überblick über die Nutzung der Ressorcen haben möchten:
"Datei" > "Öffnen" > "Ordner eines anderen Benutzers" anklicken. Unter "Name" geben Sie den Namen der Ressource ein und wählen als Ordnertyp "Kalender" aus. Im nächsten Schritt erscheint der neue Kalender unter "Freigegebene Kalender".

Wir setzen als zentraler IT-Dienstleister ein Verfahren zur Abwehr unerwünschter E-Mails (SPAM) ein. Alle bei der TU-Berlin eingehenden E-Mails werden untersucht und bewertet. Als SPAM erkannte E-Mails werden in einer Quarantäne vorgehalten und können bei Bedarf angefordert werden.

Das von uns gewählte Verfahren basiert auf einer Softwarelösung, die auf den zentralen E-Mail-Servern der TUB jede eingehende E-Mail untersucht und bewertet. Sollte dabei eine E-Mail als SPAM klassifiziert werden, wird sie in einer zentralen Quarantäne abgelegt.

Benachrichtigung des Empfängers über zurückgehaltene E-Mails

Der Empfänger erhält einmal täglich eine Übersicht (sog. Digest) der für Ihn zurückgehaltenen SPAM-E-Mails als E-Mail.  Diese Liste enthält die für Ihn seit der letzten Benachrichtung neu zurückgehaltenen E-Mails. Sie können sich jede dieser E-Mails zustellen lassen, indem Sie auf den Verweis in der ersten Spalte der Tabelle (ID) klicken und danch die dabei erzeugte E-Mail absenden. Wollen Sie alle (vermutlichen) SPAM-E-Mails zugestellt bekommen, so reicht es, auf die erhaltene Benachrichtungs-E-Mail zu antworten. Die Zustellung der freigegebenen E-Mails kann je nach Lastsituation bis zu einer halben Stunde dauern. E-Mails in der Quarantäne werden 14 Tage vorgehalten und danach gelöscht.

Die Quarantäne-Digests werden tgl. an alle Nutzer verschickt, wenn Spam quarantänisiert wurde.
Und die Zustellung kann man unterdrücken indem man unter  quarantine.tu-berlin.de [7] unter "Optionen Vorgaben für das Mail-Filtering"> das Häckchen bei "Ich möchte regelmäßig über abgeblockte E-Mails benachrichtigt werden." entfernt.

Alternative: Manche E-Mail-Software (wie Microsoft Outlook) verfügt über konfigurierbare E-Mail-Regeln. Sie können Ihr E-Mail-Programm oftmals darauf einstellen, dass Quarantäne-Digests von diesen Regeln ausgeschlossen werden.

Wenn Sie beispielsweise den "Junk-E-Mail"-Filter oder den Filter für Erwachseneninhalte in Microsoft Outlook aktivieren, wird automatisch eine Listenregel erstellt, die dafür sorgt, dass bestimmte Adressen aus der Filterung ausgeschlossen werden. Weitere Angaben finden Sie in der Dokumentation, die mit Ihrem E-Mail-Programm geliefert wurde.

Ausnahmen / Konfigurationsänderungen

Das Quarantäne-Management ist über ein Web-Interface möglich, das Ihnen Zugriff auf einige PureMessage-Filterfunktionen bietet: Sie können E-Mails anzeigen und verwalten, die von PureMessage isoliert (abgeblockt) wurden, gelöschte E-Mails anzeigen, abgeblockte Sender verwalten usw. Das Quarantäne-Web-Interface ist zu finden unter: https://quarantine.tu-berlin.de [8]

Unterschliedliche E-Mail-Clients reservieren diverse IMAP-Ordner für spezielle Zwecke, etwa für Entwürfe, gesendete Nachrichten oder den Papierkorb. Das Ergebnis sind oftmals viele neue Ordner wie "Gelöschte Elemente" , "Gelöschte Objekte", "Papierkorb", "Trash", die automatisch vom E-Mail-Programm dafür bei der ersten Verwendung angelegt werden.

Je nach E-Mail-Programm können Sie jedoch auch selbst die Zielordner der entsprechenden E-Mails festlegen.

Beispiel Thunderbird: Unter „Extras, Konten“ klicken Sie dazu jeweils auf den Abschnitt „Kopien & Ordner“. Hier können Sie für jeden der speziellen IMAP-Ordner statt der Voreinstellungen einen eigenen definieren.

Einige E-Mail-Clients nutzen bei der Erstkonfiguration den eingegebenen NutzerInnen-Namen automatisch sowohl zum empfangen als auch zum versenden von Nachrichten.

Bitte überprüfen Sie in Ihrem E-Mail-Client die Angaben zum SMTP-Ausgagsserver:

Mail.app (MacOS):

1. Mail.app starten > "Mail" > "Einstellungen" > zum Reiter "Accounts" wechseln
2. links aus der Liste das ETMB-Konto auswählen > rechts auf den Namen des "SMTP-Server" klicken > "SMTP-Serverliste bearbeiten"
3. unterhalb der Liste auf den Reiter "Erweitert":
   1. "Port": 587
   2. "Authentifizierung":"Passwort"
   3. "Benutzername:" meinlogin@win.tu-berlin.de

4. Mit "OK" speichern

Thunderbird (alle):

1. Öffnen Sie Thunderbird
2. Oben im Menue auf "Extras" > "Konten-Einstellungen" klicken
3. links in der Liste auf den letzten Punkt "Postausgang-Server (SMTP)" klicken
4. rechts oben aus den vorhandenen Einträgen den Eintrag für die ETMB auswählen und mit "Bearbeiten..." editieren:
   1. "Port": 587
   2. "Verbindungssicherheit":"STARTTLS"
   3. "Authentifizierungsmethode:" Passwort, normal
   4. "Benutzername": meinlogin@win.tu-berlin.de

Mit der Abschaltung des alten Mailservers entfällt das nicht authentifizierte Senden und Empfangen über nachgelagerte Mailserver und E-Mail-fähige Geräte. D.h. sämtliche Geräte (Scan2EMail, Kopierer, Drucker, Roboter, Laborgeräte usw.) und Programme können über exchange.tu-berlin.de nur noch authentifiziert senden und empfangen.

Um eine reibungslose Abwicklung ohne E-Mail-Verluste für Ihre NutzerInnen zu gewährleisten müssten Sie die Einstellungen kontrollieren und ggf. alle Ihre E-Mailfähigen Geräte  auf den authentifizierten Empfang und Versand der E-Mail‘s über den Exchange-Server, mit Hilfe von Service-Accounts umstellen.
Informationen zu ServiceAccounts finden Sie auf https://www.campusmanagement.tu-berlin.de/?id=74266 [10]  unter „Nicht personenbezogene Konten - Service-Accounts“.

Mit der Abschaltung des alten Mailservers entfällt das nicht authentifizierte Senden und Empfangen über nachgelagerte Mailserver und E-Mail-fähige Geräte. D.h. sämtliche Geräte (Scan2EMail, Kopierer, Drucker, Roboter, Laborgeräte usw.) und Programme können über exchange.tu-berlin.de nur noch authentifiziert senden und empfangen.
 
In Ausnahmefällen, für Geräte, die nicht auf Authentifizierung umzustellen sind, gibt es die Möglichkeit den SMTP-Dienst auf postcard.tu-berlin.de zu konfigurieren und damit an TU-Interne Empfänger, die auf dem zentralen Exchange-Server bekannt sind, zuzustellen. Ein Versand an andere Empfänger ist nicht möglich. NutzerInnen die Adressen auf dezentralen Servern haben wenden sich bitte an die dezentralen AdministratorInnen.
Weitere Informationen zu diesem Dienst finden Sie unter https://www.campusmanagement.tu-berlin.de/?128351 [12] „Mail-Proxies verwalten“.

Die Größe, die ein Anhang haben darf, ist providerabhängig und beträgt in der Regel 5–40MB (TU Berlin: 100MB / bei Nutzung von Webmail nur 32MB)

Um eine neue ETMB zu erstellen benötigen Sie die "TeamverwalterIn"- bzw "TeamleiterIn"-Rolle.

Die Einrichtung erfolgt über das TUB-Portal unter IT-Anträge >Teamverwaltung.

a.) Eine ETMB für ein neues Team erstellen (benötigte Rolle: TeamverwalterIn):

b.) Eine ETMB für ein vorhandenes Team erstellen (benötigte Rolle: TeamverwalterIn / TeamleiterIn):

Es gibt in Verbindung mit Teams und Teammailboxen zwei wichtige Rollen:

Die TeamverwalterInnen-Rolle: die RollenverwalterIn einer jeden Einrichtung kann die Rolle TeamverwalterIn vergeben. Mit der Teamverwalterrolle können:

• Teams erstellt/editiert und gelöscht,
• sowie Ressourcen (Teammailboxen, typo3 Webseiten, LDAP, AD usw.) für die Teams beantragt werden.
• weiterhin können nur TeamverwalterInnen die TeamleiterIn-Rolle an die für das Team verantwortliche Personen(TeamleiterInnen) vergeben.

Die TeamleiterInnen-Rolle: TeamleiterInnen können:

• Teammitglieder in das Team aufnehmen und entfernen
• die Ressourcen (z.B. TMB) eines Teams verwalten
• jedoch die Eigenschaften eines Teams nicht editieren und keine TeamverwalterInnen bestimmen

E-Mail-Aliase können nur von Personen mit der Rolle StrukturverwalterIn erstellt bzw geändert und gelöscht werden.

1. Zunächst rufen Sie im TUB-Portal den Menüpunkt Strukturverwaltung unter IT-Dienste auf. 
2. Unter dem Reiter Exchange-Teamboxen erhalten Sie ggf. eine Übersicht über die bereits erstellten E-Mail-Aliase.
3. Einen neuen E-Mail-Alias erstellen Sie durch Drücken von "+".
4. Wählen Sie aus den verfügbaren Teammailboxen, die Teambox aus (z.B. einrichtung-TB-sekr2), die einen weiteren E-Mail-Alias bekommen soll und geben Sie bitte den gewünschen Alias im Feld "E-Mail-Adresse" ein (z.B. sekretariat@einrichtung.tu-berlin.de, info@einrichtung.tu-berlin.de, beliebig@einrichtung.tu-berlin.de). Speichern Sie die Eingaben mit einem Klick auf "Speichern".
5. Nach nur einigen Augenblicken ist Ihre Teammailbox auch unter dem neuen E-Mail-Alias erreichbar.
6. Es können auch mehrere Aliase auf eine ETMB zeigen.

Der Absenderalias kann von TeamleiterInnen festgelegt werden

1. Melden Sie sich im TUB-Portal an und wählen Sie den Menue-Punkt Teamverwaltung.
2. Wenn Sie TeamleiterIn mehrerer Teams sind, so wählen Sie das gewünschte Team aus. Andernfalls werden Sie direkt zur Übersicht geleitet.
3. Im Reiter Exchange-Teambox können Sie:
   1. die gewünschte ETMB auswählen und eine der verfügbaren Aliase als Absenderadresse auswählen. Klicken Sie auf "Absender-Alias einstellen"
   2. oder Festlegen, ob die aus der ETMB gesendeten E-Mails im "Gesendete Elemente"-Ordner der eigenen Mailbox und im "Gesendete Elemente"-Ordner der ETMB. Damit alle Teammitglieder erkennen können, welche E-Mails bereits beantwortet wurden, ist die Auswahl "Absender-Alias einstellen und Gesendet-Ordner aktivieren" nötig.

Teammitglieder können nur von Personen mit der Rolle TeamleiterIn zu einem Team hinzugefügt bzw. entfernt werden.

1. Melden Sie sich im TUB-Portal an und wählen Sie den Menue-Punkt Teamverwaltung.
2. Wenn Sie TeamleiterIn mehrerer Teams sind, so wählen Sie das gewünschte Team aus. Andernfalls werden Sie direkt zur Übersicht geleitet.
3. Im Reiter Mitglieder können sie mit "+" neuen Mitglieder zu dem Team hinzufügen. Geben Sie im neuen Fenster den Nachnamen der Person, die Sie hinzufügen möchten in das Suchfeld ein und klicken Sie auf "+".
4. Entsprechend können Personen in der Liste markiert und mit "-" entfernt werden.