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TU Berlin

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Der Exchange-Dienst an der TU Berlin

MS-Exchange bietet zahlreiche Groupware-Funktionalitäten für E-Mail, Zusammenarbeit und Zeitplanung, sodass das Arbeiten in Teams vereinfacht wird. Neben den persönlichen Mailboxen erlaubt der Exchange-Server die Arbeit in sogenannten Öffentlichen Ordnern, die dann den Aufbau von Gruppenkalendern, Gruppenadressbüchern sowie die Ablage gemeinsam genutzter E-Mails und Dateien ermöglichen.

Aktuell ist die MS Exchange 2013 Version im Einsatz. Über das Webinterface "Outlook Web App" ist es Ihnen möglich, von überall auf der Welt mit allen gängigen Browsern den Exchange-Dienst komfortabel zu nutzen.

Wichtig ist, dass Exchange 2013 seine volle Funktionsvielfalt nur mit Outlook 2013 ausschöpfen kann. Sollten Sie noch ältere Versionen von Outlook einsetzen, raten wir dringend zum Update auf die aktuellste Version

Kosten

Die Nutzung des Dienstes ist für die TUB-Mitglieder kostenlos - ZECM trägt die Kosten für die Exchange CAL.

Sofern Sie Exchange mit einem Outlook-Client nutzen wollen, fallen noch die Lizenzkosten hierfür an. Sonstige Kosten und Lizenzbestimmungen entnehmen Sie bitte unserem Softwareportal
Weitere Erläuterungen entnehmen Sie bitte der Lizenzierung der Microsoft Server im Server/Client Modell hier.

Die Wichtigsten Daten im Überblick

Die wichtigsten Informationen
Servername
exchange.tu-berlin.de
Adresse
<TUB-Account>@campus.tu-berlin.de (Studierende und Externe)

<TUB-Account>@tu-berlin.de (Beschäftigte)
Benutzer
<TUB-Account>@tu-berlin.de
Webinterface OWA
mail.tu-berlin.de/owa/
E-Mail Versandlimit
Mitarbeitende: 500 E-Mails pro Tag
Studierende: 200 E-Mails pro Tag

Allgemeines

Einrichtung einer Vertretung

Outlook erlaubt seit der Version Outlook 2010 den Zugriff einer Stellvertretung auf Postfach, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen. Indem Sie die Zugangsberechtigung an eine Stellvertretung übertragen, können von Ihnen gewählte Personen Objekte sehen, bearbeiten oder in Ihrem Namen senden, sowie Terminanfragen erstellen und beantworten.

Vertreter auswählen

Sie können verschiedenen Stellvertretern Zugang zu Ihrem Account gewähren und die Stufe der Zugangsberechtigung der einzelnen Stellvertreter manuell auswählen.

Um einen neuen Stellvertreter auszuwählen:

1. Klicken Sie auf Datei / Informationen / Kontoeinstellungen / Zugriffsrechte für Stellvertretung.

2. Klicken Sie auf Hinzufügen, das Benutzer hinzufügen Fenster wird geöffnet.

3. Wählen Sie den/die Namen des Stellvertreters/der Stellvertretenden und klicken Sie auf OK.

4. Klicken Sie auf OK.

Rechte vergeben

Sobald Sie eine Vertretung gewählt haben, müssen Sie die Stufe und Art des Zugriffs, die der Vertretung zur Verfügung stehen, auswählen.

Um Rechte zu vergeben:

1. Klicken Sie auf Datei / Informationen / Kontoeinstellungen / Zugriffsrechte für Stellvertretung.

Das Fenster für Stellvertretungen erscheint, lesen Sie die Informationen über Stellvertretung sorgfältig.

Beachten Sie: Unabhängig davon, welche Art der Zugriffsberechtigung Sie vergeben, wird automatisch die Möglichkeit erteilt, in Ihrem Namen zu schreiben.

2. Wählen Sie Hinzufügen... und wählen Sie die Vertretung. Das Fenster Berechtigungen der Stellvertretung erscheint.

3. Wählen Sie für jeden Punkt (Mailbox, Kalender, etc.) die Stufe der Zugriffsberechtigung, die Sie vergeben möchten:

Keine: Vertretung kann nicht auf diesen Teil Ihres Accounts zugreifen
Leser: Vertretung kann Objekte lesen/ansehen
Verfasser: Vertretung kann Objekte ansehen und hinzufügen
Bearbeiter: Vertretung kann Objekte ansehen, bearbeiten und hinzufügen

Wählen Sie Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden, wenn Sie eine Benachrichtigung senden möchten.

Anmerkung: Emails und andere Objekte, die von einer Stellvertretung gesendet wurden, werden als von der Stellvertretung in Ihrem Namen angezeigt.

Die Vertretungseinstellungen nutzen

Sobald Sie die Rechte für eine Vertretung gesetzt haben, kann diese Vertretung die Objekte, für die es  eine Berechtigung gibt, ansehen. Dazu klicken Sie auf Datei / Öffnen / Ordner eines anderen Benutzers.

Ein zusätzliches Postfach öffnen

Falls die Vertretung regulären Zugriff zu Ihrer Mailbox benötigt, kann derjenige Ihre Mailbox in Outlook hinzufügen. Eine Zugriffsberechtigung für eine Vertretung zu erstellen erteilt automatisch die Berechtigung, die Mailbox hinzuzufügen.

E-Mail-Clients (Windows)

Persönliche Mailbox einrichten unter Outlook 2019

  1. Starten Sie Outlook 2019
  2. Geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Kennwort ein und klicken Sie auf "Weiter"
  3. Nach einiger Zeit erscheint unter Umständen eine  Sicherheitsabfrage. Setzen Sie einen Haken bei „Zukünftig nicht mehr zu dieser Webseite fragen“ und bestätigen Sie mit „Zulassen“.
  4. Im folgenden Anmeldefenster wählen Sie zunächst "Weitere Optionen" und klicken Sie anschließend auf "OK".
  5. Wählen Sie die Option „Anderes Konto verwenden“ und geben Sie Ihre Zugangsdaten
    in folgendem Format ein:

Benutzer: TUB-Kontoname@tu-berlin.de
Kennwort: Ihr aktuelles TUB-Kennwort

Setzen Sie den Haken bei „Anmeldedaten speichern“ und bestätigen mit „OK“.

Ausführliche PDF-Anleitung

Persönliche Mailbox einrichten unter Windows 10 Mail-App

1. Öffnen Sie die App "Mail" und gehen Sie auf "Einstellungen"
2. Wählen Sie "Konten verwalten" >"Konto hinzufügen"
3. Im nächsten Fenster wählen Sie "Erweitertes Setup"
4. Wählen Sie "Exchange ActiveSync" aus

Geben Sie die benötigten Kontadaten ein:

  • E-Mail Adresse: Ihre E-Mailadresse
  • Kennwort: Ihr Passwort
  • Benutzername: TUB-Benutzername@tu-berlin.de
  • Domäne:kein Eintrag
  • Server: mail.tu-berlin.de
  • Kontoname: frei wählbar

5. Setzen Sie einen Haken bei „Server erfordert eine verschlüsselte Verbindung (SSL)“

6. Bestätigen Sie die folgende Abfrage mit „Ja“

Klicken Sie auf "Fertig" um die Einrichtung abzuschließen

Ausführliche PDF-Anleitung

Persönliche Mailbox einrichten unter Mozilla Thunderbird

Der Abruf der dienstlichen E-Mails über IMAP sollte vermieden werden.

Starten Sie Thunderbird, der E-Mail-Konto-Assistent erscheint nach dem Start automatisch. Dort geben Sie folgende Informationen ein:

  • Ihr Name: Ihren Namen
  • E-Mail-Adresse: Ihre E-Mail-Adresse
  • Passwort: Ihr Passwort

Hinweis:

Wird der E-Mail-Konto-Assistent nicht automatisch angezeigt, können Sie ihn über das folgende Menü aufrufen: "Datei" > "Neu" > "Bestehendes E-Mail-Konto". Mit "Alt" können Sie das Menü einblenden. Alternativ können Sie das Menü auch über die drei horizontalen Striche an der Seite erreichen.

  1. Klicken Sie anschließend auf "Manuell einrichten"
  2. Geben Sie folgende Informationen an:

Posteingangs-Server:

  • Protokoll: IMAP 
  • Server: mail.tu-berlin.de
  • Port: 993
  • SSL: SSL/TLS
  • Authentifizierung: Passwort, normal
  • Benutzername: TUB-Accountname@tu-berlin.de

Postausgangs-Server:

  • Protokoll:SMTP
  • Server: mail.tu-berlin.de
  • Port: 587
  • SSL: STARTTLS
  • Authentifizierung: Passwort, normal
  • Benutzername: TUB-Accountname@tu-berlin.de

Klicken Sie auf "Fertig" um die Postfacheinrichtung abzuschließen

 

Um alle angelegten Ordner anzuzeigen, müssen diese abonniert werden.

  • Das entsprechenden Postfach markieren und mit rechter Maustaste anklicken.
  • Abonnieren auswählen > Bei den gewünschten Ordnern einen Haken setzen
  • Mit "OK" bestätigen

 

Hinweis:

Legen Sie einen Ordner über den Webmail-Dienst (OWA) an, wird dieser nicht automatisch in Thunderbird angezeigt. Dieser muss gesondert abonniert werden.

 

Ausführliche PDF-Anleitung

Weiterleitung einer Nachricht (Outlook)

Hinweise zur Weiterleitung dienstlicher E-Mails für TU-Beschäftigte

Hinweise zur Weiterleitung von E-Mails für TU-Studierende

Schritt 1: Konfiguration der automatischen Weiterleitung: Öffnen Sie Outlook, "Start">"E-Mail">"Extras">"Regeln und Benachrichtigungen…"

Schritt 2: Klicken Sie auf "Neue Regel…">"Regel ohne Vorlage erstellen">"Nachricht bei Ankunft prüfen">"Weiter"

Schritt 3: Im nächsten Schritt "Nach welchen Bedingung(en) möchten Sie prüfen?">"Weiter">"Regel auf alle ankommenden Nachrichten anwenden"

Schritt 4: Fenster "Was soll mit dieser Nachricht passieren?"

  • Unter "1. Schritt" wählen Sie die von Ihnen gewünschte Aktion.
  • Unter "2. Schritt" klicken Sie auf den Link "eine Person/Verteilerliste">Weiterleitungs-Adresse über Adressbuch (oben) oder direkt Eingabe (unten) hinzufügen>"Ok"

Schritt 5: Bei: "Name prüfen">"Abbrechen", um die eingegebene Adresse nicht weiter zu verändern.

  • 2x "Weiter">Name der Regel festlegen>"Fertig stellen"

Automatische Weiterleitung deaktivieren/löschen

Klicken Sie in der Navigationsspalte (unten links) auf "E-Mail">"Extras">"Regeln und Benachrichtigungen…">Regel auswählen und Haken entfernen.

Teammailboxen einrichten unter Outlook 2019

Exchange Teammailboxen werden automatisch eingebunden und links in der Liste der eigenen Postfächer angezeigt.

Teammailboxen einrichten unter Thunderbird (Betriebssystemübergreifend)

  1. Öffnen Sie Thunderbird
  2. Oben im Menue auf "Extras" > "Konten-Einstellungen" klicken
  3. wählen Sie im neuen Fenster unten links "Konten-Aktionen">"E-Mail-Konto hinzufügen"

    1. Ihr Name: beliebige Bezeichung (z.B. Unsere SekretariatsTMB)
    2. E-Mail-Adresse: die lesbare E-Mail-Adresse Ihrer ETMB (Alias z.B. sekretariat@einrichtung.tu-berlin.de)
    3. Passwort: Ihr eigenes persönliches Passwort (z.B. meinpasswort) und auf "Weiter" klicken.

  4. Die automatische Einrichtung wird fehlschlagen, so dass weitere Angaben zu machen sind:

    1. Posteingangsserver: IMAP, mail.tu-berlin.de, 993, TLS/SSL, Passwort, normal
    2. Postausgangsserver:SMTP, mail.tu-berlin.de, 587, STARTTLS (nicht automatisch!), Passwort, normal
    3. Posteingangsserver:

      1. Benutzername: TUB-Account@tu-berlin.de\einrichtung-TB-thema (z.B. meinlogin@tu-berlin.de\einrichtung-TB-sekr2)

    4. Postausgangsserver:

      1. Benutzername: TUB-Account@tu-berlin.de (z.B. meinlogin@tu-berlin.de)

    5.  und "Fertig" klicken

Falls nach der Einrichtung nur der Posteingang- ohne Unterordner angezeigt wird, entfernen Sie bitte den Haken unter "Konto-Einstellungen" > "Server-Einstellungen" > "Erweitert" > "Nur abonnierte Ordner anzeigen

E-Mails über die Teammailbox-Adresse versenden

Um im Namen einer Teammaibox senden zu dürfen, müssen Sie als Teammitglied oder Teamleiter dem Team hinzugefügt werden.

Z.B. unter mail.tu-berlin.de/owa/

  1. öffnen Sie eine neue E-Mail
  2. Klicken Sie auf "..." in der horizontalen Menue-Leiste und wählen Sie „Show From“ aus
  3. Entfernen Sie Ihre E-Mailadresse und tragen Sie die E-Mailadresse der Teammailbox in das "From"-Feld ein.

Anmerkung: Die versendete E-Mail wird Ihnen in Ihrem Postausgang angezeigt!

E-Mail-Clients (Linux)

Persönliche Mailbox einrichten via IMAP unter Thunderbird

Der Exchange Server versteht auch das Protokoll IMAP.ACHTUNG: Der Abruf der dienstlichen E-Mails über IMAP sollte vermieden werden.

  1. Starten Sie Thunderbird. Der E-Mail-Konto-Assistent erscheint nach dem Start automatisch. Dort geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein und klicken anschließend auf "Weiter". (Hinweis: Erscheint der E-Mail-Konto-Assistent nicht automatisch, können Sie ihn über das folgendes Menü aufrufen: "Datei" > "Neu" > "Existierendes E-Mail-Konto" . Das Menü wird sichtbar wenn sie "Alt" auf Ihrer Tastatur drücken.)
  2. Geben Sie Ihren Namen, E-Mail Adresse und Passwort ein. Bestätigen Sie mit "Weiter".
  3. Ein neues Fenster öffnet sich. Thunderbird wird versuchen Ihren Account automatisch zu konfigurieren. Klicken Sie in jedem Fall auf "Manuell bearbeiten" .
  4. Geben Sie folgende Informationen an:

    1. Posteingangs-Server: IMAP , Server-Adresse: mail.tu-berlin.de , Port: 993 , SSL: SSL/TLS , Authentifizierung: Passwort, normal
    2. Postausgangs-Server: SMTP , Server-Adresse: mail.tu-berlin.de , Port: 587 , SSL: STARTTLS , Authentifizierung: Passwort, normal
    3. Ändern Sie den Benutzernamen sowohl für den Posteingangs- als auch für den Postausgangs-Server zu <TUB-Account>@tu-berlin.de.
    4. Nach einer weiteren Überprüfung ist Ihre Mailbox erfolgreich eingerichtet.

Persönlichen Kalender einrichten unter Thunderbird (Betriebssystemübergreifend)

Achtung: leider wird nach dem jetzigen Stand das "Exchange EWS Provider" - AddOn für die Einbindung der Exchange-Kalender ab Thunderbird 60 nicht mehr unterstützt.

Um einen Exchange-Kalender in Thunderbird Lightning (das Lightning Plugin zur Kalenderverwendung finden Sie im Plugin-Menü in Thunderbird) einzubinden, benötigen Sie das Add-On Exchange EWS Provider. Beachten Sie, dass dieses Add-On nicht offiziell von Microsoft oder der ZECM unterstützt wird. Bitte beachten Sie außerdem, dass die alte Version des Plugins nicht mehr funktioniert und Sie daher die aktuelle Beta-Version (erreichbar unter dem untenstehenden Link) verwenden müssen.

Schritt 1: Stellen Sie sicher, dass Thunderbird und Lightning auf dem neusten Stand sind. Klicken Sie dafür in der Navigationsleiste auf Hilfe >> Über Thunderbird und installieren Sie gegebenenfalls notwendige Updates.

Schritt 2: Laden Sie sich die neuste Version des Exchange EWS Providers herunter.

Schritt 3: Öffnen Sie in Thunderbird das Add-On-Menü über Extras >> Add-Ons. Klicken Sie hier auf das Zahnrad und und anschließend auf Add-On aus Datei installieren. Wählen Sie dafür die heruntergeladene Datei und starten Sie Thunderbird anschließend neu.

Schritt 4: Wechseln Sie zu Lightning und klicken Sie mit der rechten Taste in das Kalender-Auswahlfeld. Wählen Sie hier Neuer Kalender und stellen Sie diesen im neu geöffneten Fenster ein wie folgt:  

  • Wählen Sie im neu geöffneten Fenster Im Netzwerk, im nächsten Fenster dann Microsoft Exchange 2007/2010/2013.
  • Anschließend geben Sie dem Kalender einen Namen und ändern Sie nach Belieben Einstellungen.
  • Im nächsten Fenster geben Sie als Server-URL https://exchange.tu-berlin.de/ews/exchange.asmx, als Postfachname <TUB-Account>@win.tu-berlin.de und als Benutzername <TUB-Account>. Domäne und Freigabeordner-ID lassen Sie leer.
  • Prüfen Sie Server und Postfach und geben Sie dafür Ihr Passwort ein.
  • Stellen Sie anschließende den Kalenderordner als Hauptordner ein, Unterpfade können beliebig gewählt werden.
  • Bestätigen Sie die Einstellungen, um die Kalendererstellung abzuschließen.

Hinweis: Um den Kalender einer anderen Person einzubinden, geben Sie in das Feld Postfachname die Mail-Adresse der betreffenden Person bzw. Ressource ein.

Es besteht außerdem die Möglichkeit, das TbSync-Plugin in Thunderbird zu verwenden. Bitte beachten Sie aber, dass dieses eine Nacht zur Synchronisierung benötigt und die ZECM keinen Support für dieses anbietet.

Update: Wenn Sie den Fehler 401 bekommen dann installieren Sie bitte das neuste Beta Update. Eine Beschreibung und Lösung finden Sie hier.

Teammailboxen einrichten unter Thunderbird (Betriebssystemübergreifend)

  1. Öffnen Sie Thunderbird
  2. Oben im Menue auf "Extras" > "Konten-Einstellungen" klicken
  3. wählen Sie im neuen Fenster unten links "Konten-Aktionen">"E-Mail-Konto hinzufügen"

    1. Ihr Name: beliebige Bezeichung (z.B. Unsere SekretariatsTMB)
    2. E-Mail-Adresse: die lesbare E-Mail-Adresse Ihrer ETMB (Alias z.B. sekretariat@einrichtung.tu-berlin.de)
    3. Passwort: Ihr eigenes persönliches Passwort und auf "Weiter" klicken.

  4. Die automatische Einrichtung wird fehlschlagen, so dass weitere Angaben zu machen sind:

    1. Posteingangsserver: IMAP, mail.tu-berlin.de, 993, TLS/SSL, Passwort, normal
    2. Postausgangsserver:SMTP, mail.tu-berlin.de, 587, STARTTLS (nicht automatisch!), Passwort, normal
    3. Posteingangsserver:

      1. Benutzername: TUB-Account@tu-berlin.de\einrichtung-TB-thema (z.B. meinlogin@tu-berlin.de\einrichtung-TB-sekr2)

    4. Postausgangsserver:

      1. Benutzername: TUB-Account@tu-berlin.de (z.B. meinlogin@tu-berlin.de)

    5.  und "Fertig" klicken

Falls nach der Einrichtung nur der Posteingang- ohne Unterordner angezeigt wird, entfernen Sie bitte den Haken unter "Konto-Einstellungen" > "Server-Einstellungen" > "Erweitert" > "Nur abonnierte Ordner anzeigen

E-Mail-Clients (macOS)

Persönliche Mailbox einrichten unter Apple Mail

  1. Öffnen Sie Mail und wählen Sie "Exchange" aus
  2. Geben Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf "Anmelden"
  3. Wählen Sie "Manuell konfigurieren"
  4. Geben Sie zusätzlich Ihr Passwort ein und klicken Sie auf "Anmelden"
  5. Geben Sie ind der folgenden Maske zusätzlich Ihren Benutzernamen ein

    • TUB-Kontoname@tu-berlin.de

  6. Evtl. müssen Sie im nächsten Schritt die Mailserveradresse hinzufügen
  7. Interne URL: mail.tu-berlin.de
  8. Externe URL: mail.tu-berlin.de
  9. Klicken Sie auf "Fertig"

Ausführliche PDF-Anleitung

Persönliche Mailbox einrichten unter Outlook 2019

  1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie im Menü auf "Extras" > "Konten" > "E-Mail-Konto hinzufügen" bzw. in der unteren linken Ecke des Dialogfelds Konten auf  "+" > "Neues Konto"
  2. Geben Sie im neuen Fenster Ihre E-Mail-Adresse ein
  3. Wählen Sie folgende Einstellungen:

  • Methode: Benutzername und Kennwort
  • E-Mail-Adresse: Name@tu-berlin.de
  • Domäne/Benutzername: TUB-Kontoname
  • Kennwort: Ihr Kennwort

Klicken Sie anschließend auf "Konto hinzufügen"

Ausführliche PDF-Anleitung

Persönliche Mailbox einrichten unter Mozilla Thunderbird

Der Abruf der dienstlichen E-Mails über IMAP sollte vermieden werden.

  1. Öffnen Sie Thunderbird, klicken Sie auf "Extras" > "Konten-Einstellungen"

  2. Wählen Sie "Konten-Aktionen" > "E-Mail-Konto hinzufügen"

Geben Sie folgende Informationen ein:

  • Ihr Name: Ihren Namen
  • E-Mail-Adresse: Ihre E-Mail-Adresse
  • Passwort: Ihr Passwort

Klicken Sie anschließend auf "Manuell einrichten"Geben Sie folgende Informationen an:

Posteingangs-Server:

  • Protokoll: IMAP 
  • Server: mail.tu-berlin.de
  • Port: 993
  • SSL: SSL/TLS
  • Authentifizierung: Passwort, normal
  • Benutzername: TUB-Accountname@tu-berlin.de

Postausgangs-Server:

  • Protokoll:SMTP
  • Server: mail.tu-berlin.de
  • Port: 587
  • SSL: STARTTLS
  • Authentifizierung: Passwort, normal
  • Benutzername: TUB-Accountname@tu-berlin.de

Klicken Sie auf "Fertig" um die Postfacheinrichtung abzuschließen

Anzeigen der Unterordner:

"Konto-Einstellungen" > "Server-Einstellungen" > "Erweitert" und entfernen Sie den Haken bei "Nur abonnierte Ordner anzeigen"

 

Hinweis:

Legen Sie einen Ordner über den Webmail-Dienst (OWA) an, wird dieser nicht automatisch in Thunderbird angezeigt. Dieser muss gesondert abonniert werden.

 

Ausführliche PDF-Anleitung

Teammailboxen einrichten unter Mail.App (Mac OS)

  1. „Mail.app“ starten
  2. Oben im Menue auf "Mail" > „Einstellungen > „+“ > „Anderen Mail-Account hinzufügen“ klicken
  3. Im neuen Fenster folgendes eingeben und mit "Weiter" bestätigen:

    1. Name: beliebige Bezeichung (z.B. Unsere SekretariatsTMB)
    2. E-Mailadresse: die lesbare E-Mail-Adresse Ihrer ETMB (Alias z.B. sekretariat@einrichtung.tu-berlin.de)
    3. Passwort: Ihr eigenes persönliches Passwort (z.B. meinpasswort)

  4. Im neuen Fenster unter "IMAP":

    1. Mail-Server: mail.tu-berlin.de
    2. Benutzername: TUB-Account@tu-berlin.de\einrichtung-TB-thema (z.B. meinlogin@tu-berlin.de\einrichtung-TB-sekr2)
    3. Passwort: Ihr eigenes persönliches Passwort (z.B. meinpasswort)
    4. Posteingangsserver:

      1. Benutzername: TUB-Account@tu-berlin.de\einrichtung-TB-thema (z.B. meinlogin@tu-berlin.de\einrichtung-TB-sekr2)
      2. IMAP, mail.tu-berlin.de, 993, TLS/SSL, Passwort, normal

    5. Postausgangsserver:

      1. Benutzername: TUB-Account@tu-berlin.de (z.B. meinlogin@tu-berlin.de)
      2. SMTP, mail.tu-berlin.de, 587, STARTTLS (nicht automatisch!), Passwort, normal

Teammailboxen einrichten unter Thunderbird (Betriebssystemübergreifend)

  1. Öffnen Sie Thunderbird
  2. Oben im Menue auf "Extras" > "Konten-Einstellungen" klicken
  3. wählen Sie im neuen Fenster unten links "Konten-Aktionen">"E-Mail-Konto hinzufügen"

    1. Ihr Name: beliebige Bezeichung (z.B. Unsere SekretariatsTMB)
    2. E-Mail-Adresse: die lesbare E-Mail-Adresse Ihrer ETMB (Alias z.B. sekretariat@einrichtung.tu-berlin.de)
    3. Passwort: Ihr eigenes persönliches Passwort (z.B. meinpasswort) und auf "Weiter" klicken.

  4. Die automatische Einrichtung wird fehlschlagen, so dass weitere Angaben zu machen sind:

    1. Posteingangsserver: IMAP, mail.tu-berlin.de, 993, TLS/SSL, Passwort, normal
    2. Postausgangsserver:SMTP, mail.tu-berlin.de, 587, STARTTLS (nicht automatisch!), Passwort, normal
    3. Posteingangsserver:

      1. Benutzername: TUB-Account@tu-berlin.de\einrichtung-TB-thema (z.B. meinlogin@tu-berlin.de\einrichtung-TB-sekr2)

    4. Postausgangsserver:

      1. Benutzername: TUB-Account@tu-berlin.de (z.B. meinlogin@tu-berlin.de)

    5.  und "Fertig" klicken

Falls nach der Einrichtung nur der Posteingang- ohne Unterordner angezeigt wird, entfernen Sie bitte den Haken unter "Konto-Einstellungen" > "Server-Einstellungen" > "Erweitert" > "Nur abonnierte Ordner anzeigen

E-Mail Clients (Mobile Geräte)

Persönliche Mailbox einrichten unter iOS

Schritt 1:

Öffnen Sie Einstellungen > Mail > Accounts > Account hinzufügen > Microsoft Exchange

Schritt 2:

Geben Sie Ihre Exchange-Konto Daten ein:

E-Mail:  <TUB-Account>@tu-berlin.de
Beschreibung: Geben Sie hier eine Beschreibung Ihrer Wahl für dieses Konto ein

Bitte beachten Sie: @tu-berlin.de gilt für alle! unabhängig von der eigentlichen E-Mailadresse!

Schritt 3:

Tippen Sie auf "Manuell konfigurieren"

Schritt 4:

Passwort: <Kennwort>

Schritt 5:

Als nächstes vervollständigen sie bitte folgendermassen die Felder:

Server: mail.tu-berlin.de
Benutzername:
<TUB-Account>@tu-berlin.de
Passwort: <Kennwort>

Schritt 6:

Legen Sie im letzten Schritt fest, welche Postfachelemente synchronisiert werden sollen und tippen Sie auf „Sichern“, um die Einrichtung abzuschließen.

Persönliche Mailbox einrichten unter Android

Schritt 1: Nagivieren Sie zu den Einstellungen und wählen die Option "Konto hinzufügen" aus.

 

Schritt 2: Wählen Sie "Microsoft Exchange" als Kontotyp aus.

Schritt 3: Geben Sie Ihre E-Mailadresse und anschließend Ihr Passwort ein.

Schritt 4: Verwenden Sie folgende Einstellungen:

Domain-/Nutzername: TUB-Account@tu-berlin.de
Passwort: Passwort
Server: mail.tu-berlin.de
Setzen Sie die Häkchen bei "Sichere Verbindungen (SSL) verwenden" und "Alle SSL-Zertifikate akzeptieren".

Der Port muss nicht verändert werden. Klicken Sie auf "Weiter" und bestätigen die anschließende Anfrage der Remote-Sicherheitsverwaltung.

Schritt 5: Legen Sie die folgenden Optionen nach Belieben fest. Bestätigen Sie mit "Weiter". Sie haben anschließend noch die Möglichkeit das Konto zu benennen. Das Konto ist damit erfolgreich eingerichtet. Falls eine weitere Sicherheitsabfrage erscheint, bestätigen Sie diese.

Webinterface (OWA)

Wiederherstellung gelöschter Mails

Gelöschte Mails können mit Hilfe der Weboberfläche von Exchange wiederhergestellt werden. Öffnen Sie dazu auf die Webseite mail.tu-berlin.de/owa/ und führen folgende Schritte aus.

Schritt 1: Klicken Sie mit rechts auf "Gelöschte Elemente" auf der linken Seite und wählen Sie anschließend "Gelöschte Elemente wiederherstellen".

Schritt 2: Wählen Sie nun zuerst die wiederherzustellende E-Mail aus und klicken Sie anschließend auf das Symbol zur Wiederherstellung. 

Abschließend können Sie noch den Ordner wählen, in den die Mail wieder hergestellt werden soll.

Verfügbarkeitsanzeige im Kalender bearbeiten

Wenn Sie unseren Exchange-Dienst nutzen, besteht für bestimmte Personengruppen die Möglichkeit Ihre Verfügbarkeit einzusehen. Diese Funktionalität lässt sich wie folgt abschalten:

Schritt 1: Melden Sie sich im OWA an unter: mail.tu-berlin.de/owa/

Schritt 2: Gehen Sie oben in der blauen Leiste auf "Kalender".

Wählen Sie dann Ihren eigenen Kalender mit der rechten Maustatste an und wählen "Berechtigungen..."

Schritt 3: In dem anschließenden Dialog drücken Sie auf das kleine "x" zum löschen der Berechtigungen für die Gruppe "employees-MA".

Bitte beachten Sie, dass diese Änderung aus technischen Gründen erst nach ca. 15 Minuten in Kraft tritt.

Eigenen Kalender freigeben

Schritt 1: Melden Sie sich mit Ihrem TUB-Account auf mail.tu-berlin.de/owa/ an

Schritt 2: Wählen Sie den Kalender aus den Sie freigeben möchten und klicken Sie oben auf "Freigeben"

Schritt 3: Es öffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie im Feld "An:" den Namen des Nutzers der Zugriff auf Ihren Kalender geben möchten und wählen Sie eine der Optionen: 

  • Nur Verfügbarkeit: Es wird angezeigt, dass zu einer bestimmten Zeit ein Ereignis vorliegt, aber weitere Details sind nicht sichtbar. Private Ereignisse werden immer als gebucht angezeigt.
  • Eingeschränkte Details: Es werden nur der Betreff und der Ort angezeigt.
  • Alle Details: Der berechtigte Nutzer, kann alle Informationen zu Ereignissen in Ihrem Kalender anzeigen, wobei als privat markierte Ereignisse ausgenommen sind.
  • Bearbeiter: Nutzer die berechtigt sind den Kalender zu editieren/bearbeiten.
  • Stellvertretung: Eine Stellvertretung kann Ihren Kalender bearbeiten und außerdem in Ihrem Auftrag Besprechungsanfragen senden und beantworten.

(Beachten Sie dass diese Option nur Exchange-NutzerInnen der TU Berlin zur Verfügung steht).

Geben Sie einen Einladungstext ein und senden Sie die Einladung durch Anklicken von "Senden"

Schritt 4:Die empfangende Person bekommt anschließend eine E-Mail mit der Aufforderung die Einladung anzunehmen. Die Person muss dazu auf die Schaltfläche "Diesen Kalender hinzufügen" in der E-Mail klicken und kann dann auf den freigegebenen Kalender zugreifen.

Abwesenheitsmeldung einrichten

Schritt 1: Gehen Sie auf mail.tu-berlin.de/owa/ klicken Sie auf "Einstellungen" (Zahnrad) und dann auf „Optionen“.

Schritt 2: Wählen Sie "E-Mail" aus.

Schritt 3: Wählen Sie "Automatische Antworten" aus.

Schritt 4: Markieren Sie "Automatische Antworten senden". Setzen Sie den Haken bei "Antworten nur in diesem Zeitraum senden". Wählen Sie anschließend den Zeitraum aus, für den die

Schritt 5: In dem folgenden Textfeld tragen Sie die Nachricht ein, die verschickt wird, wenn jemand aus Ihrer Organisation (hier die TU-Berlin) über den Exchange Server an Sie eine E-Mail schickt.

Wenn Sie auch Absender außerhalb unserer Organisation eine automatische Antwort zukommen lassen möchten, dann aktivieren Sie den Punkt „Automatische Antwortnachrichten an Absender außerhalb der Organisation senden“ und tragen die Nachricht im unteren Textfeld ein.

Nachrichten weiterleiten

Schritt 2: Wählen Sie "E-Mail" aus.

Schritt 3: Wählen Sie "Posteingangs- und Aufräumregeln" aus, klicken Sie oben auf "+

Schritt 4: Hier können Sie die Posteingangsregel festlegen. Dazu wählen Sie im Drop-Down-Menü: "Wenn die Nachricht eintrifft und all diesen Bedingungen entspricht" den Punkt "[Auf alle Nachrichten anwenden]" aus.

Schritt 5: Sie können nun im Drop-Down-Menü "Alle folgenden Aktionen ausführen" den Punkt "Weiterleiten, umleiten oder senden" > "Nachricht umleiten an..." auswählen. Es erscheint ein neues Fenster in dem Sie die gewünschte E-Mail-Adresse eingeben können, an die die Nachrichten weitergeleitet werden sollen.

Filterregel einrichten

  1. Mit TUB-Account und Passwort unter mail.tu-berlin.de/owa/ einloggen
  2. Oben rechts mit Klick auf das Zahnrad die "Einstellungen" und im sich öffnenden Dropdown-Menü die "Optionen" öffnen
  3. links "E-Mail organisieren" auswählen
  4. Mit Klick auf das "+" das Dropdown-Menü zum Erstellen einer Mailregel öffnen und die gewünschte Option auswählen. Es kann entweder komplett manuell eine neue Mailregel erstellt werden ("Neue Regel für eingehende Nachrichten") oder eine zum Teil vorkonfigurierte Mailregel genutzt werden.
    Zur Auswahl stehen:
      - Nachrichten einer bestimmten Person in einen Ordner verschieben...
      - Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben...
      - An eine Gruppe gesendete Nachricht in einen Ordner verschieben...
      - Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff löschen...
  5. Nach Auswahl einer der Optionen öffnet sich die Maske "Neue Posteingangsregel". Im Feld "Name" wird der Name der Mailregel eingetragen, darunter kann die Bedingung ausgewählt werden, die auf eine eingehende Mail zutreffen muss, damit die Mailregel darauf angewendet wird.
      - Nach bestimmten Worten filtern: Geht es bei der gewählten Bedingung darum, bestimmte Worte auszuschließen (z.B."Werbung"), können diese in der sich bei Auswahl öffnenden Maske in das leere Feld eingegeben und mit "+" hinzugefügt werden. Wenn alle Worte, auf die gefiltert werden soll, eingetragen sind, die Maske mit "OK" wieder verlassen. Bitte beachten Sie hierbei, dass sogenannte "Regular Expressions" wie E-mail Adressen mit dem @-Zeichen in runden Klammern, also z.B. (it-support@tu-berlin.de), geschrieben werden müssen.
      - Nach Personen filtern: Wenn Mails von/an bestimmte Personen gefiltert werden sollen, die entsprechende Option auswählen und in der sich öffnenden Maske entweder manuell eine Mailadresse eingeben oder aus dem Adressbuch heraussuchen. Mit Klick auf "OK" werden die Eingaben übernommen und die Maske wieder verlassen.
  6. Unter "Gehen Sie wie folgt vor" kann die Aktion ausgewählt werden, die ausgeführt werden soll, wenn die Bedingung erfüllt ist. Zur Auswahl stehen:
      - Nachricht in Ordner verschieben...
      - Nachricht mit Kategorie markieren...
      - Nachricht umleiten an...
      - Nachricht löschen
  7. Durch Klicken auf "weitere Optionen" können noch viele weitere Aktionen und Ausnahmen ausgewählt und für die Posteingangsregel eingestellt werden.

    Zusätzlich können auch weitere Aktionen ausgewählt werden ("Aktion hinzufügen"), die mit einer Nachricht ausgeführt werden sollen, wenn die Bedingungen erfüllt sind. Im unteren Bereich der Maske findet sich die Option "Ausnahme hinzufügen", bei der Bedingungen angegeben werden können, unter denen die Mailregel nicht auf eine Nachricht angewandt werden soll, obwohl sie die Bedingungen zur Anwendung erfüllen. Mit Klick auf "Speichern" werden die Änderungen gespeichert und die Maske geschlossen.

Bitte beachten Sie: die Mailregeln werden in der Reihenfolge angewandt, in der sie unter den Posteingangsregeln aufgeführt sind.
Voreingestellt ist, dass nur die erste Regel ausgeführt wird, deren Bedingungen auf eine eingehende Nachricht zutreffen.
Möchte man, dass mehrere Regeln nacheinander ausgeführt werden, muss dies in den entsprechenden Mailregeln unter "weitere Optionen" eingestellt werden, indem das Häkchen bei "Keine weiteren Regeln anwenden" entfernt wird.

Abwesenheitsnotizen und Filterregeln für eine Teammailbox

  1. Mit TUB-Account und Passwort unter exchange.tu-berlin.de/owa einloggen
  2. Oben rechts auf den eigenen Namen klicken und anschliessend auf "weiteres Postfach öffnen..."
  3. Im neuen Suchfeld den Namen der Exchange-Taemmailbox eingeben (z.B. sekretariat@einrichtung.tu-berlin.de) und das gewünschte Postfach auswählen.
  4. Anschliessend können Sie für die Teammailbox Abwesenheitsnotizen und Filterregeln nach folgender Anleitung einrichten (ab Schritt 2): https://www.campusmanagement.tu-berlin.de/?id=163198

Teammailbox in OWA anzeigen

Einmaliges Öffnen

  1. Bitte melden Sie sich über die Webschnittstelle mail.tu-berlin.de/owa/ an.
  2. Oben rechts: Klicken Sie bitte auf Ihren Namen und den Pfeil nach unten.
  3. Dort können Sie ein weiteres Postfach (zB. einrichtung-TB-sekr2) auswählen, welches dann in einem neuen Fenster geöffnet wird.
  4. E-Mails die Sie aus dieser Ansicht versenden/beantworten, werden mit dem Alias der ETMB versendet (z.B. sekretariat@einrichtung.tu-berlin.de)

Permanentes Öffnen - die ETMB wird dauerhaft im OWA angezeigt

  1. In der linke Spalte: Klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf Ihren Namen und wählen: "Freigegebenen Ordner hinzufügen"
  2. im angezeigten Suchfeld den Namen der TMB suchen(zB. einrichtung-TB-sekr2) und auswählen. Die ETMB erscheint in der linken Spalte unterhalb von Ihrem eigenen Postfach und wird bei jeder Anmeldung in OWA angezeigt.
  3. E-Mails die Sie aus dieser Ansicht versenden/beantworten, werden mit Ihrem persönlichen Alias versendet! Falls Sie den Absender ändern möchten:

    1. E-Mail auswählen
    2. auf Antworten / allen Antworten gehen
    3. oberhalb der E-Mail erscheint ein Menue, Sie wählen bitte den letzten Menue-Punkt "..."
    4. und klicken "Absender anzeigen"
    5. Sie können im Feld "Von:" Ihre Namen markieren und dann per rechter Maustaste "entfernen"
    6. anschliessend geben Sie die E-Mail-Adresse der ETMB ein (z.B. ). Bei der nächsten Nutzung können Sie zur schnelleren Auswahl den Pfeil nach unten nutzen

Ausführliche Anleitungen im PDF-Format zum Download

Ausführliche PDF-Anleitungen für Standard-Mailclients

Die ZECM stellt ausführliche Anleitungen im PDF-Format zur Einrichtung von TU-Postfächern mit Windows Mail, Outlook, Thunderbird sowie Apple Mail für IOS und MacOS zur Verfügung. Wir bitten um Verständnis, dass der IT-Support keine Unterstützung für weitere Mailclients anbieten kann.

Zusatzinformationen / Extras

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Mo. - Fr. von 10 - 16 Uhr