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ZE CampusmanagementtubMeeting Webex-Cloud

"das Wort tubIT in roter Schrift auf weißem Grund"

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tubMeeting Webex Cloud

tubMeeting stellt eine Online-Web-Plattform bereit, mit der es möglich ist, für Gruppen einen virtuellen Besprechungsraum zu reservieren und sich mit Hilfe von Telefon- wie auch Videokonferenzen gemeinsam zu treffen. 

Unterstützt wird das Meeting durch die Möglichkeit eine Präsentation zu  zeigen, mit mehreren Personen Dateien innerhalb des Meetings zu teilen, an einem gemeinsamen virtuellen Whiteboard Ideen zu entwickeln und diese  gemeinsam zu diskutieren.

Die Plattform kann ebenfalls für kurzfristige  Hilfestellungen bei PC-Problemen genutzt werden. Einzelne Anwendungen, als auch der gesamte Desktop kann mit den  Anwesenden im Meeting geteilt werden. Es besteht auch die Möglichkeit, die Kontrolle über Tastatur und  Maus an einen der Teilnehmenden zu übergeben.

Neben der klassischen  Audio- und Videokonferenz wird auch ein Chat sowie Umfragen angeboten.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Dieser Dienst richtet sich an alle Mitglieder der Universität. Ihnen ist es möglich Meetings mit tubMeeting Webex Cloud anzusetzen und einzuberufen. Jedes Mitglied der Universität erhält zusätzlich einen persönlichen Raum, in dem jederzeit Besprechungen und Treffen mit oder ohne Video abgehalten werden können. Um tubMeeting Webex Cloud als Organisierende nutzen zu können, benötigen Sie einen gültigen TUB-Account.

Teilnehmen können an den angesetzten Meetings natürlich auch Nutzer*Innen außerhalb der TUB. Diese müssen durch Meetingorganisierenden eingeladen werden, können also an tubMeeting teilnehmen, aber nicht selber veranstalten.

Anmeldung bei tubMeeting Webex Cloud

Folgen Sie bitte diesem Link:

https://tu-berlin.webex.com

Nun können Sie entweder die Meeting-ID im grauen Feld unter Join a meeting eingeben, oder oben rechts auf den blauen Knopf Sign in klicken und sich mit Ihrer amtlichen TUB-E-Mail-Adresse und dem dazugehörigen Passwort anmelden.

Über Join a meeting. Geben Sie bitte im grauen Feld unterhalb Join a Meeting die Meeting-ID ein. Sie werden nun aufgefordert die WebEx-App runterzuladen und anschließend den Client zu installieren.

Nach der Installation startet das Meeting automatisch.

Über Sign in. Klinken sie oben rechts auf den blauen Knopf Sign in. Nun kommen Sie auf die Anmeldemaske, wo Sie sich bitte mit Ihrer TUB-E-Mail-Adresse und dem dazugehörigen Passwort anmelden.

Nachdem Sie auf den grünen Knopf Sign In gedrückt haben, gelangen Sie auf die tubmeeting-Plattform (Webex).

Wenn Sie einem Meeting beitreten, werden Sie aufgefordert die WebEx-App runterzuladen und anschließend den Client zu installieren. Nach der Installation startet das Meeting automatisch.

Über den Link mit der Meetingeinladung. Wenn Sie eine Einladung per E-Mail erhalten, ganz gleichgültig, ob es ein Link für einen angesetzten Termin ist oder für den persönlichen Raum der Meetingveranstaltenden (siehe unten), gelangen Sie auf die Anmeldeplattform mit den Informationen das Meeting betreffend (bspw. Thema des Meetings, Datum und Uhrzeit, Meeting-ID).

Nachdem Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse im entsprechenden Feld angegeben haben, wird der graue Knopf Join Meeting grün. Durch einen linken Mausklick gelangen Sie nun zum Meeting.

Plattform von tubmeeting Webex Cloud

Persönlicher Raum. Für schnelle Meetings im kleine Kreis, bspw. für Sprechstunden oder innerhalb des Kollegiums, lohnt sich die Nutzung der Option Persönlicher Raum.

Fahren sie bitte dafür mit dem Mauscursor auf das viereckige Symbol rechts von Persönlicher  Raum von ... kopieren, mit dem Sie durch einen linken Mausklick die URL Ihres persönlichen Raumes in die Zwischenablage kopieren können, um jene anschließend bspw. über E-Mail den anderen Meetingteilnehmenden zu übermitteln. 

Über dem grauen Knopf Meeting starten gelangen Sie in Ihren persönlichen Raum.

Termin ansetzten. Sie können auch Termine für einmalige Meetings, aber auch für regelmäßig stattfindende Meetings (bspw. tägliches Morgenmeeting, wöchentliche Lehrveranstaltung, monatliche Leiterrunde) ansetzten.

Geben Sie dazu in der Maske die entsprechenden Information, wie Thema des Meeting, Datum und Uhrzeit ein.

In der Zeile Teilnehmer geben Sie bitte die E-Mail-Adressen der Meetingteilnehmenden ein. Diese erhalten nun per E-Mail eine Meetingeinladung samt Link.

Regelmäßige Termine. Wie schon oben erwähnt, können Sie auch Termine für regelmäßige Meetings ansetzen.

Dazu setzen Sie bitte bei der Option Wiederholen ein Häkchen. Sie können nun die entsprechenden Daten eingeben.   

Dabei können Sie entscheiden, ob das Meeting im täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Rhythmus stattfinden soll (Wiederholung alle...).

Für wöchentliche Meetings wählen Sie bitte den Wochentag aus, für monatliche Meetings den Kalendertag.

Anschließend können Sie noch entscheiden, ob Sie ein Enddatum setzten wollen, entweder ein konkretes Datum oder nach einer bestimmten Anzahl von Sitzungen.

Meetingplattform

Über die Meetingplattform können Sie sowohl über Audio, Video, wie auch über Chat mit den Teilnehmenden kommunizieren.

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit mit den Teilnehmenden Inhalte zu teilen, Ihren Bildschirm freizugeben oder Dokumente zu weiterzuleiten.

Eine Beschreibung weiterer Optionen finden Sie unter folgendem Link:

https://www.youtube.com/watch?v=X8GCYYVJerk

Grenzen

Die aktuellen Lizenzen lassen gleichzeitige Meetings von bis zu 1000 aktiven Personen zu.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit Webex

Bei Webex-Meetings und Webex-Training oder Webex-Events werden die Audio/Video Daten grundsätzlich verschlüsselt. Bei der Standardverschlüsselung liegen die Schlüssel dazu in der Cloud bei Webex, bei Veranstaltungen mit erhöhten Schutzbedarf ist hier ggf. ein erhöhtes Schutzniveau gefordert.

Bei der sogenannten Ende2Ende Verschlüsselung liegt dagegen der Schlüssel im Webex-Client beim Host, welcher die Schlüssel an die Teilnehmenden über ein kryptographisches Verfahren (siehe End-to-End Encryption for Webex Meetings) abgesichert verteilt. Damit sind nur die Teilnehmenden eines Meetings im Besitz der Schlüssel für das Meeting. Damit ist ein Zugriff von außerhalb auf den Meeting-Inhalt im Prinzip ausgeschlossen und erfüllt damit die Erfordernisse von Meetings mit erhöhtem Schutzbedarf.

Meetings, in denen vertrauliche Daten ausgetauscht werden (z.B. Bewerbungsgespräche, Prüfungen, nicht-öffentliche Gremiensitzungen, vertraulicher Forschungsaustausch) dürfen nur unter Verwendung der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung durchgeführt werden. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an das Präsidium oder das Team Datenschutz.

Für (Lehr-)veranstaltungen, die im Prinzip universitätsöffentlich oder öffentlich sind, also wo die Zugangsdaten einem breiten Teilnehmendenkreis zugänglich sind, bietet die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung keine wirklich zusätzliche Sicherheit. Hier ist die Kenntnis der Zugangsdaten der schwächste Punkt in der Sicherheit dieser Meetings.

Welche Nachteile hat die Ende-zu-Ende Verschlüsselung?

Bei Verwendung der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist eine Entschlüsselung in der Cloud von Webex nicht möglich. Daher können folgende Dienste, die eine Entschlüsselung in der Cloud voraussetzen, prinzipbedingt nicht verwendet werden: Teilnahme über Telefon, SIP/h323 (betrifft die Hardware in den Hörsälen H 0104, H 0105, H0107, H0110, EW 201, C130).

Derzeit ist auch die Verwendung des Webclients nicht möglich; wir hoffen, dass sich dies ändert.

Folgende sonstige (auch für die Lehre wichtige) Funktionen an der TU Berlin sind im Moment bei Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nicht möglich:

·         Vor dem Gastgeber beitreten

·         In Lobby verschieben

·         Cisco Mobile WebexMeetings-Web-App

·         Linux-Clients

·         Netzwerkbasierte Aufzeichnung

·         Speichern von Sitzungsdaten, Abschriften, Meeting-Protokollen und so weiter

·         Teilen des Ferncomputers

Wie kann man die Ende-zu-Ende Verschlüsselung für ein einzelnes Meeting aktivieren?

Lupe

Sie müssen bei der Erstellung oder der Bearbeitung des Meetings den Meeting-Typ „Webex Meetings End2End_PRO_TUB“ auswählen

Der Meeting-Typ „Webex Meetings TUB-Meeting-Default“ bezeichnet den Meeting-Typ mit der Standardverschlüsselung, bei der der Schlüssel in der WebexCloud gespeichert ist.

Wie kann man die Ende-zu-Ende Verschlüsselung für alle zukünftigen Meetings aktivieren?

Lupe

Gehen Sie im Webex Webfrontend (tu-berlin.webex.com) auf Einstellungen -> Planung, dann finden Sie die Einstellung unter

Die TU Berlin hat im Moment die erweiterte Verschlüsselung vorgegeben. Die TU Berlin behält sich vor, wenn die Nachteile der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung weniger werden, diese als Voreinstellung zu wählen oder diese auch verpflichtend zu machen.

Wie kann man überprüfen, ob ein Meeting Ende-zu-Ende verschlüsselt?

Lupe

Im Meeting können Sie oben rechts auf das Schloss-Symbol klicken, dann sollten Sie Folgendes sehen:

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