Strukturverwaltung

Die Portalanwendung Strukturverwaltung dient der Pflege der Informationen Ihrer Organisationseinheit und zur Beantragung von Domainnamen wie Organisationsname (OrgName) und Internet-Namen.

Der OrgName muss bereits genehmigt sein, um weitere Domainnamen beantragen zu können.

Um eine Zugriffsberechtigung für diese Anwendung zu erhalten, benötigen Sie die Rolle Strukturverwalter. Initial haben diese Rolle Leiter von Referaten, Abteilungen, Zentraleinrichtungen, Fakultäten, Instituten und Fachgebieten erhalten. Rollenverwalter, die die Strukturverwaltung nicht im TUB-Portal zur Auswahl haben, können sich diese Rolle nach Rücksprache mit dem Leiter Ihrer Einrichtung selbst zuweisen.

Einrichtungen

Initial ist die Rolle "Strukturverwalter" den LeiterInnen einer Einrichtung zugeordnet. Sie kann von Ihnen über die "Rollenverwaltung" anderen BenutzerInnen zugewiesen werden.

Unter Eigenschaften der Organisationseinheit können Sie die Informationen Ihrer Organisationseinheit anpassen oder ändern. Die kursiv geschriebenen Felder sind nicht änderbar, da diese vom Kostenstellenverzeichnis übernommen werden.
!Achtung! Eine Anpassung der Adressdaten ist u.a. wichtig, um die Daten für Software- und Hardwarebestellungen abzugleichen.

Unter OrgNamen und Internet-Namen verwalten kann sowohl der OrgName als auch ein Langname und ein englischer Langname beantragt werden.

Den Status der Beantragung(en) können Sie hier ebenfalls prüfen.

Unter Internet-Namen können Internet-Namen beantragt werden.

Unter Zuordnung kann beschrieben werden, zu welchem Projekt oder zu welcher Organisationseinheit der Internet-Name gehört.
Das Datum gibt die Dauer der Gültigkeit des Internet-Namens an.

Beide Punkte können Sie über den Button Bearbeiten ändern.

Auch hier können Sie den Status der Beantragung(en) prüfen.

Beachten Sie bitte bei der Festlegung der Domainnamen folgende Regeln:

• 2-20 Zeichen nach RFC (a-z, 0-9 und -)
• keine Personennamen
• Nummerierungen über Zahlen, nicht über Buchstaben
• ggf. Bindestriche als Trennzeichen zwischen Wörtern (Leerzeichen sind aus technischen Gründen nicht zulässig)
• das erste Zeichen eines Domainnamens ist immer ein Buchstabe (a-z)
• empfohlen wird die konsequente Kleinschreibung des Domainnamens
• zwei verschiedene Domainnamen dürfen sich nicht nur durch Groß- und Kleinschreibung unterscheiden

Ein Service-Account ist ein nicht personenbezogener Account, welcher lediglich einen Besitzer hat. Der Account kann z.B. für die Anbindung von Geräten in das eduroam TU-Netzwerk, für das versenden von authentifizierten E-Mails für Drucker/Faxe/Scanner, ausführen von Skripten für Roboter / Server usw. verwendet werden. Wie Sie einen Serviceaccount erstellen können erfahren Sie in den folgenden Schritten. Sie müssen dafür die Rolle "Strukturverwalter" besitzen.

Unter "Service-Accounts verwalten" erhalten Sie eine Übersicht über alle Service-Accounts Ihrer Organisationseinheit. Sie können in dieser Übersicht den jeweiligen Besitzer und Passwort eines Kontos ändern. Als Besitzer kann jeder TUB-Account eingetragen werden.

Mit dem "+" Symbol können Sie einen neuen Service-Account erstellen. Wählen Sie anschließend einen passenden Namen, eine Beschreibung und ein Passwort.
Der Service-Account hat anschliessend den Namen: svc-<Name des Service Accounts> und besitzt die Emailadresse: <Name des Service Accounts>@mailbox.tu-berlin.de.
 
Zugriff
Mit einem Service-Account kann man auf fast alle IT-Dienste zugreifen. Eine Anmeldung im Portal, sowie die Nutzung vom typo3 ist damit jedoch nicht möglich.

Unter E-Mailadressen können Sie E-Mail-Aliase für Personen oder Organisationen (Institute/Einrichtungen/Dienste) der TU Berlin verwalten.

Bitte beachten Sie die Hinweise zu den Sperrfristen von Emailadressen [5].

Unter TU Mitglieder vergeben Sie einzelnen Mitgliedern weitere E-Mail-Aliase, die mit ihren bereits bestehenden TUB-Accounts verknüpft werden.

Anleitung zur Alias-Vergabe

Unter Mailinglisten vergeben Sie bereits bestehenden Mailinglisten weitere E-Mail-Aliase. 

Anleitung zur Alias-Vergabe für Mailinglisten

Anleitung zur Erstellung von Mailinglisten [8]

Unter Teamboxen vergeben Sie bereits bestehenden Teammailboxen weitere E-Mail-Aliase. 

Anleitung zur Alias-Vergabe für Teammailboxen

Anleitung zur Erstellung von Teammailboxen

Unter tubCloud Speicher verwalten könnn Sie als Leiter/in der Einrichtung den verfügbaren tubCloud-Speicher von Mitarbeiter/innen oder des Einrichtungsshares kostenplichtig erweitern. Der Preis beträgt 1€ pro GB/Jahr.

Quotaerweiterungen können in Blöcken zu je 50 Gigabyte gekauft werden und sind an die Einrichtung bzw. Mitarbeiter/innen gebunden.

Gekaufte Speichereinheiten laufen ein mind. Jahr und werden automatisch verlängert. Die Verlängerung kann jederzeit deaktiviert werden. Abgerechnet wird jeweils am 30.11. eines Jahres

Zum 31.12.2017 wird der alte Unix-Mailserver mail.tu-berlin.de abgeschaltet. Der neue E-Mailserver nimmt nur authentifizierte E-Mails an!

Leider ist es insb. bei einigen alten scan2email, Drucker, Switche oder Roboter technisch nicht möglich E-Mails authentifiziert zu verschicken. Diese Geräte werden nach Abschaltung des alten Servers nicht mehr versenden können!

Unter Mail-Proxies verwalten haben StrukturverwalterInnen die Möglichkeit die Geräte anzugeben, die  nach der Abschaltung vom alten Mailsystem, weiterhin E-Mails auch ohne authentifizierung, als sog. "Postcards" an TU-Adressen verschicken zu können.

Um diese Funktion zu nutzen, muss die IP Adresse des Gerätes im TU Portal unter "Strukturverwaltung" -> "Mail-Proxies verwalten" eingetragen werden. Es können nur IP Adressen des TU Netzes eingetragen werden. IP Adressen aus den WLAN Netzen können nicht verwendet werden.

 
 

Sofern ein Client berechtigt wurde, ist es diesem am nachfolgenden Tag möglich, folgenden E-Mailserver zu verwenden: 

Postausgangs-Server: SMTP
Server-Adresse: postcard.tu-berlin.de
Port: 25
Verschlüsselung: Keine
Authentifizierung: keine
Die Angabe eines Benutzernamens ist nicht notwendig.

Es dürfen maximal zwei E-Mails pro Minute eingeliefert werden. Diese E-Mails dürfen jeweils an maximal fünf EmpfängerInnen gerichtet sein. Die maximale E-Mail-Größe von 2MB darf nicht überschritten werden. Als Empfänger können nur TU-interne (Exchange) E-Mailadressen angegeben werden.

Bitte beachten Sie: E-Mails im „klartext“ zu versenden, entspricht einer Postkarte. Jeder im Netz, kann den Inhalt dieser E-Mails (theoretisch) mitlesen.

Beispiel: Eine Beispielkonfiguration für übliche KonicaMinolta-Mietgeräte.

Wenn Ihre Organisation über einen Orgnamen verfügt, so können Sie über diesen Menue-Punkt den Exchange Dienst [11] für Ihre Einrichtung aktivieren und verwalten.

Folgen Sie unserer Anleitung Beantragung von Exchange um Exchange für Ihre Einrichtung zu aktivieren.

Wenn Ihre Einrichtung unseren Exchange-Dienst nutzt, so ist es Ihnen über diesen Menue-Punkt möglich, Ressourcen wie z. B. Räume oder Geräte (Beamer, Notebooks u. ä.) zu verwalten. Es ist anschliessend möglich, zu Besprechungen nicht nur die MitarbeiterInnen einzuladen, sondern auch gleichzeitig die jeweilig nötigen Ressourcen zu reservieren, wie z.B. den Raum oder den Beamer.

Anleitung zur Verwaltung von Ressourcen im Exchange

Durch den Einsatz von Veritas Enterprise Vault können TU-Beschäftigte den Speicherplatz ihres E-Mail Posteinganges (Exchange) aktiv entlasten. Durch eine Reduzierung des genutzten Speicherplatzes können E-Mailanwendungen wie Outlook und Thunderbird stabiler und schneller arbeiten.

Die Software Veritas speichert E-Mail Anhänge, welche älter als 60 Tage und größer als 1MB sind auf einem TU-internen Archivserver. In der entsprechenden E-Mail wird dabei ein Link mit Direktzugriff auf den archivierten Anhang hinterlegt. Dies ermöglicht auch in Zukunft einen einfachen Zugriff auf die bereits archivierten Anhänge.

Weitere informationen zu diesem Dienst finden Sie unter [14]

Wenn Ihre Organisation über einen Orgnamen und aktivierten Exchange-Dienst verfügt, so können Sie über diesen Menue-Punkt Sharepoint für Ihre Einrichtung aktivieren und verwalten.

Folgen Sie unserer Anleitung Beantragung von Sharepoint [16] um Sharepoint für Ihre Einrichtung zu aktivieren.

InhaberInnen der SharePoint-Anwendungsrollen besitzen Rechte für die gesamte Team Site. Falls Sie vertrauliche Daten verarbeiten, die Sie z.B. nur bestimmten MitarbeiterInnen-Gruppen oder externen TeampartnerInnen zur Verfügung stellen möchten, empfehlen wir separate Listen für diese Daten zu erstellen und die Zugriffsrechte einzuschränken. Dies können Sie tun, indem Sie individuelle Gruppen anlegen, diese mit Mitgliedern ausstatten und Gruppen-Rechte für jede Liste setzen.

Anleitung zur Verwaltung von Sharepoint [18]