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TU Berlin

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Anleitung zur Vertretungseinrichtung in Outlook

Allgemein

Outlook erlaubt seit der Version Outlook 2010 den Zugriff einer Stellvertretung auf Postfach, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen. Indem Sie die Zugangsberechtigung an eine Stellvertretung übertragen, können von Ihnen gewählte Personen Objekte sehen, bearbeiten oder in Ihrem Namen senden, sowie Terminanfragen erstellen und beantworten.

Vertreter auswählen

Sie können verschiedenen Stellvertretern Zugang zu Ihrem Account gewähren und die Stufe der Zugangsberechtigung der einzelnen Stellvertreter manuell auswählen.


Um einen neuen Stellvertreter auszuwählen:

1. Klicken Sie auf Datei / Informationen / Kontoeinstellungen / Zugriffsrechte für Stellvertretung.

2. Klicken Sie auf Hinzufügen, das Benutzer hinzufügen Fenster wird geöffnet.

3. Wählen Sie den/die Namen des Stellvertreters/der Stellvertretenden und klicken Sie auf OK.

4. Klicken Sie auf OK.

Rechte vergeben

Sobald Sie eine Vertretung gewählt haben, müssen Sie die Stufe und Art des Zugriffs, die der Vertretung zur Verfügung stehen, auswählen.

Um Rechte zu vergeben:

1. Klicken Sie auf Datei / Informationen / Kontoeinstellungen / Zugriffsrechte für Stellvertretung.

Das Fenster für Stellvertretungen erscheint, lesen Sie die Informationen über Stellvertretung sorgfältig.

Beachten Sie: Unabhängig davon, welche Art der Zugriffsberechtigung Sie vergeben, wird automatisch die Möglichkeit erteilt, in Ihrem Namen zu schreiben.

2. Wählen Sie Hinzufügen... und wählen Sie die Vertretung. Das Fenster Berechtigungen der Stellvertretung erscheint.


3. Wählen Sie für jeden Punkt (Mailbox, Kalender, etc.) die Stufe der Zugriffsberechtigung, die Sie vergeben möchten:

Keine: Vertretung kann nicht auf diesen Teil Ihres Accounts zugreifen
Leser: Vertretung kann Objekte lesen/ansehen
Verfasser: Vertretung kann Objekte ansehen und hinzufügen
Bearbeiter: Vertretung kann Objekte ansehen, bearbeiten und hinzufügen

Wählen Sie Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden, wenn Sie eine Benachrichtigung senden möchten.

Anmerkung: Emails und andere Objekte, die von einer Stellvertretung gesendet wurden, werden als von der Stellvertretung in Ihrem Namen angezeigt.

Die Vertretungseinstellungen nutzen

Sobald Sie die Rechte für eine Vertretung gesetzt haben, kann diese Vertretung die Objekte, für die es  eine Berechtigung gibt, ansehen. Dazu klicken Sie auf Datei / Öffnen / Ordner eines anderen Benutzers.

Ein zusätzliches Postfach öffnen

Falls die Vertretung regulären Zugriff zu Ihrer Mailbox benötigt, kann derjenige Ihre Mailbox in Outlook hinzufügen. Eine Zugriffsberechtigung für eine Vertretung zu erstellen erteilt automatisch die Berechtigung, die Mailbox hinzuzufügen. Beachten Sie dazu bitte diese Anleitung.

 

 

 

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