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ReSync News

15.01.2021: Abgleich abgeschlossen

Der Abgleich der Organisationsstruktur konnte inzwischen abgeschlossen werden. Aktuell sind wir dabei, die restlichen Personendaten zu synchronisieren, so dass diese vollständig der neuen Organisationsstruktur zugeordnet werden können.

Da sich das alte und neue Modell nicht hundertprozentig aufeinander abbilden lassen und sich zudem in den letzten Monaten Änderungen ergeben haben, während im Bereich der Rollenverwaltung noch mit alten Organisationsdaten gearbeitet werden musste, ließen sich leider vereinzelte „Verluste“ während der Synchronisation nicht vermeiden. Diese lassen sich wie folgt aufteilen:

1. Fehlende Rollen/Berechtigungen

In Fällen, in denen die ursprünglichen Rollen nach der Synchronisation nicht mehr existierten, oder die Umstrukturierungen zu umfangreich waren, kann es zum Verlust der Rollen gekommen sein. In einigen Fällen betraf dies nur den Zeitraum der Synchronisation und konnte anschließend wiederhergestellt werden. Dies war aber nicht in allen Fällen möglich. Sollten Ihnen weiterhin Rollen fehlen, bitten wir Sie, Ihre/n zuständige/n Rollenverwalter*in zu kontaktieren und um die erneute Zuweisung der fehlenden Rollen zu bitten.

2. Fehlende Vertretungen

Diese hängen unmittelbar mit dem Verlust der Rollen zusammen. Während der Synchronisation mussten die Vertretungen zunächst entfernt werden und wurden anschließend wiederhergestellt. Dieser Prozess konnte gestern abgeschlossen werden. Insbesondere in den Fällen, in denen die originär in Vertretung gegebene Rolle nicht mehr existiert, konnten Vertretungen nicht wiederhergestellt werden. Dabei existieren zwar in fast allen Fällen die Vertretungen sowie die Zuweisungen noch, diese enthalten nur keine Berechtigungen mehr. Sollten Sie davon betroffen sein, wenden Sie sich bitte an die Person, von der Sie die Vertretung erhalten haben und bitten diese, Ihnen die Vertretung erneut zuzuweisen.

3. Unterschiede zwischen dem alten und dem neuen Portal

Sollten Ihnen im neuen Portal weniger Anwendungen zur Verfügung stehen, als dies im alten Portal der Fall ist, liegt dies vermutlich an der verzögerten Synchronisation zwischen dem alten Portal und dem SAP-Portal. Hierbei reicht es zumeist aus, bis zum nächsten Tag abzuwarten. Sollten die gewünschten Kacheln weiterhin nicht zu sehen sein, geben Sie uns bitte Bescheid.

4. Fehlende Einrichtungsressourcen

Sollten Sie in Ihrer Funktion als Einrichtungsleiter*in, Strukturverwalter*in oder IT-Verantwortliche*r in Anwendungen feststellen, dass Ihnen IT-Ressourcen fehlen, z.B. Org/Internetnamen, Teams, Subnetze, Geschäftsrollen etc., konnte Ihre Einrichtung nicht mit dem alten Zustand abgeglichen werden. In diesen Fällen bitten wir Sie uns zu kontaktieren. Bitte geben Sie dabei an, um welche Einrichtung es sich handelt (z.B. Kostenstelle) und welche Ressource fehlt (z.B. Orgname abc, Team xyz etc.).

5. Falsche Zuordnung Personal/Einrichtung

Sollten Sie der Meinung sein, dass Sie nach der Synchronisation einer falschen Einrichtung zugeordnet sind, wenden Sie sich bitte zunächst an Ihr Personalteam, um prüfen zu lassen, ob die uns nun vorliegende Zuordnung der im Organisationsmanagement entspricht. Sollten Sie im Organisationsmanagement einer anderen Einrichtung zugeordnet sein, geben Sie uns bitte Bescheid.

Weitere Informationen

11.01.2021: Zwischenstand Aktualisierung

Wie Sie unserer Mail vom 08.01.2021 zum Thema "Umstellungsarbeiten im Bereich der Organisationsstruktur der TUB" entnehmen konnten, musste für die Einführung von SAP die technische Organisationsstruktur innerhalb der TUB geändert werden. Aus diesem Grund war es anschließend auch notwendig, eine Synchronisation aller Daten zwischen den SAP-Systemen der Personalabteilung und unseren IT-Systemen vorzunehmen. Nur so konnten wir den Datenbestand vereinheitlichen, dessen Grundlage nun ausschließlich die Daten aus SAP sind.

Da leider unerwünschte Nebeneffekte aufgetreten sind, die verschiedene Ursachen wie z.B. Kostenstellenänderung, Verschiebung der Einrichtung, Verschiebung der Beschäftigten zu "Untereinrichtungen" innerhalb einer Einrichtung haben können, möchten wir Ihnen über diese Webseite  Hinweise sowie Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen geben bzw. Sie zum aktuellen Stand der Arbeiten und zu den jeweiligen Lösungsstrategien für die entsprechend zugehörigen Probleme informieren.

Sollten Sie zu Ihrem Anliegen keine passende Hilfestellung finden, so wenden Sie sich bitte direkt an uns.

08.01.2021: Rundmail - Umstellungsarbeiten der Organisationsstruktur

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir hoffen, Sie sind gesund ins neue Jahr gekommen.

Wir starten das Jahr mit einer etwas verspäteten Information an Sie und in diesem Zusammenhang auch mit einer Entschuldigung an die Kolleg*innen, deren Arbeitsalltag wir in dieser ersten Woche unerwartet beeinträchtigt haben.

Wie Sie vermutlich wissen, war es für die Einführung von SAP notwendig, die technische Organisationsstruktur innerhalb der TUB zu ändern. Solange die Änderungen zentral im SAP-OM (Organisationsmanagement) nicht finalisiert waren, haben die zentralen IT-Systeme sowohl mit den Bezeichnungen der alten "Kostenstellen" als auch mit denen der neuen "Organisationseinheiten" parallel arbeiten müssen.

Dieser Umstand hat immer wieder zu unangenehmen Nebeneffekten geführt:
- Neue Kolleg*innen, die ihren Dienst angetreten haben, wurden daher IT-technisch lange nicht in die entsprechenden Gruppen aufgenommen, nicht in den zugehörigen Einrichtungen und Listen geführt und konnten für unterschiedliche Anwendungen nicht berechtigt werden.
- In umgekehrter Form betraf dies ebenfalls die bereits ausgeschiedenen Kolleg*innen. Dieser Umstand sowie eine Reihe weiterer Probleme haben enorme Schwierigkeiten verursacht und in der Folge auch den Supportaufwand deutlich erhöht.

Aus diesem Grund war es notwendig, eine Synchronisation aller Daten zwischen den SAP-Systemen der Personalabteilung und unseren IT-Systemen vorzunehmen. Nur so konnten wir den Datenbestand vereinheitlichen, dessen Grundlage nun ausschließlich die Daten aus SAP sein werden.

Wir haben ZECM-intern eine Risikoabschätzung durchgeführt und entschieden, dass die Zeit zwischen den Feiertagen der günstigste Zeitraum wäre, um Sie in Ihrem Arbeitsalltag so gering wie möglich zu beeinträchtigen.

Die Änderungen in der Organisationsstruktur waren jedoch so gravierend, dass mehrfach Korrekturen und Neustarts des Prozesses notwendig waren, um den erfolgreichen Abgleich der Daten schlussendlich zu ermöglichen. Diese unerwarteten, aber kurzfristig notwendigen Eingriffe verhinderten leider - trotz aller unserer vorherigen Bestrebungen - eine "lautlose" und vor allem für Sie störungsfreie Umstellung, wofür wir uns in aller Form bei Ihnen entschuldigen möchten.

Die reguläre Synchronisation ist zum heutigen Tag beendet. Wir sind aktuell dabei, Aufräumarbeiten und kleinere Umstellungen vorzunehmen sowie die zwischenzeitlich deaktivierten Funktionalitäten sukzessive wieder in Betrieb zu nehmen.

Aufgrund der Stichproben, die wir während dieser Arbeiten durchgeführt haben, ist zu erahnen, dass für Nutzer*innen unterschiedlicher Einrichtungen durch die Verschiebung, Umstrukturierung, oder Umbenennung ihrer ehemaligen Kostenstelle folgende abschließende Maßnahmen notwendig werden könnten:
- Erneute Vergabe von Rollen und Berechtigungen durch die/den Rollenverantwortliche(n) der Einrichtung.
- Umstellung auf die neue Einrichtung durch das jeweilige Personalteam.

Sollten Sie anschließend dennoch Schwierigkeiten mit Ihren Berechtigungen oder bei der Nutzung einzelner IT-Systeme haben, so wenden Sie sich bitte gern über Ihren IT-Verantwortlichen an die Ihnen bekannte Kontaktadressen.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr ZECM-Team

--
Technische Universität Berlin
Zentraleinrichtung Campusmanagement (ZECM)

Einsteinufer 17, 10587 Berlin
Telefon: +49 (0)30 314-28000
Telefax: +49 (0)30 314-21060
it-support@tu-berlin.de

www.campusmanagement.tu-berlin.de

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Announcement Reorganisation of the organisational structure of the TUB Dear

Dear Ladies and Gentlemen,

we hope you have started the new year in good health.

We are starting the year with a delayed information to you and in this context also with an apology to all colleagues whose working day we have unexpectedly affected during this first week.

As you probably know, it was necessary to change the technical organizational structure within the TUB in order to implement SAP. As long as the changes had not been finalized centrally in SAP-OM (Organizational Management), the central IT systems had to work in parallel with the designations of the old "cost centers" and those of the new "organizational units". This circumstance has repeatedly led to unpleasant side effects:
- New colleagues who started their service were therefore not included in the corresponding groups for a long time in IT terms, were not listed in the associated facilities and lists, and could not be authorized for different applications.
- Conversely, this also affected colleagues who had already left the company. This circumstance, as well as a number of other problems, caused enormous difficulties and consequently also significantly increased the support effort.

For this reason, it was necessary to synchronize all data between the HR department's SAP systems and our IT systems. Only in this way were we able to standardize the data stock, the basis of which will now be exclusively the data from SAP.

We carried out a risk assessment internally at ZECM and decided that the period between the holidays would be the most favorable time to cause as little disruption to your daily work as possible.

However, the changes in the organizational structure were so severe that multiple corrections and restarts of the process were necessary to finally enable the successful reconciliation of the data. These unexpected interventions, which were necessary at short notice, unfortunately prevented - despite all our previous efforts - a "silent" and, above all, trouble-free changeover for you.

We would like to formally apologize to you for this. The regular synchronization is finished as of today. We are currently in the process of cleaning up and making minor changes, as well as gradually putting the functionalities that have been deactivated in the meantime back into operation. Based on the random checks that we have carried out during this work, it can be guessed that the following final measures may be necessary for users of different facilities due to the postponement, restructuring or renaming of their former cost center:
- Reassignment of roles and authorizations by the person responsible for the roles at the facility.
- Transition to the new facility by the respective staff team.

Should you subsequently still have difficulties with your authorizations or with the use of individual IT systems, please feel free to contact your IT manager via the contact addresses known to you. Yours sincerly,


Your team of Zentraleinrichtung Campusmanagement

--
Technische Universität Berlin
Zentraleinrichtung Campusmanagement (ZECM)

Einsteinufer 17, 10587 Berlin
Phone: +49 (0)30 314-28000
Fax: +49 (0)30 314-21060
it-support@tu-berlin.de

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