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MS SharePoint 2013
Mit der Aktualisierung von Microsoft SharePoint – „Team Sites“ an der TU Berlin, erweitert die ZECM die leistungsfähige browserbasierte Lösung für die Zusammenarbeit.
Eine „Team Site“ ist eine organisationsinterne Plattform zur kollaborativen Zusammenarbeit innerhalb eines Teams. Diese Plattform unterstützt aufgrund zahlreicher aufeinander aufbauender Features (Apps) die typischen Arbeitsabläufe einer Organisation wie z.B. das Verwalten von Terminen, Versenden von Benachrichtigungen, die Pflege der eigenen Wissensbasis und Verteilung von Aufgaben.
Besonders hervorzuheben ist die zentrale Datenhaltung und die mächtige Suchfunktion über alle Inhalte.
Die “Team Sites” Features
Generell stehen ihnen alle Features zur Verfügung, die im SharePoint 2013 Standard enthalten sind. Ab der Berechtigungsstufe „entwerfen“, haben sie jederzeit die Möglichkeit, weitere Apps ihrer Team Site hinzuzufügen.
Live-Demo
Eine öffentliche Live-Instanz einer Team Site, mit Subsites in denen Sie verschiedene SharePoint Funktionalitäten selbst testen können, finden Sie unter SharePoint Training Site.
Voraussetzungen
zur Beantragung: Um als StrukturverwalterIn SharePoint für Ihre Einrichtung aktivieren zu können, benötigt Ihre Einrichtung:
- einen genehmigten OrgNamen - mehr...
- für Ihre Einrichtung muss Exchange aktiviert worden sein - mehr...
- ein schriftlich ausgearbeitetes Berechtigungskonzept für die Behördliche Datenschutzbeauftragte der TU Berlin - mehr...
zur Konfiguration: Bitte beachten Sie vor der Beantragung von SharePoint, dass die ZECM nur die technische Infrastruktur zur Verfügung stellt und bei redaktionellen und Entwurfs-Tätigkeiten nur in einem sehr begrenztem Umfang Support leisten kann. Bei der Entscheidung für eine SharePoint-Seite sollten Sie unbedingt bedenken, dass Sie vor Ort eineN AdministratorIn mit genügend SP-Kenntnissen und Ressourcen mit der Aufgabe der Konfiguration und Pflege betrauen müssen.
zur Nutzung: Um SharePoint nutzen zu können, benötigt jede/r NutzerIn
- ein aktiviertes TUB-Account
- einen Webbrowser mit aktiviertem JavaScript (Empfohlen wird Internet Explorer 11)
- empfohlen wird ein aktiviertes Exchange-Konto
- empfohlen werden MS Windows mit Microsoft Office 2013 oder Neuer
Rollen
RollenverwalterInnen sind zur Beantragung von SharePoint berechtigt. Die RollenverwalterInnen vergeben nach der Aktivierung, über die Rollenverwaltung im TUB-Portal, die SharePoint-Anwendungsrollen an die jeweiligen NutzerInnen.
Folgende Anwendungsrollen stehen für SharePoint zur Verfügung:
- Leser - hat nur Leserechte; diese Rolle wird automatisch an alle MitarbeiterInnen der Einrichtung vergeben
- Autor - hat Lese- und Schreibrechte
- Verwalter - hat Lese- und Schreibrechte und darf administrative Änderungen vornehmen
Es besteht zudem die Möglichkeit, über die vorgegenen Rollen hinaus, eigene Rollen mit Rechten zu definieren und diese entsprechend zu vergeben.
Anleitungen
| Übersicht | Anleitung |
|---|---|
| Voraussetzung 1: OrgNamen vorhanden | Anleitung |
| Voraussetzung 2: Berechtigungskonzept eingereicht | Anleitung |
| Beantragung Sharepoint | Anleitung |
| Rollenvergabe über das TUB-Portal | Informationen |
| Rechtevergabe für SharePoint-Inhalte | Informationen |
| Handout für SharePoint-Interessierte | PDF |
| Microsoft Virtual Academy zum Thema Sharepoint 2013 | Link |
Empfehlungen
Sie können SharePoint mit jedem Betriebssystem und allen Browsern nutzen, wir empfehlen jedoch:
- MS Windows mit Microsoft Office 2013 oder Neuer
- Webbrowser mit aktiviertem JavaScript (Internet Explorer 11, Firefox ab Version 48)
Erweiterungen und ergänzende Dienste
SAN-Speicher: Der Speicherplatz einer SharePoint Team Site ist auf 20 GB begrenzt. Zusätzlich ist es für Einrichtungen der TU Berlin möglich, dieses Limit durch Zukauf von SAN-Speicher auf max. 100 GB zu erhöhen.
AFS-Dienst: Zur Dokumentenablage von großen Dateien bzw. großen Mengen an Dateien, z.B. Bildarchive, Videosammlungen, CD-Images, Backups usw., können Sie unseren AFS-Dienst nutzen.
Webseiten: Inhalte und Daten einer SharePoint Instanz stehen einem von Ihnen festgelegten Personenkreis zur Verfügung. Für Inhalte, die Sie gern öffentlich zur Verfügung stellen möchten, bieten wir Ihnen gleich zwei Möglichkeiten an: eine Internetpräsens als klassische Webseite oder alternativ eine TYPO3-Seite.
Support
Über die E-Mail-Adresse sharepoint@tu-berlin.de können Sie SharePoint-spezifische Anfragen an die ZECM richten, die von unserem Auftragsbearbeitungssystem aufgenommen und an die zuständigen MitarbeiterInnen weitergeleitet werden.
Bitte beachten Sie, dass die ZECM nur die technische Infrastruktur zur Verfügung stellt und bei redaktionellen und Entwurfs-Tätigkeiten nur in einem sehr begrenztem Umfang Support leisten kann. Bei der Entscheidung für eine SharePoint-Seite sollten Sie unbedingt bedenken, dass Sie vor Ort eineN AdministratorIn mit genügend SP-Kenntnisse und Ressourcen mit der Aufgabe der Konfiguration und Pflege betrauen müssen.